Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

Aller au contenu | Aller au menu | Aller à la recherche

Mot-clé - externalisation administrative

Fil des billets

dimanche, 26 août 2012

La paperasse, ça se (di)gère !

Article paru pour la première fois en 2010

Personne n’est rassuré de s’engager avec une « entreprise foutoir » ; tous les jours, le dirigeant d'entreprise aura avantage à démontrer sa maîtrise de tous les aspects de la vie des affaires.

gestion entreprise et organisation administrative

Bien ranger ses papiers, organiser le classement de ses documents, utiliser un trieur pour classer les feuilles par thème, voire par échéance est une garantie de « zenitude » pour l’entrepreneur ou le dirigeant d’entreprise. C’est aussi une discipline cruciale pour asseoir la crédibilité de l’entreprise et du patron, envers ses collaborateurs, ses clients et ses partenaires. Un minimum d'ordre fera également gagner du temps.

Lire la suite...

mercredi, 18 juillet 2012

Comptabilité : Patrons, soyez maniaques ... 5 minutes chaque jour

La comptabilité est une tâche ingrate et elle n'est en rien une fin en soi : il n'y a pas de comptabilité sans commerce. Mais pour ingrate qu'elle soit, la comptabilité est utile et a une valeur ajoutée pour le dirigeant qui veut piloter son entreprise de manière factuelle et objective.

Classez ! C'est gagné

On considère souvent les tâches administratives répétitives comme des corvées qu'on entreprend quand on a pas mieux à faire : vendre ou se reposer par exemple. On dit aussi que la comptabilité est compliquée. Voici un message que je répète inlassablement dans mes cours de gestion pour dirigeants de TPE : Classez systématiquement vos papiers !

Alors voilà : d'accord, continuez à ne pas vous soucier de la paperasse chaque jour. Mais achetez un trieur cartonné et compartimenté, dans lequel vous ferez l'effort de classer, par thème, par interlocuteur ou par destinataire, tous les "papiers entrants". Faites de même sur votre ordinateur avec des répertoires dédiés, pour les documents numériques, arrivés par emails ou les factures que vous téléchargez.

trieur pour justificatifs comptables

Ce faisant, systématiquement, vous faites 50% de l'effort administratif. Il vous restera à "traiter" les éléments triés, chaque mois : réponse au courrier, envoi des factures au comptable, déclaration à faire, paiement à émettre, voilà la routine mensuelle facilitée si tout est déjà trié.

Rien de pire que des tas de documents qui s'entassent diversement, un peu sur le bureau, un peu dans le salon, à la maison; rien de moins motivant que de devoir checker parmi des tonnes d'emails pour retrouver les pièces jointes qui vont justifier la déclaration à faire "pour hier".

Donc nous sommes d'accord, ne faites rien au jour le jour, sauf centraliser tous les documents. Et un demi-jour par mois, mettez-vous en mode "administrateur de société" et videz le trieur : gérez vos affaires : c'est tellement plus facile de s'y mettre quand tout est sous la main. Et les problèmes sont simples à affronter à affronter si toutes les données sont sous la main, avec tous les éléments nécessaires pour y apporter une solution pratique. Vous pouvez aussi choisir d'externaliser "la vidange du trieur". Mais le fait d'avoir rempli intelligemment ce réceptacle d'attente va vous donner une bonne connaissance des enjeux administratifs de votre entreprise, ce qui est bien le moins. Vous ne pouvez pas risquer d'apprendre ce qui se passe dans votre entreprise par votre secrétaire, votre DAF freelance ou votre expert-comptable. Votre crédibilité de chef d'entreprise en dépend ;) .

jeudi, 24 mai 2012

Administration des ventes : raccourcir le délai d'encaissement des créances, limiter les litiges, rassurer clients et prospects

Cette fonction de l’entreprise gère la partie administrative du cycle de vente. Dans administration des ventes, il y a le mot « administration », donc on est dans une fonction « support ». Mais dans administration des ventes, il y a aussi le mot « ventes » : c’est donc bel et bien d’une fonction essentielle de l’entreprise qu’il s’agit : administrer les ventes, c’est gérer les relations clients en après-vente (parfois pendant).

administration-des-ventes

Bien facturer, c'est bien encaisser

Bien accueillir, c'est séduire

Classiquement, l’administration des ventes recouvre les missions suivantes, en lien avec la direction et la comptabilité de l'entreprise :

  • Traitement des commandes des clients, respect du contrat, des CGV, des tarifs, des délais, de la qualité,
  • Facturation,
  • Relations avec la clientèle,
  • Suivi des indicateurs de gestion liés au niveau des ventes et à la qualité.

