Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Mot-clé - efficacité professionnelle

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jeudi, 23 juillet 2020

Comment accélérer le recouvrement des créances clients ?

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Dans votre modèle économique, les ventes sont faites pour être encaissées en déans un délai prévu. L’équilibre de la trésorerie en dépend. Voici des trucs de pros pour optimiser l’encaissement des créances clients.

Qui veut la paix prépare la guerre

Commençons par le début : votre organisation administrative prévoit, dès l'ouverture d'un compte client, les conditions de règlement et l'encours autorisé, en plus des conditions générales de ventes. Vous cadrez ainsi la relation commerciale. Une mini enquête sur internet voire une demande d'information financière auprès d'une société d'assurance-crédit ne choquera aucun client sérieux.

Je vous propose ma formation en ligne :vignette_agir_pour_se_faire_payer2.jpg

En mettant en place un dossier de vente complet, non seulement vous démontrez aux clients que votre entreprise est gérée de près, ce qui contribue à sa respectabilité, mais en plus, vous déployez systématiquement des outils préventifs : les pièces justificatives qui feront juridiquement foi, en cas de litige commercial ou de retards de paiement.

Concrètement, il s’agit non seulement de rédiger des factures comportant l’ensemble des mentions légales, mais aussi de conserver des éléments de preuve de l’exécution effecive de la commande. Classiquement, la formalisation d’un dossier de vente part du bon de commande validé par le client, passe par des bons de livraison ou d’intervention et se clôt par la signature du client pour réception de la livraison ou accord sur la prestation. La traçabilité de l’ensemble des documents constitutifs du dossier doit être assurée par le rappel de numéros de références et une cohérence de dates sans équivoque possible.

Je vois tous les jours des ventes « imparfaites » (qui ne font ni l’objet d’un circuit documentaire complet ni de la communication des conditions générales de ventes). Dans ces cas-là, c’est au risques et périls du vendeur : Par exemple, pour une commande prise par téléphone, sans écrit émargé par le client, le vendeur n’aura aucune preuve juridique de l’engagement de son client. Pas moyen dès lors de revendiquer quoi, si le client oppose un litige.

Relancer déjà avant l’échéance

Envoyer votre facture, c’est bien. Vous assurer ensuite qu’elle est arrivée chez la personne habilitée à la régler c’est chouette :

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jeudi, 9 mars 2017

Les entrepreneurs n'ont jamais de problèmes

La vie d'entrepreneur, de travailleur indépendant ou de chef d'entreprise est une tentation largement répandue chez tous ceux, jeunes ou moins jeunes, qui désirent prendre leur destinée en main, dans un monde où les incertitudes nombreuses génèrent bien des angoisses. Cesser le suivisme obligé du salarié pour passer à l'action et devenir maître de ses succès et responsable de ses échecs ? Créer ou reprendre une entreprise est une aventure passionnante, pour ceux qui sont prêts à en assumer toutes les conséquences. L'entreprise est une maîtresse exigeante! Autant bien se préparer, car, une fois jeté à l'eau, il va falloir nager... par tous les temps.

J’ai classé les erreurs qui viennent fréquemment freiner l’amorçage des jeunes entreprises en cinq catégories :

Erreurs de jeunes dirigeants d'entreprises

1. Associés : gare au casting manqué

  • Je m'associe avec un ami enthousiaste. Une fois au pied du mur, celui-ci ne sais ou ne peux rien faire.
  • On s'associe entre clones plutôt qu’avec des personnes dont les compétences se complètent.

Dans le premier cas, l'association va tourner court car les critères qui l'ont motivée n'étaient pas les bons, dans le second cas, l'absence de diversité prive l'entreprise de la vision complémentaire que peuvent s'apporter des actionnaires issus d'univers variés.

2. Tout créateur a gardé sa naïveté infantile

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mardi, 15 septembre 2015

Au bureau : La routine a du bon... ou pas !

En matière de comptabilité et de travaux administratifs, la routine a du bon quand elle consiste à reproduire des actions efficaces. Elle devient nuisible lorsqu’on s’enferme dans des habitudes, sans remettre jamais nos gestes en question. Petites réflexions pour les managers et dirigeants d'entreprises.

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Mon métier consistant à porter un regard extérieur sur l’organisation administrative et comptable de mes clients, j’ai vu, et je vois encore régulièrement des entreprises et des associations dans lesquelles l’organisation du travail au bureau me fait bouillir intérieurement. Il y a cette entreprise centenaire au sein de laquelle une aide-comptable continue de noircir, chaque jour, un cahier d’écolier pour détailler la recette du jour alors que l’informatique compile tout cela depuis des lustres. Renseignements pris, personne ne lui a jamais dit de ne plus le faire ! Et puis, il y a, tellement souvent, hélàs, cette grosse calculatrice de bureau, avec le rouleau de papier : je suis rentré dans la vie active en 1987, et je n’ai jamais eu un tel monstre sur mon bureau, alors c’est peu dire que lorsque je vois ce type d’engin en bonne place sur une table de travail, je sais qu’il va me falloir avancer avec beaucoup de douceur dans ma formation ou ma prestation de conseil.

Une bonne routine, c’est une procédure

En termes d'informatique, une routine, un algorythme, c'est, de facto une procédure. La routine a du bon … à condition d’en changer souvent. Je veux dire par là que toute gestion efficace repose sur des procédures. La comptabilité, par exemple, est normalisée et il est nécessaire de respecter l’ordre et la fréquence des opérations indispensables à sa bonne tenue.

