Tous les dirigeants de PME s’appuient sur des indicateurs-clés pour le pilotage de l’entreprise. Certes, le tableau de bord de gestion est plus ou moins formalisé et la mise à jour du reporting plus ou moins régulière, selon les entreprises, mais l’analyse objective de chiffres est plus indispensable que jamais, pour adapter, toujours, l’entreprise agile à son environnement.

La problématique, c'est la mise en oeuvre du reporting

Les décideurs en entreprise, savent quels sont les chiffres-clés, dont l’évolution doit être surveillée. La problématique réside dans la mise en œuvre du reporting. Comment obtenir régulièrement des synthèses claires, avec des données vérifiées et établies à méthode constante ?

Assez souvent, les ressources sont limitées : les entreprises ont juste le personnel administratif nécessaire pour assurer le suivi commercial et les enregistrements comptables indispensables, au fil de l’eau. Alors lorsqu’il s’agit d’ajouter les travaux de contrôle de gestion et de reporting, nécessaires pour professionnaliser la gestion stratégique, il arrive que les patrons soient déçus : les qualités nécessaires pour bien saisir des imputs dans le système d’information de l’entreprise ne sont pas les mêmes que l'efficacité professionnelle requise pour en extraire des données sélectionnées, les vérifier et en faire une synthèse pertinente, dans un timing rapide, c’est-à-dire chaque fois que l’information est utile pour la prise de décision par l'étude des tableaux de bord de gestion.

L’informatique et la formation du personnel à la rescousse

Le déploiement de l'informatique, n'est plus une question d'argent. L'ordinateur, omniprésent jusque dans les TPE, est d’un grand secours pour compiler rapidement des flux d’informations parfois massifs : des centaines de factures ou d’opérations bancaires à classifier, par exemple. Trop souvent, les bases de données sont sous-exploitées seulement parce que, dans l’entreprise, on a peur de s’y attaquer. Le dirigeant d’entreprise, comme son personnel administratif ont pourtant tout intérêt à perdre un peu de temps à se former à l’extraction de données du logiciel de comptabilité et de facturation ou de gestion des stocks. C’est un jeu d’enfant de réaliser des tableaux de bord sous Excel, quand on a "compris le truc". Le temps « perdu » en formation sera gagné au centuple lorsque les uns et les autres iront vite pour sortir des tableaux de bord de manière récurrente.

Reporting : un outil pour mettre tout le monde d'accord

Un système de reporting efficace, avec des données vérifiées et vérifiables est un véritable juge de paix : fini les conflits interservices comme quand la direction commerciale et le DAF contestaient des chiffres calculés de chaque côté avec des méthodes différentes. Faire accepter un reporting commun, c’est mettre tout le monde d’accord. En cela le reporting renforce l’autorité du chef d’entreprise, puisqu’il lui permet de justifier ses décisions de gestion de manière très objective.

Comme j’ai pu l’écrire déjà, dans Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?, le temps de la gestion « au doigt mouillé » est bien trop aléatoire, à la vitesse ou le monde économique change, pour permettre à l’entreprise de se maintenir dans la compétition. Par ailleurs, à l’intérieur même de la structure, la gestion des équipes selon le mode paternaliste ne passe plus. La motivation du personnel s'obtient par des démonstrations précises et chiffrées, et par des grilles de contrôle des performances objectives plutôt que par des professions de foi véhémentes.

Les procédures permettent de faire toujours la même chose !

Si peu séduisant que paraisse la question des procédures de gestion, elles sont pourtant un enjeu de stratégie majeur, pour toutes les entreprises.
Voici pourquoi :

1. Rendement : Suivre une procédure adaptée permet de gagner du temps, en ne faisant que ce qui est nécessaire
2. Travail collaboratif : Partager une méthode unique facilite l’entraide, la formation et la délégation
3. Crédibilité : Appliquer des procédures permet à l’entreprise de prouver qu’elle maîtrise les règles de son art et les règles de bonne gestion.
4. Décision : On se référera aux procédures pour savoir ce qu’il est raisonnable d’accepter et ce qui doit être sous-traité ou décliné, faute de savoir-faire.
5. Contrôle de gestion : la standardisation rend possible la comparaison.
6. Adaptation : Etablir des procédures, c’est démontrer que l’entreprise réfléchit à son environnement. C’est un double paradoxe : les procédures doivent évoluer régulièrement et « une procédure d’exception à la procédure » doit être prévue, pour une entreprise toujours agile.
   

Adopter des procédures n’est pas un concept dédié aux grandes entreprises. Indépendants, TPE et PME, comme les grands-comptes ont besoin d’une gestion efficace et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel, s’il y en a.

C'est connu : les procédures administratives sont faites pour être contournées. Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural est dotée d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans tous les cas, les entreprises qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.

La mise en place de procédures et les mises à jour régulières de celles-ci participent à une stratégie d'entreprise gagnante. S'agissant de la remise en cause d'une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l'audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.