L’informatique est dans tout! Les Directeurs Administratifs et Financiers, qui gèrent l’entreprise dans son ensemble, doivent exploiter des informations issues de partout, et aussi en diffuser à tous les échelons de l’organisation. Voici les raisons pour lesquelles un DAF doit s’impliquer dans le fonctionnement du système d’information.
En une phrase, l’informatique de gestion est l’affaire du DAF pour deux raisons qui finalement n’en font qu’une :
- d’abord parce que tout le monde compte sur la direction administrative & financière, fonction support universelle, pour que l’exploitation fonctionne de manière fluide
- ensuite parce que, en derniers recours, c’est auprès de la direction administrative et financière qu’on vient mendier de l’aide en cas de dysfonctionnement.
Pour rentrer dans les détails, voici 5 considérations pragmatiques qui justifient que la fonction administration & finances s’intéresse de près au système d’information :
L'erreur est humaine, mais un véritable désastre nécessite l'usage d'un ordinateur. (Bill Gates)
1/ La communication : toute synthèse procède du système d’information
La DAF doit communiquer des informations précises : reporting à la direction générale, information aux tiers, renseignements utiles au bon fonctionnement des services opérationnels.
Comme, de surcroît, l’information doit être diffusée rapidement, une bonne connaissance du fonctionnement des flux d’informations et des bases de données disponibles aide les financiers à répondre efficacement aux demandes les plus diverses.
2/ La dématérialisation des preuves
La direction administrative et financière est responsable de l'organisation administrative et du respect du formalisme, indispensable pour que l’entreprise puisse se défendre, si elle est mise en cause en matière comptable, juridique, fiscale et sociale.
Un premier devoir : s’assurer que les informations saisies dans l’ensemble des bases de données de l’entreprise sont bien l’image fidèle et exhaustive de l’activité.
Deuxièmement, alors que la dématérialisation des documents se généralise, le DAF doit s’assurer de la conservation et de la disponibilité des pièces justificatives les plus diverses, de la simple facture (comptabilité), au bon de commande (administration des ventes), en passant par le bon de livraison émargé (logistique), si important pour contrer les assauts d’un client de mauvaise foi.
Autre exemple simple : la traçabilité des temps de travail, à assurer pour établir les paies et anticiper tout litige possible en matière de droit du travail.
Il ne s’agit pas seulement de garder des fichiers sur un serveur. L’archivage n’a de sens que si un système permet de retrouver efficacement tous les éléments stockés.
Si la sauvegarde des données est une préoccupation technique, la restauration de celles-ci est une affaire stratégique. Dans un monde qui se judiciarise, le mal peut se cacher partout. La préservation des preuves mérite l’implication de la direction de l’entreprise.
3/ Le rendement
Un système d’information rentable est fluide et intégré. C’est un ensemble de fonctionnalités qui permet à tous les utilisateurs de faire leur travail en collaborant vite et bien. Un système bien pensé structure les informations de telle sorte que chaque personne dispose en temps voulu, de toutes les informations nécessaires pour y apporter sa contribution propre.
Ce qui grippe un système d’information c’est d’abord une interface peu ergonomique (les utilisateurs s’en détournent) et ensuite des bases de données fausses ou non tenues à jour.
4/ La prospective
Les techniques et les lois évoluent. L’entreprise aussi.
Pour toutes les bonnes raisons évoquées ci-avant, parce qu’il a une approche holistique de l’organisation qu’il administre, parce qu’il est au courant des grandes orientations stratégiques de la direction, parce qu’il est l’homme des prévisions, parce qu’il jouit d’une autorité certaine, le DAF est l’interlocuteur privilégié (et parfois le contrôleur) des directions informatiques ou des prestataires techniques extérieurs qui assurent la maintenance et les développements spécifiques nécessaires pour disposer d’un système d’information toujours adapté.
En cas de migration logicielle, le DAF sera d’abord acteur et coordinateur du cahier des charges, en « sage » qui pense et pourvoit à tout. Ensuite, pendant la conception, le déploiement et les tests, il servira "d'interprète" entre la DSI et/ou les prestataires et les utilisateurs.
5/ L’employabilité
Il reste une dernière bonne raison, pour laquelle tout Homme de chiffre désireux de prendre ses responsabilités ne doit pas négliger sa capacité à gérer un système d’information : c’est l’histoire du mouton à cinq pattes.
Dans les grandes entreprises, la crise a conduit à resserrer les organigrammes : en l’absence de DSI, la présence d’un DAF à double compétences sera considérée comme providentielle. Les ETI et les PME ne sont pas en reste sur la recherche du directeur administratif et financier curieux et entreprenant, qui saura participer au pilotage de l'entreprise.
Voir aussi Système d'information : Réussir une migration logicielle.
La mise en place ou la modification des outils informatiques est un passage délicat. Comment changer le système d’information sans altérer, même temporairement la qualité des flux d’information indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. 