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dimanche, 3 mai 2015

Reporting : pourquoi est-il indispensable ?

reporting : un outil de gestion indispensable Tous les dirigeants de PME s’appuient sur des indicateurs-clés pour le pilotage de l’entreprise. Certes, le tableau de bord de gestion est plus ou moins formalisé et la mise à jour du reporting plus ou moins régulière, selon les entreprises, mais l’analyse objective de chiffres est plus indispensable que jamais, pour adapter, toujours, l’entreprise agile à son environnement.

La problématique, c'est la mise en oeuvre du reporting

Les décideurs en entreprise, savent quels sont les chiffres-clés, dont l’évolution doit être surveillée. La problématique réside dans la mise en œuvre du reporting. Comment obtenir régulièrement des synthèses claires, avec des données vérifiées et établies à méthode constante ?

Assez souvent, les ressources sont limitées : les entreprises ont juste le personnel administratif nécessaire pour assurer le suivi commercial et les enregistrements comptables indispensables, au fil de l’eau. Alors lorsqu’il s’agit d’ajouter les travaux de contrôle de gestion et de reporting, nécessaires pour professionnaliser la gestion stratégique, il arrive que les patrons soient déçus : les qualités nécessaires pour bien saisir des imputs dans le système d’information de l’entreprise ne sont pas les mêmes que l'efficacité professionnelle requise pour en extraire des données sélectionnées, les vérifier et en faire une synthèse pertinente, dans un timing rapide, c’est-à-dire chaque fois que l’information est utile pour la prise de décision par l'étude des tableaux de bord de gestion.

L’informatique et la formation du personnel à la rescousse

Le déploiement de l'informatique, n'est plus une question d'argent. L'ordinateur, omniprésent jusque dans les TPE, est d’un grand secours pour compiler rapidement des flux d’informations parfois massifs : des centaines de factures ou d’opérations bancaires à classifier, par exemple. Trop souvent, les bases de données sont sous-exploitées seulement parce que, dans l’entreprise, on a peur de s’y attaquer. Le dirigeant d’entreprise, comme son personnel administratif ont pourtant tout intérêt à perdre un peu de temps à se former à l’extraction de données du logiciel de comptabilité et de facturation ou de gestion des stocks. C’est un jeu d’enfant de réaliser des tableaux de bord sous Excel, quand on a "compris le truc". Le temps « perdu » en formation sera gagné au centuple lorsque les uns et les autres iront vite pour sortir des tableaux de bord de manière récurrente.

Reporting : un outil pour mettre tout le monde d'accord

Un système de reporting efficace, avec des données vérifiées et vérifiables est un véritable juge de paix : fini les conflits interservices comme quand la direction commerciale et le DAF contestaient des chiffres calculés de chaque côté avec des méthodes différentes. Faire accepter un reporting commun, c’est mettre tout le monde d’accord. En cela le reporting renforce l’autorité du chef d’entreprise, puisqu’il lui permet de justifier ses décisions de gestion de manière très objective.

Comme j’ai pu l’écrire déjà, dans Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?, le temps de la gestion « au doigt mouillé » est bien trop aléatoire, à la vitesse ou le monde économique change, pour permettre à l’entreprise de se maintenir dans la compétition. Par ailleurs, à l’intérieur même de la structure, la gestion des équipes selon le mode paternaliste ne passe plus. La motivation du personnel s'obtient par des démonstrations précises et chiffrées, et par des grilles de contrôle des performances objectives plutôt que par des professions de foi véhémentes.

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jeudi, 23 avril 2015

Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?

Certes, un dirigeant de PME, TPE ou de startup consacre, chaque semaine, plus d’une journée et demie à des tâches sans lien avec les ventes ou le développement de son entreprise. Cependant « diriger », c’est organiser, prévoir, déléguer, contrôler et réagir. Tous ceux qui « dirigent » doivent donc envisager leur entreprise dans sa globalité, fonctions support incluses.

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Etre gestionnaire, le pragmatisme avant tout

Après l’inadéquation entre offre et demande, les lacunes dans la gestion sont la deuxième cause de mortalité des entreprises de moins de cinq ans. Comme entrepreneur, quelle que soit la taille de votre business, quelle que soit votre activité, vous devez assumer des responsabilités qui sortent du champ de votre cœur de métier.

Interlocuteur bien renseigné, bouche-à-oreille assuré

Diriger une entreprise, c’est d’abord inspirer la confiance. Clients, associés, banquiers, salariés, investisseur, fournisseurs, fisc … tous souhaitent évoluer dans un environnement maîtrisé … par vous !

Pour être crédible, l’entrepreneur doit gérer ET afficher sa capacité à gérer. S’impliquer dans la tenue à jour de la comptabilité et le contrôle de gestion est un must pour le patron. Déléguer l’exécution est possible mais un dirigeant avisé sait se rendre disponible pour ces sujets.

Le temps des décisions prises « au doigt mouillé » est révolu

Les indicateurs-clé guident les choix de gestion stratégiques des entreprises. Le climat économique est instable. Progresser dans les turbulences impose aux dirigeants l’adaptation permanente de leur plan d'action.

Vecteurs d’informations objectives, la comptabilité, tenue à jour, et une bonne organisation administrative permettent un reporting fiable. Comment valider des synthèses qui seraient réalisées à partir de données de masse dont le traitement ne serait pas normalisé, en amont ?

Crédibilité et rentabilité

Une implication importante des dirigeants dans l’organisation administrative de l’entreprise va leur permettre de décider mieux et plus vite. Une gestion et une organisation fluides et limpides suscitent l’adhésion et renforcent l’autorité de l’entreprise, sur son marché. A ces avantages s’ajoutent l’opportunité, pour le décideur qui participe à la mise en place des procédures, de faire la chasse aux tâches inutiles ou automatisables… pour une plus grande rentabilité.

Alors, la gestion ? Du temps perdu ? Rien n’est moins sûr.
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