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mardi, 18 mars 2014

Un contrôleur de gestion freelance dans ma boîte... pour quoi faire ?

Par Thierry Goemans le mardi, 18 mars 2014, 08:01 - Gestion - entreprise agile

controleur de gestion freelance Recourir à un contrôleur de gestion freelance ou à un DAF externalisé c'est gagner du temps et bénéficier de compétences en toute flexibilité, sans risque de voir s'envoler les coûts fixes de votre PME.

L’action d’un directeur administratif et financier ou d’un contrôleur de gestion indépendant permet aux Hommes-Clé de consacrer plus de temps à leur cœur de métier et d'affiner le pilotage stratégique de leur entreprise.

Des avantages déterminants pour une entreprise agile

Une enquête récente a démontré que les dirigeants de TPE/PME consacraient un tiers de leur temps de travail à des tâches éloignées de leur expertise.

Outre que le temps gagné en s’appuyant sur un prestataire de confiance peut être consacré aux clients et au développement des affaires, les avantages du recours à un professionnel de la gestion extérieur à l’entreprise sont sans égal :

Flexibilité : pour éviter les incertitudes d'un recrutement.
Rendement et compétence : obtenez un renfort administratif chevronné, sans tout bousculer en interne.
Stratégie : utilisez le spécialiste externe pour organiser des procédures efficaces.
Economies : paiement d'un prix convenu sur devis.
Réactivité : vos imprévus sont le quotidien de l’expert externe.
Planification : objectifs, modalités et délais tenus.
Objectivité : celle apportée par un regard extérieur à l’entreprise.
Confidentialité : confiez le chiffrage de projets à un tiers qui n’est pas impliqué affectivement dans vos équipes.

Le contrôle de gestion externalisé ou la DAF externalisée vous permettent de bénéficier de la réactivité d'un partenaire de proximité objectif et bienveillant.

Votre image de marque renforcée

Epaulé par un DAF freelance ou un contrôleur de gestion indépendant, le dirigeant de PME ou de TPE a une vision claire de sa situation comptable et des relations apaisées avec les tiers. Il est plus disponible pour ses clients et plus serein.

L’image d’une société bien gérée, pilotée par un entrepreneur dont la crédibilité professionnelle est forte favorise la confiance des clients, des fournisseurs, des banquiers, sans oublier les administrations, auxquelles nos entreprises rendent des comptes.

Une productivité accrue :

La mise en place de procédures de gestion avec un responsable administratif et comptable externe vous fait gagner en autonomie, gage d'indépendance pour l'avenir.

mardi, 14 janvier 2014

Les nouveaux enjeux très nobles de la DAF

Par Thierry Goemans le mardi, 14 janvier 2014, 07:43 - Gestion - entreprise agile

DAF-nouvelles-fonctions La direction administrative et financière est désormais bien plus qu’un service comptable, qui garde des secrets et entretient des mystères. Une DAF moderne joue un rôle opérationnel dans le fonctionnement global de l’entreprise, son développement et l’améliorations des procédures. Sans oublier la communication. Le directeur administratif et financier est maintenant un partenaire indispensable pour le travail collaboratif.

Certes, la tenue des comptes et l’accès privilégié aux dirigeants restent caractéristiques des directions administratives et financières.
Certes, les dernières années, la direction financière a pu exercer une influence excessive dans certaines entreprises gagnées par le syndrome de financiarisation de l’économie.

Mais les comptables, les directeurs financiers et les contrôleurs de gestion prennent désormais une part active dans l'efficacité professionnelle de tous les services. Les DAF ont une vision globale de l’entreprise ; au quotidien, leurs compétences s’additionnent à celles des autres spécialistes du dispositif, dans le but :

de renforcer ou maintenir la compétitivité de l’offre,
de faciliter et fiabiliser les échanges d’informations, dans l’entreprise et avec les tiers,
d’optimiser les prises de risques, économiques, juridiques, sociaux ou fiscaux.

Loin de compter les coûts, après coup, la DAF est maintenant impliquée dans le cœur du business. Cette tendance progresse : la "direction financière-fonction support" n’existe plus. Avec la tendance à la contraction des organigrammes et la généralisation des systèmes d’informations intégrés, le DAF doit être multi-compétences.

Faisons une visite de l'entreprise :

Avec la direction générale : la DAF chiffre les hypothèses stratégiques, mesure l’activité et présente un reporting périodique.

Avec la direction informatique : la DAF participe à la mise à disposition de bases de données pertinentes, ainsi qu’à la mise en place et au contrôle de procédures d’échanges d’informations fluides et sécurisés. En l’absence de DSI, le DAF peut coiffer également cette casquette et garantir la disponibilité du système informatique.

Avec la direction commerciale : la DAF échange sur la base de données clients : de l’information financière en amont de la vente, jusqu’à l’implication de la force de ventes dans le recouvrement des créances, en aval.

