Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

Aller au contenu | Aller au menu | Aller à la recherche

Mot-clé - système d information

Fil des billets

jeudi, 16 juin 2016

Complémentarité entre DAF et DSI : un must pour une entreprise agile !

En tant que DAF indépendant, j'ai pu participer au débat organisé autour de Nicolas Pagniez sur DécideursTV. Nous avons échangé sur les enjeux de l'indispensable complémentarité entre la Direction Financière et la Direction des Services informatiques pour garantir la sécurité et la fluidité des données nécessaires pour exploiter et pour piloter l'entreprise.

Merci à Nadine Pichelot (ANAPLAN) et Pierre Landry (IT FOR BUSINESS) pour ces échanges de qualité.

Lire la suite...

samedi, 4 octobre 2014

Système d’information : réussir une migration logicielle

migration-informatique.jpg La mise en place ou la modification des outils informatiques est un passage délicat. Comment changer le système d’information sans altérer, même temporairement la qualité des flux d’information indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Une migration logicielle d'ampleur fait peur à l’entrepreneur le plus audacieux. En effet la liste des problèmes à prendre en compte est interminable pour déployer un système d'information :

  • Quels sont réellement nos besoins (Quel est le cahier des charges) ?
  • Quel éditeur de logiciel choisir ?
  • Qui va coordonner le projet (le dirigeant, le DAF, le responsable informatique ou un consultant externe spécialiste des procédures et systèmes d’information professionnels) ?
  • Comment garantir la disponibilité de l’historique des données de l’entreprise dans le nouveau système ?
  • L’intégrateur comprendra-t-il notre métier (développements spécifiques) ?
  • Comment faire accepter la nouveauté en interne (résistance au changement et formation)
  • Par quelles procédures assurer la continuité de l’entreprise pendant la période de migration
  • Faut-il faire cohabiter l’ancien et le nouveau SI, pendant une période de test ?

Préparer la migration logicielle : nommer un « Monsieur Migration »

Il va sans dire qu’il est indispensable que les dirigeants de l’entreprise sachent très précisément ce qu’ils veulent, lorsqu’ils donnent le « GO RUN » à un projet de migration logicielle. Sans liste précise et exhaustive des besoins, sans connaissance approfondie des circuits d’informations et de l'organisation administrative de l’entreprise, il n’y a aucune chance qu’une migration logicielle donne satisfaction.

Il convient de nommer un "chef de projet migration" qui ait une connaissance transversale de l’entreprise mais aussi l’autorité nécessaire pour investiguer sur ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, et encore la capacité de convaincre les équipes d’accepter les changements (c’est le portrait d’un[DAF freelance ;) . Choisir un consultant externe pour jouer ce rôle peut être un atout. Le spécialiste externe sera impartial, dépourvu d’habitudes anciennes, et il pourra faire un « rapport d’étonnement » à la direction, si des aberrations lui sautent aux yeux (il voit ce que les gens, à l'intérieur de l'entreprise, ne voient plus ou refusent de voir).

Le « chef de projet » pourra mener les interviews nécessaires pour réaliser le cahier des charges ainsi que le « cahier des risques » liés à la future migration. Une fois les besoins formalisés, il sera temps de sélectionner la solution logicielle (ERP ou autre) la plus adaptée au contexte ainsi que l’intégrateur, (la société d’informatique qui va mener le chantier).
Inutile de souligner que la validation de la commande auprès de l’intégrateur équivaut à un saut dans le grand bain : après, il faut nager !

Suivre les travaux de l’intégrateur

L’intégrateur est un prestataire informatique. Les intervenants ne sont ni des comptables, ni des spécialistes de l’ADV, ni des spécialistes de votre métier. Bref, ils ne seront pas les utilisateurs de la solution qu’ils mettent en place : ce sont des informaticiens soucieux d’assurer le bon fonctionnement technique de logiciels sur vos ordinateurs. Il est donc essentiel d’accompagner et de contrôler régulièrement l’avancement et la pertinence du déploiement des outils.
A ce stade, le chef de projet pourrait s’appuyer, dans les différents services, sur quelques employés ouverts au changement, qui vont mener des tests afin de vérifier si les outils qu’on leur propose répondent bel et bien au cahier des charges convenu. Rares sont les développements sans bugs ni erreurs. Il est préférable de les détecter tôt.

Accompagner le changement

Il faudra bien que tout le monde s’y mette. Autant dire qu’il va falloir convaincre et former. Si performante soit-elle, une informatique de gestion qui déroute ses nouveaux utilisateurs va être dénigrée (c’était mieux avant ;) ).
Le but du changement étant évidemment de répondre à des besoins de productivité, il est indispensable de rassurer les utilisateurs et faire taire les râleurs en mettant le paquet sur la formation. Lors de révolutions techniques, décidées « en haut lieu » ; le facteur humain est parfois (toujours ?) sous-estimé. A tort, car les gains de productivité escomptés ne se concrétisent que si les opérateurs jouent le jeu.

Mon expérience des migrations informatiques dans des PME

J’ai personnellement été partie prenante de déploiements d’ERP dans des PME à plusieurs reprises. C'est l'occasion d'utiliser des compétences transversales : je comprends à la fois les contraintes des informaticiens et les procédures de l'entreprise. A chaque fois, ce fut une aventure, mais, bien préparé et bien accompagné, on finit par en voir la fin, pour le plus grand profit de l’entreprise.

Voir aussi : Système d'information : pourquoi les DAF doivent s'y connaître ?