Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Mot-clé - organisation administrative

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mardi, 8 septembre 2015

Peut-on encore négliger la gestion de l’entreprise ?


Les lacunes de gestion comptent pour beaucoup dans les statistiques concernant les entreprises qui disparaissent. De fait, ne pas investir dans une gestion comptable et administrative efficace, revient à fragiliser votre entreprise. Une bonne raison pour susciter l’implication des dirigeants dans des procédures de gestion efficaces et la mise en place d’indicateurs de gestion régulièrement mis à jour.

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Hiérarchiser les priorités

Les dirigeants doivent se battre sur tous les fronts. C’est encore plus vrai en phase d’amorçage, lorsque les créateurs de projet se battent pour mettre un produit ou un service sur le marché et générer du cash le plus vite possible. Au début, les dirigeants veulent consacrer l’essentiel de leur temps au développement de l’entreprise, quitte à remettre à plus tard l’organisation administrative et comptable. Pourtant, ce qui est fait au bureau contribue à la crédibilité de l’ensemble. Devenir et rester une entreprise agile fait donc partie de la stratégie de l'entreprise.

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jeudi, 23 avril 2015

Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?

Certes, un dirigeant de PME, TPE ou de startup consacre, chaque semaine, plus d’une journée et demie à des tâches sans lien avec les ventes ou le développement de son entreprise. Cependant « diriger », c’est organiser, prévoir, déléguer, contrôler et réagir. Tous ceux qui « dirigent » doivent donc envisager leur entreprise dans sa globalité, fonctions support incluses.

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Etre gestionnaire, le pragmatisme avant tout

Après l’inadéquation entre offre et demande, les lacunes dans la gestion sont la deuxième cause de mortalité des entreprises de moins de cinq ans. Comme entrepreneur, quelle que soit la taille de votre business, quelle que soit votre activité, vous devez assumer des responsabilités qui sortent du champ de votre cœur de métier.

Interlocuteur bien renseigné, bouche-à-oreille assuré

Diriger une entreprise, c’est d’abord inspirer la confiance. Clients, associés, banquiers, salariés, investisseur, fournisseurs, fisc … tous souhaitent évoluer dans un environnement maîtrisé … par vous !

Pour être crédible, l’entrepreneur doit gérer ET afficher sa capacité à gérer. S’impliquer dans la tenue à jour de la comptabilité et le contrôle de gestion est un must pour le patron. Déléguer l’exécution est possible mais un dirigeant avisé sait se rendre disponible pour ces sujets.

Le temps des décisions prises « au doigt mouillé » est révolu

Les indicateurs-clé guident les choix de gestion stratégiques des entreprises. Le climat économique est instable. Progresser dans les turbulences impose aux dirigeants l’adaptation permanente de leur plan d'action.

Vecteurs d’informations objectives, la comptabilité, tenue à jour, et une bonne organisation administrative permettent un reporting fiable. Comment valider des synthèses qui seraient réalisées à partir de données de masse dont le traitement ne serait pas normalisé, en amont ?

Crédibilité et rentabilité

Une implication importante des dirigeants dans l’organisation administrative de l’entreprise va leur permettre de décider mieux et plus vite. Une gestion et une organisation fluides et limpides suscitent l’adhésion et renforcent l’autorité de l’entreprise, sur son marché. A ces avantages s’ajoutent l’opportunité, pour le décideur qui participe à la mise en place des procédures, de faire la chasse aux tâches inutiles ou automatisables… pour une plus grande rentabilité.

Alors, la gestion ? Du temps perdu ? Rien n’est moins sûr.
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mardi, 7 avril 2015

Pourquoi définir des procédures administratives ?

Les procédures permettent de faire toujours la même chose !

Si peu séduisant que paraisse la question des procédures de gestion, elles sont pourtant un enjeu de stratégie majeur, pour toutes les entreprises.
Voici pourquoi :

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  1. Rendement : Suivre une procédure adaptée permet de gagner du temps, en ne faisant que ce qui est nécessaire
  2. Travail collaboratif : Partager une méthode unique facilite l’entraide, la formation et la délégation
  3. Crédibilité : Appliquer des procédures permet à l’entreprise de prouver qu’elle maîtrise les règles de son art et les règles de bonne gestion.
  4. Décision : On se référera aux procédures pour savoir ce qu’il est raisonnable d’accepter et ce qui doit être sous-traité ou décliné, faute de savoir-faire.
  5. Contrôle de gestion : la standardisation rend possible la comparaison.
  6. Adaptation : Etablir des procédures, c’est démontrer que l’entreprise réfléchit à son environnement. C’est un double paradoxe : les procédures doivent évoluer régulièrement et « une procédure d’exception à la procédure » doit être prévue, pour une entreprise toujours agile.

Adopter des procédures n’est pas un concept dédié aux grandes entreprises. Indépendants, TPE et PME, comme les grands-comptes ont besoin d’une gestion efficace et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel, s’il y en a.

C'est connu : les procédures administratives sont faites pour être contournées. Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural est dotée d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans tous les cas, les entreprises qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.