Avec l’administration des ventes : les échanges récurrents portent sur la récupération, par la comptabilité, des factures de ventes, assorties des pièces justificatives qui constituent un dossier de ventes probant. L’échange de données statistiques est également fréquent entre la DAF, l’ADV et la direction commerciale.

Avec l’atelier de production : dans l’industrie, l’anticipation du planning de production impose des échanges d’informations qui permettront à la DAF d’anticiper le besoin en fonds de roulement. Le cycle de production suppose des achats, de la main d’œuvre et parfois des coûts de stockage, qu’il faudra financer, sous peine de blocage de l’entreprise.

Avec le service de recherche & développement : parce que ce département peut souvent être subventionné (CIR …), parce que la recherche coûte cher et, in fine, parce que le résultat des recherches touche à la stratégie et donc aux prévisions budgétaires, la DAF s’intéresse activement à l’avancement de la R&D.

Avec la DRH, la direction des achats, …

Ces quelques mises en situation illustrent combien la direction administrative & financière, ainsi que le contrôle de gestion, se posent concrètement comme partenaires opérationnels de l’ensemble de l’organigramme, dans l'entreprise agile.

Aujourd’hui, les choses évoluent. Avec la DG, la Direction administrative & financière reste en première ligne pour le pilotage de l’entreprise ; mais elle joue également de nouveaux rôles nobles : elle est en-même temps fournisseur d’information, facilitateur de process et conseil auprès des services fonctionnels ou des fonctions support, pour une rentabilité accrue.

Par ailleurs, il n’est pas rare que la conduite du changement soit confiée à la direction financière, en raison de la connaissance transversale de l’entreprise qu’ont les moutons à 5 pattes qui animent la fonction finance.

mardi, 17 décembre 2013

Système d'information : 5 raisons pour lesquelles les DAF doivent s’y connaître.

Par Thierry Goemans le mardi, 17 décembre 2013, 09:05 - Gestion - entreprise agile

DAF expert en systèmes d'information L’informatique est dans tout! Les Directeurs Administratifs et Financiers, qui gèrent l’entreprise dans son ensemble, doivent exploiter des informations issues de partout, et aussi en diffuser à tous les échelons de l’organisation. Voici les raisons pour lesquelles un DAF doit s’impliquer dans le fonctionnement du système d’information.

En une phrase, l’informatique de gestion est l’affaire du DAF pour deux raisons qui finalement n’en font qu’une :

d’abord parce que tout le monde compte sur la direction administrative & financière, fonction support universelle, pour que l’exploitation fonctionne de manière fluide
ensuite parce que, en derniers recours, c’est auprès de la direction administrative et financière qu’on vient mendier de l’aide en cas de dysfonctionnement.

Pour rentrer dans les détails, voici 5 considérations pragmatiques qui justifient que la fonction administration & finances s’intéresse de près au système d’information :

L'erreur est humaine, mais un véritable désastre nécessite l'usage d'un ordinateur. (Bill Gates)

1/ La communication : toute synthèse procède du système d’information

La DAF doit communiquer des informations précises : reporting à la direction générale, information aux tiers, renseignements utiles au bon fonctionnement des services opérationnels. Comme, de surcroît, l’information doit être diffusée rapidement, une bonne connaissance du fonctionnement des flux d’informations et des bases de données disponibles aide les financiers à répondre efficacement aux demandes les plus diverses.

2/ La dématérialisation des preuves

La direction administrative et financière est responsable de l'organisation administrative et du respect du formalisme, indispensable pour que l’entreprise puisse se défendre, si elle est mise en cause en matière comptable, juridique, fiscale et sociale.

Un premier devoir : s’assurer que les informations saisies dans l’ensemble des bases de données de l’entreprise sont bien l’image fidèle et exhaustive de l’activité.

Deuxièmement, alors que la dématérialisation des documents se généralise, le DAF doit s’assurer de la conservation et de la disponibilité des pièces justificatives les plus diverses, de la simple facture (comptabilité), au bon de commande (administration des ventes), en passant par le bon de livraison émargé (logistique), si important pour contrer les assauts d’un client de mauvaise foi. Autre exemple simple : la traçabilité des temps de travail, à assurer pour établir les paies et anticiper tout litige possible en matière de droit du travail.

Il ne s’agit pas seulement de garder des fichiers sur un serveur. L’archivage n’a de sens que si un système permet de retrouver efficacement tous les éléments stockés. Si la sauvegarde des données est une préoccupation technique, la restauration de celles-ci est une affaire stratégique. Dans un monde qui se judiciarise, le mal peut se cacher partout. La préservation des preuves mérite l’implication de la direction de l’entreprise.

3/ Le rendement

Un système d’information rentable est fluide et intégré. C’est un ensemble de fonctionnalités qui permet à tous les utilisateurs de faire leur travail en collaborant vite et bien. Un système bien pensé structure les informations de telle sorte que chaque personne dispose en temps voulu, de toutes les informations nécessaires pour y apporter sa contribution propre.
Ce qui grippe un système d’information c’est d’abord une interface peu ergonomique (les utilisateurs s’en détournent) et ensuite des bases de données fausses ou non tenues à jour.