Comme directeur administratif indépendant, actif dans des petites et moyennes entreprises, j’ai développé une expertise également dans ce domaine d’efficacité professionnelle. En effet, le DAF freelance est responsable de l'organisation administrative globale de l’entreprise dont il a la charge. Cela va de soi :

Les ventes, donc la facturation aux clients, c’est l’énergie qui fait tourner la machine à cash de l’entreprise. Pour une bonne carburation, les responsables administratifs doivent toujours veiller à délivrer, tant en interne qu’envers les tiers, une information précise, rapidement disponible et pratique à exploiter. Avec des procédures justement adaptées, les litiges sont moins nombreux et les grincements de dents plus vite calmés. Dans un contexte de suivi administratif efficace, in fine, l’argent rentre mieux et les clients restent ou reviennent d’autant plus confiants que le fournisseur est crédible et lisible dans sa démarche.

A qualité de produit ou service égale, les clients préfèreront rester fidèle à une entreprise qui les rassure, tant par la précision des factures, contrats et autres documents émis que par l’accueil qui leur sera réservé s’ils téléphonent ou échangent par écrit.
Une illustration : le comptable d’un client qui appelle votre entreprise, parce que votre dossier n’est pas clair de son point de vue et raccroche sans avoir obtenu une prise en charge professionnelle de sa requête a toute les chances de diffuser une appréciation négative à votre sujet.

L’administration des ventes est donc tout sauf un gadget. Ce service est indispensable tant à la crédibilité de votre modèle économique qu’à la productivité et à la gestion de celui-ci.
Selon votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise, vous vous dites que vous ne pouvez pas ouvrir de poste en administration des ventes ? En réalité, plus qu'une question de moyens, c'est une question de stratégie d'entreprise. Des procédures, pratiques et de bon sens, peuvent être mises en pratique par du personnel même peu nombreux et polyvalent, s'il a reçu une formation sur les aspects administratifs et procéduraux de la relation client.

Et pour finir par une note pro-domo : l’administration des ventes, (comme la gestion administrative ou la gestion RH), peut-être externalisée avec succès. A fortiori, si votre PME-TPE sert un portefeuille de grands-comptes, ne tardez pas à professionnaliser la gestion commerciale, pour raccourcir le cycle de l'argent.

mardi, 19 avril 2011

Quand le client crée un produit ... dans mon entreprise

Depuis que je suis dans la vie active, j'ai fait mien cet aphorisme de Michel Audiard : "Deux intellectuels assis iront moins loin qu'un c** qui marche", Il paraît que cet état d'esprit sied parfaitement à la mentalité "entrepreneur". Comme le dit Guilhem Bertholet, l'entreprise s'accomplit surtout dans l'action.
Au retour de quelques jours de repos, je me suis rendu compte que, ces derniers mois, le marché, le terrain, bref, certains de mes clients, avaient créé, par eux-même, une nouvelle activité chez Adjuvamus Management Support. Sans tambour ni trompette, j'ai mis en place un service de secrétariat à la carte, garanti par ma pomme.

secrétaire indépendante par Adjuvamus Management Support

Lire la suite...

jeudi, 6 mai 2010

comptabilité : un peu beaucoup, passionnément ...

Pour la tenue de leur comptabilité et la gestion des travaux administratifs, les dirigeants de PME choisissent parmi les modalités suivantes :

comptable prestataire Tenue de la comptabilité en interne :
Souvent, c’est le dirigeant qui fait et contrôle les comptes, à moins que l’entreprise ait une taille suffisamment importante pour employer du personnel administratif ou comptable. En option, seule la réalisation de la liasse fiscale est externalisée.

Avantages : le dirigeant est maître des procédures et du timing. Bien organisé, il peut disposer de chiffres très régulièrement pour le pilotage de l’entreprise. Une formation en comptabilité et gestion peut être subventionnée, sous certaines conditions.

Inconvénients : la qualité de la gestion dépendra des compétences disponibles en interne et l’entreprise ne bénéficiera pas de la présence régulière d’un spécialiste.

Lire la suite...

- page 1 de 2