Utiliser des outils modernes, peu gourmands en énergie, plus précis et plus ergonomiques que ceux qui étaient utilisés hier dans l’activité de votre entreprise permet de gagner en rentabilité. Si ce qui est réalisé dans votre business serait réalisé plus vite, avec moins de fatigue et de consommation grâce à une infrastructure renouvelée, votre stratégie d’entreprise doit vous conduire à réfléchir au remplacement des moyens de production. Reste à considérer le financement du renouvellement des immobilisations, dont le coût doit être mis en balance avec le retour sur investissement escompté. Nous passons en revue les caractéristiques des immobilisations et des dotations aux amortissements ainsi que le ratio d'usure des immobilisations.

Dans le billet présent, il est question de ce que les comptables classent sous la rubrique « Immobilisations » et « amortissements », à l'Actif du bilan de votre entreprise. Outre les moyens humains, votre entreprise dispose d’infrastructures plus ou moins importantes ; ce sont des ordinateurs, des machines, des véhicules, des locaux aménagés en bureaux ou en ateliers qui sont durablement mis au service de l’exploitation. En cela les immobilisations diffèrent des charges, qui grèvent directement le résultat comptable de l’entreprise concernant l’année où elles sont exposées. Par exemple, l’achat d’une cartouche d’encre est une charge parce que ce type d’achat est considéré comme un consommable. A contre-exemple, le four d’une pizzeria est une immobilisation car cet équipement sera utilisé sur plusieurs années.

Dans toute entreprise, la direction financière doit faire établir, une fois l’an, la liste exhaustive de tous les biens (stocks, équipements, …). Sur la base de cette liste, les comptables vont passer les « écritures d’inventaire », c’est à dire que les comptes vont être ajustés pour être l’image fidèle du patrimoine de l’entreprise, telle que « photographiée » sur le terrain à un instant T. L’enjeu n’est pas mince, c’est l’expression de la valeur de l’entreprise qui est en jeu.

Les entreprises tiennent classiquement l’inventaire de leurs stocks ou de leurs équipements. Le plus souvent la liste de tout ce qui compose le patrimoine de l’entreprise est tenue à jour, en quantité et en valeur, via des logiciels de comptabilité et/ou de gestion des stocks, des achats et des ventes. Ces outils permettent d’enregistrer, au jour le jour, les flux entrants et sortants.

Cet inventaire permanent, facilité par l’informatique, n’est pas probant à lui seul. La loi impose qu’un inventaire extra-comptable soit réalisé une fois par an. Concrètement il s’agit du comptage physique des stocks et des autres biens détenus par l’entreprise. Cette opération de recensement systématique permet d’ajuster les quantités et valeurs retenues pour établir le bilan comptable, soit la situation patrimoniale annuelle de l’entreprise.

Le comptage –sans erreur- des stocks et immobilisations doit faire l’objet d’une préparation minutieuse pour une efficacité optimale. La direction de l’entreprise (et leurs directeurs administratifs et financiers) assume la responsabilité du bon déroulement de l’inventaire physique. S’il est assez simple de compter des produits standard confinés dans un entrepôt unique, l’inventaire physique demande déjà plus d’organisation quand il y a plusieurs lieux de stockage. Le comptage des fluides, des matières premières, des produits en cours de transformation à la date de l’inventaire, pour ne citer que ces cas, peut rapidement aboutir à des résultats imprécis en l’absence d’une réflexion bien menée, en amont, sur la procédure à appliquer.

En pratique, il y a lieu de figer tous les mouvements entrants et sortants, pendant le temps du comptage. Il va falloir établir une procédure et, le jour J venu, s’assurer du bon déroulement des opérations, sur le terrain. Comment dissocier les articles déjà comptés de ceux restant à compter ? Une étiquette de couleur ? Qui va identifier les articles et autres biens endommagés ? Quel support pour matérialiser le comptage ? Qui fera autorité pour évaluer la détérioration ou l’obsolescence d’un bien ou d’un produit ?

Une fois le comptage effectué, la direction financière de l’entreprise se fondera sur les règles d’évaluation en vigueur dans l’entreprise, et arrêtées par les organes de gestion, pour valoriser les inventaires. Pas question de choisir la méthode du coût moyen, pour valoriser un stock, si la règle établie les années précédentes était, par exemple celle du « Last In/First Out ». La règle est la permanence des méthodes d'évaluation, leur modification constitue une exception qui doit être motivée.

Il convient, pour chaque acteur de l’inventaire, de bien comprendre l’enjeu : établir la valeur du patrimoine de l’entreprise, selon des méthodes constantes, permettant des comparaisons dans le temps.