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Système d’information : réussir une migration logicielle

La mise en place ou la modification des outils informatiques est un passage délicat. Comment changer le système d’information sans altérer, même temporairement la qualité des flux d’information indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Une migration logicielle d'ampleur fait peur à l’entrepreneur le plus audacieux. En effet la liste des problèmes à prendre en compte est interminable pour déployer un système d'information :

Quels sont réellement nos besoins (Quel est le cahier des charges) ?
Quel éditeur de logiciel choisir ?
Qui va coordonner le projet (le dirigeant, le DAF, le responsable informatique ou un consultant externe spécialiste des procédures et systèmes d’information professionnels) ?
Comment garantir la disponibilité de l’historique des données de l’entreprise dans le nouveau système ?
L’intégrateur comprendra-t-il notre métier (développements spécifiques) ?
Comment faire accepter la nouveauté en interne (résistance au changement et formation)
Par quelles procédures assurer la continuité de l’entreprise pendant la période de migration
Faut-il faire cohabiter l’ancien et le nouveau SI, pendant une période de test ?

Préparer la migration logicielle : nommer un « Monsieur Migration »

Il va sans dire qu’il est indispensable que les dirigeants de l’entreprise sachent très précisément ce qu’ils veulent, lorsqu’ils donnent le « GO RUN » à un projet de migration logicielle. Sans liste précise et exhaustive des besoins, sans connaissance approfondie des circuits d’informations et de l'organisation administrative de l’entreprise, il n’y a aucune chance qu’une migration logicielle donne satisfaction.

Il convient de nommer un "chef de projet migration" qui ait une connaissance transversale de l’entreprise mais aussi l’autorité nécessaire pour investiguer sur ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, et encore la capacité de convaincre les équipes d’accepter les changements (c’est le portrait d’un[DAF freelance ;) . Choisir un consultant externe pour jouer ce rôle peut être un atout. Le spécialiste externe sera impartial, dépourvu d’habitudes anciennes, et il pourra faire un « rapport d’étonnement » à la direction, si des aberrations lui sautent aux yeux (il voit ce que les gens, à l'intérieur de l'entreprise, ne voient plus ou refusent de voir).

Le « chef de projet » pourra mener les interviews nécessaires pour réaliser le cahier des charges ainsi que le « cahier des risques » liés à la future migration. Une fois les besoins formalisés, il sera temps de sélectionner la solution logicielle (ERP ou autre) la plus adaptée au contexte ainsi que l’intégrateur, (la société d’informatique qui va mener le chantier).
Inutile de souligner que la validation de la commande auprès de l’intégrateur équivaut à un saut dans le grand bain : après, il faut nager !

Suivre les travaux de l’intégrateur

L’intégrateur est un prestataire informatique. Les intervenants ne sont ni des comptables, ni des spécialistes de l’ADV, ni des spécialistes de votre métier. Bref, ils ne seront pas les utilisateurs de la solution qu’ils mettent en place : ce sont des informaticiens soucieux d’assurer le bon fonctionnement technique de logiciels sur vos ordinateurs. Il est donc essentiel d’accompagner et de contrôler régulièrement l’avancement et la pertinence du déploiement des outils.
A ce stade, le chef de projet pourrait s’appuyer, dans les différents services, sur quelques employés ouverts au changement, qui vont mener des tests afin de vérifier si les outils qu’on leur propose répondent bel et bien au cahier des charges convenu. Rares sont les développements sans bugs ni erreurs. Il est préférable de les détecter tôt.

Accompagner le changement

Il faudra bien que tout le monde s’y mette. Autant dire qu’il va falloir convaincre et former. Si performante soit-elle, une informatique de gestion qui déroute ses nouveaux utilisateurs va être dénigrée (c’était mieux avant ;) ).
Le but du changement étant évidemment de répondre à des besoins de productivité, il est indispensable de rassurer les utilisateurs et faire taire les râleurs en mettant le paquet sur la formation. Lors de révolutions techniques, décidées « en haut lieu » ; le facteur humain est parfois (toujours ?) sous-estimé. A tort, car les gains de productivité escomptés ne se concrétisent que si les opérateurs jouent le jeu.

Mon expérience des migrations informatiques dans des PME

J’ai personnellement été partie prenante de déploiements d’ERP dans des PME à plusieurs reprises. C'est l'occasion d'utiliser des compétences transversales : je comprends à la fois les contraintes des informaticiens et les procédures de l'entreprise. A chaque fois, ce fut une aventure, mais, bien préparé et bien accompagné, on finit par en voir la fin, pour le plus grand profit de l’entreprise.

Voir aussi : Système d'information : pourquoi les DAF doivent s'y connaître ?

Système d'information : 5 raisons pour lesquelles les DAF doivent s’y connaître.

