Mot-clé - procédures administratives - Blog du formateur consultant en gestion

mardi, 17 novembre 2015

L'art des procédures en entreprise : guider sans étouffer la créativité.

Par Thierry Goemans le mardi, 17 novembre 2015, 05:00 - Gestion - entreprise agile

Si vous pensiez que les procédures n’étaient adaptées qu’aux grandes entreprises… cet article va sûrement vous faire changer d’idée. Les indépendants, TPE et PME, tout comme les grands comptes ont besoin d’une gestion efficace afin notamment de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel. C'est le concept de l'entreprise agile, sur son coeur de métier, mais aussi dans les fonctions supports.

Qu’est-ce qu’une procédure administrative ?

Une procédure administrative permet la mise en œuvre d’un processus reproductible. Elle répond aux questions :

qui fait quoi ?
où ?
quand ?
comment ?
au bénéfice de qui ? ...

Vous classez vos factures fournisseurs par échéance de paiement ? vous rangez vos relevés bancaires par date ? alors vous êtes comme M. Jourdain qui faisait de la prose sans le savoir… Vous avez bien mis en place des procédures administratives. Cette organisation contribue à ce que l’entreprise fonctionne de manière fluide.

Pourquoi mettre en place une procédure administrative ?

mardi, 15 septembre 2015

Au bureau : La routine a du bon... ou pas !

Par Thierry Goemans le mardi, 15 septembre 2015, 07:50 - Humeurs de Thierry

En matière de comptabilité et de travaux administratifs, la routine a du bon quand elle consiste à reproduire des actions efficaces. Elle devient nuisible lorsqu’on s’enferme dans des habitudes, sans remettre jamais nos gestes en question. Petites réflexions pour les managers et dirigeants d'entreprises.

Mon métier consistant à porter un regard extérieur sur l’organisation administrative et comptable de mes clients, j’ai vu, et je vois encore régulièrement des entreprises et des associations dans lesquelles l’organisation du travail au bureau me fait bouillir intérieurement. Il y a cette entreprise centenaire au sein de laquelle une aide-comptable continue de noircir, chaque jour, un cahier d’écolier pour détailler la recette du jour alors que l’informatique compile tout cela depuis des lustres. Renseignements pris, personne ne lui a jamais dit de ne plus le faire ! Et puis, il y a, tellement souvent, hélàs, cette grosse calculatrice de bureau, avec le rouleau de papier : je suis rentré dans la vie active en 1987, et je n’ai jamais eu un tel monstre sur mon bureau, alors c’est peu dire que lorsque je vois ce type d’engin en bonne place sur une table de travail, je sais qu’il va me falloir avancer avec beaucoup de douceur dans ma formation ou ma prestation de conseil.

Une bonne routine, c’est une procédure

En termes d'informatique, une routine, un algorythme, c'est, de facto une procédure. La routine a du bon … à condition d’en changer souvent. Je veux dire par là que toute gestion efficace repose sur des procédures. La comptabilité, par exemple, est normalisée et il est nécessaire de respecter l’ordre et la fréquence des opérations indispensables à sa bonne tenue.

mardi, 7 avril 2015

Pourquoi définir des procédures administratives ?

Par Thierry Goemans le mardi, 7 avril 2015, 08:35 - Gestion - entreprise agile

Les procédures permettent de faire toujours la même chose !

Si peu séduisant que paraisse la question des procédures de gestion, elles sont pourtant un enjeu de stratégie majeur, pour toutes les entreprises.
Voici pourquoi :

procedures-administratives

Rendement : Suivre une procédure adaptée permet de gagner du temps, en ne faisant que ce qui est nécessaire
Travail collaboratif : Partager une méthode unique facilite l’entraide, la formation et la délégation
Crédibilité : Appliquer des procédures permet à l’entreprise de prouver qu’elle maîtrise les règles de son art et les règles de bonne gestion.
Décision : On se référera aux procédures pour savoir ce qu’il est raisonnable d’accepter et ce qui doit être sous-traité ou décliné, faute de savoir-faire.
Contrôle de gestion : la standardisation rend possible la comparaison.
Adaptation : Etablir des procédures, c’est démontrer que l’entreprise réfléchit à son environnement. C’est un double paradoxe : les procédures doivent évoluer régulièrement et « une procédure d’exception à la procédure » doit être prévue, pour une entreprise toujours agile.

Adopter des procédures n’est pas un concept dédié aux grandes entreprises. Indépendants, TPE et PME, comme les grands-comptes ont besoin d’une gestion efficace et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel, s’il y en a.

C'est connu : les procédures administratives sont faites pour être contournées. Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural est dotée d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans tous les cas, les entreprises qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.

La mise en place de procédures et les mises à jour régulières de celles-ci participent à une stratégie d'entreprise gagnante. S'agissant de la remise en cause d'une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l'audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.