La mise en place de procédures et les mises à jour régulières de celles-ci participent à une stratégie d'entreprise gagnante. S'agissant de la remise en cause d'une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l'audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.

samedi, 4 octobre 2014

Système d’information : réussir une migration logicielle

migration-informatique.jpg La mise en place ou la modification des outils informatiques est un passage délicat. Comment changer le système d’information sans altérer, même temporairement la qualité des flux d’information indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Une migration logicielle d'ampleur fait peur à l’entrepreneur le plus audacieux. En effet la liste des problèmes à prendre en compte est interminable pour déployer un système d'information :

  • Quels sont réellement nos besoins (Quel est le cahier des charges) ?
  • Quel éditeur de logiciel choisir ?
  • Qui va coordonner le projet (le dirigeant, le DAF, le responsable informatique ou un consultant externe spécialiste des procédures et systèmes d’information professionnels) ?
  • Comment garantir la disponibilité de l’historique des données de l’entreprise dans le nouveau système ?
  • L’intégrateur comprendra-t-il notre métier (développements spécifiques) ?
  • Comment faire accepter la nouveauté en interne (résistance au changement et formation)
  • Par quelles procédures assurer la continuité de l’entreprise pendant la période de migration
  • Faut-il faire cohabiter l’ancien et le nouveau SI, pendant une période de test ?

Préparer la migration logicielle : nommer un « Monsieur Migration »

Il va sans dire qu’il est indispensable que les dirigeants de l’entreprise sachent très précisément ce qu’ils veulent, lorsqu’ils donnent le « GO RUN » à un projet de migration logicielle. Sans liste précise et exhaustive des besoins, sans connaissance approfondie des circuits d’informations et de l'organisation administrative de l’entreprise, il n’y a aucune chance qu’une migration logicielle donne satisfaction.

Il convient de nommer un "chef de projet migration" qui ait une connaissance transversale de l’entreprise mais aussi l’autorité nécessaire pour investiguer sur ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, et encore la capacité de convaincre les équipes d’accepter les changements (c’est le portrait d’un[DAF freelance ;) . Choisir un consultant externe pour jouer ce rôle peut être un atout. Le spécialiste externe sera impartial, dépourvu d’habitudes anciennes, et il pourra faire un « rapport d’étonnement » à la direction, si des aberrations lui sautent aux yeux (il voit ce que les gens, à l'intérieur de l'entreprise, ne voient plus ou refusent de voir).

Le « chef de projet » pourra mener les interviews nécessaires pour réaliser le cahier des charges ainsi que le « cahier des risques » liés à la future migration. Une fois les besoins formalisés, il sera temps de sélectionner la solution logicielle (ERP ou autre) la plus adaptée au contexte ainsi que l’intégrateur, (la société d’informatique qui va mener le chantier).
Inutile de souligner que la validation de la commande auprès de l’intégrateur équivaut à un saut dans le grand bain : après, il faut nager !

Suivre les travaux de l’intégrateur

L’intégrateur est un prestataire informatique. Les intervenants ne sont ni des comptables, ni des spécialistes de l’ADV, ni des spécialistes de votre métier. Bref, ils ne seront pas les utilisateurs de la solution qu’ils mettent en place : ce sont des informaticiens soucieux d’assurer le bon fonctionnement technique de logiciels sur vos ordinateurs. Il est donc essentiel d’accompagner et de contrôler régulièrement l’avancement et la pertinence du déploiement des outils.
A ce stade, le chef de projet pourrait s’appuyer, dans les différents services, sur quelques employés ouverts au changement, qui vont mener des tests afin de vérifier si les outils qu’on leur propose répondent bel et bien au cahier des charges convenu. Rares sont les développements sans bugs ni erreurs. Il est préférable de les détecter tôt.

Accompagner le changement

Il faudra bien que tout le monde s’y mette. Autant dire qu’il va falloir convaincre et former. Si performante soit-elle, une informatique de gestion qui déroute ses nouveaux utilisateurs va être dénigrée (c’était mieux avant ;) ).
Le but du changement étant évidemment de répondre à des besoins de productivité, il est indispensable de rassurer les utilisateurs et faire taire les râleurs en mettant le paquet sur la formation. Lors de révolutions techniques, décidées « en haut lieu » ; le facteur humain est parfois (toujours ?) sous-estimé. A tort, car les gains de productivité escomptés ne se concrétisent que si les opérateurs jouent le jeu.

Mon expérience des migrations informatiques dans des PME

J’ai personnellement été partie prenante de déploiements d’ERP dans des PME à plusieurs reprises. C'est l'occasion d'utiliser des compétences transversales : je comprends à la fois les contraintes des informaticiens et les procédures de l'entreprise. A chaque fois, ce fut une aventure, mais, bien préparé et bien accompagné, on finit par en voir la fin, pour le plus grand profit de l’entreprise.

Voir aussi : Système d'information : pourquoi les DAF doivent s'y connaître ?

mardi, 23 septembre 2014

Mentions obligatoires sur les factures : encore du nouveau en 2014

Les factures émises par les professionnels  doivent porter des mentions légales. Le nom et l’adresse du siège social, la TVA et les conditions de paiement ne suffisent pas à rendre une facture probante et inattaquable. En 2013, puis en 2014 de nouvelles mentions légales concernant l’assurance professionnelle des petites entreprises et les frais de recouvrement en cas de paiement tardif sont devenues obligatoires.


La facture est la preuve juridique et comptable d’une opération commerciale. Pour que la facturation émise par votre entreprise soit réellement probante, il faut que toutes les mentions légales y figurent. Facturer en bonne et due forme est un acte de prévention du "risque clients" : ce serait dommage de voir une créance perdue, pour un simple problème d'administration des ventes. 
Ensuite, dans un monde ou le formalisme fait loi, il n'est pas nécessaire qu'une entreprise ait  délivré de fausses factures pour que son dirigeant soit convaincu d'une faute de gestion. Autant adopter une organisation administrative adaptée. Ce n'est pas si compliqué à mettre en place, avec au besoin, quelques conseils. On veut vous aider!

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