DAF expert en systèmes d'information L’informatique est dans tout! Les Directeurs Administratifs et Financiers, qui gèrent l’entreprise dans son ensemble, doivent exploiter des informations issues de partout, et aussi en diffuser à tous les échelons de l’organisation. Voici les raisons pour lesquelles un DAF doit s’impliquer dans le fonctionnement du système d’information.

En une phrase, l’informatique de gestion est l’affaire du DAF pour deux raisons qui finalement n’en font qu’une :

d’abord parce que tout le monde compte sur la direction administrative & financière, fonction support universelle, pour que l’exploitation fonctionne de manière fluide
ensuite parce que, en derniers recours, c’est auprès de la direction administrative et financière qu’on vient mendier de l’aide en cas de dysfonctionnement.

Pour rentrer dans les détails, voici 5 considérations pragmatiques qui justifient que la fonction administration & finances s’intéresse de près au système d’information :

L'erreur est humaine, mais un véritable désastre nécessite l'usage d'un ordinateur. (Bill Gates)

1/ La communication : toute synthèse procède du système d’information

La DAF doit communiquer des informations précises : reporting à la direction générale, information aux tiers, renseignements utiles au bon fonctionnement des services opérationnels. Comme, de surcroît, l’information doit être diffusée rapidement, une bonne connaissance du fonctionnement des flux d’informations et des bases de données disponibles aide les financiers à répondre efficacement aux demandes les plus diverses.

2/ La dématérialisation des preuves

La direction administrative et financière est responsable de l'organisation administrative et du respect du formalisme, indispensable pour que l’entreprise puisse se défendre, si elle est mise en cause en matière comptable, juridique, fiscale et sociale.

Un premier devoir : s’assurer que les informations saisies dans l’ensemble des bases de données de l’entreprise sont bien l’image fidèle et exhaustive de l’activité.

Deuxièmement, alors que la dématérialisation des documents se généralise, le DAF doit s’assurer de la conservation et de la disponibilité des pièces justificatives les plus diverses, de la simple facture (comptabilité), au bon de commande (administration des ventes), en passant par le bon de livraison émargé (logistique), si important pour contrer les assauts d’un client de mauvaise foi. Autre exemple simple : la traçabilité des temps de travail, à assurer pour établir les paies et anticiper tout litige possible en matière de droit du travail.

Il ne s’agit pas seulement de garder des fichiers sur un serveur. L’archivage n’a de sens que si un système permet de retrouver efficacement tous les éléments stockés. Si la sauvegarde des données est une préoccupation technique, la restauration de celles-ci est une affaire stratégique. Dans un monde qui se judiciarise, le mal peut se cacher partout. La préservation des preuves mérite l’implication de la direction de l’entreprise.

3/ Le rendement

Un système d’information rentable est fluide et intégré. C’est un ensemble de fonctionnalités qui permet à tous les utilisateurs de faire leur travail en collaborant vite et bien. Un système bien pensé structure les informations de telle sorte que chaque personne dispose en temps voulu, de toutes les informations nécessaires pour y apporter sa contribution propre.
Ce qui grippe un système d’information c’est d’abord une interface peu ergonomique (les utilisateurs s’en détournent) et ensuite des bases de données fausses ou non tenues à jour.

4/ La prospective

Les techniques et les lois évoluent. L’entreprise aussi.
Pour toutes les bonnes raisons évoquées ci-avant, parce qu’il a une approche holistique de l’organisation qu’il administre, parce qu’il est au courant des grandes orientations stratégiques de la direction, parce qu’il est l’homme des prévisions, parce qu’il jouit d’une autorité certaine, le DAF est l’interlocuteur privilégié (et parfois le contrôleur) des directions informatiques ou des prestataires techniques extérieurs qui assurent la maintenance et les développements spécifiques nécessaires pour disposer d’un système d’information toujours adapté.
En cas de migration logicielle, le DAF sera d’abord acteur et coordinateur du cahier des charges, en « sage » qui pense et pourvoit à tout. Ensuite, pendant la conception, le déploiement et les tests, il servira "d'interprète" entre la DSI et/ou les prestataires et les utilisateurs.

5/ L’employabilité

Il reste une dernière bonne raison, pour laquelle tout Homme de chiffre désireux de prendre ses responsabilités ne doit pas négliger sa capacité à gérer un système d’information : c’est l’histoire du mouton à cinq pattes. Dans les grandes entreprises, la crise a conduit à resserrer les organigrammes : en l’absence de DSI, la présence d’un DAF à double compétences sera considérée comme providentielle. Les ETI et les PME ne sont pas en reste sur la recherche du directeur administratif et financier curieux et entreprenant, qui saura participer au pilotage de l'entreprise.

Voir aussi Système d'information : Réussir une migration logicielle.