4/ La prospective

Les techniques et les lois évoluent. L’entreprise aussi.
Pour toutes les bonnes raisons évoquées ci-avant, parce qu’il a une approche holistique de l’organisation qu’il administre, parce qu’il est au courant des grandes orientations stratégiques de la direction, parce qu’il est l’homme des prévisions, parce qu’il jouit d’une autorité certaine, le DAF est l’interlocuteur privilégié (et parfois le contrôleur) des directions informatiques ou des prestataires techniques extérieurs qui assurent la maintenance et les développements spécifiques nécessaires pour disposer d’un système d’information toujours adapté.
En cas de migration logicielle, le DAF sera d’abord acteur et coordinateur du cahier des charges, en « sage » qui pense et pourvoit à tout. Ensuite, pendant la conception, le déploiement et les tests, il servira "d'interprète" entre la DSI et/ou les prestataires et les utilisateurs.

5/ L’employabilité

Il reste une dernière bonne raison, pour laquelle tout Homme de chiffre désireux de prendre ses responsabilités ne doit pas négliger sa capacité à gérer un système d’information : c’est l’histoire du mouton à cinq pattes. Dans les grandes entreprises, la crise a conduit à resserrer les organigrammes : en l’absence de DSI, la présence d’un DAF à double compétences sera considérée comme providentielle. Les ETI et les PME ne sont pas en reste sur la recherche du directeur administratif et financier curieux et entreprenant, qui saura participer au pilotage de l'entreprise.

Voir aussi Système d'information : Réussir une migration logicielle.

jeudi, 7 novembre 2013

La direction administrative et financière joue un rôle clé dans la communication de l’entreprise.

Par Thierry Goemans le jeudi, 7 novembre 2013, 07:12 - Gestion - entreprise agile

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Dans un précédent billet, je décrivais le rôle de communiquant endossé par les DAF et autres comptables, à l'intérieur même de l'entreprise. Mais les responsables financiers ont aussi une place à part dans la communication destinée au tiers à l'entreprise.

Comme le personnel commercial, la direction administrative et financière est régulièrement en contact avec la clientèle. Le client juge l’entreprise tant sur sa production de produits ou services que sur le côté pratique de son dossier. L’acheteur tiendra compte de la fiabilité, la promptitude et l’amabilité apportée pour lui fournir les informations qu’il réclame au sujet de la gestion administrative de son compte. Dans ce contexte, la crédibilité et le sérieux des Hommes de chiffres peuvent être un atout précieux, pour convaincre les indécis: clients, fournisseurs ou partenaires de tout ordre.

Les comptables sont aussi en première ligne pour encaisser à temps, voire relancer un client qui tarde à payer ses factures. L’art de la communication et de la persuasion sont ici encore au cœur de la réussite du métier de gestionnaire.

Le comptable moderne est aussi un négociateur

Dans les petites et moyennes entreprises, voire dans les ETI, les comptables sont également en charge des services généraux : négocier des fournitures, la maintenance informatique, la flotte de véhicules, voici encore une corde à l’arc du responsable administratif et financier ou du comptable. Des qualités de médiateur sont nécessaires au financier. Pour bien acheter, certes, mais aussi pour apaiser les éternels mécontents, pour qui les services généraux ne sont jamais à la hauteur.

S'agissant des achats stratégiques (marchandises ou sous-traitants), le directeur administratif et financier est dépendant : les dirigeants opérationnels passent ce type de commandes en fonction des besoins d’exploitation. Au comptable d’obtenir, ensuite, les documents légaux. A lui de dégager la trésorerie nécessaire pour le règlement. Ici encore, sens du contact envers les opérationnels et diplomatie envers les fournisseurs sont indispensables !

Pour finir en beauté, le cas du banquier et celui des actionnaires : il s’agit d’interlocuteurs exigeants avec lesquels le comptable doit pouvoir tenir l’échange. Reportings et liasses fiscales sont les outils les plus probants, pour ce public-là. Mais la confiance inspirée par un directeur administratif et financier ou un responsable comptable s’établit aussi via un relationnel personnalisé.

Lien vers le billet consacré au rôle du directeur administratif et financier dans la communication interne de l'entreprise.

mercredi, 30 octobre 2013

Le mouton à 5 pattes existe encore : on l'appelle DAF

Par Thierry Goemans le mercredi, 30 octobre 2013, 07:06 - Gestion - entreprise agile

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Les meilleurs comptables maîtrisent la communication, en plus des chiffres. Le Directeur Administratif et Financier, le contrôleur de gestion, le responsable du budget ou le trésorier sont jugés sur la pertinence des synthèses qu’ils produisent. Pour recueillir des éléments pertinents, avant de partager les résultats de leurs travaux, les professionnels du chiffre doivent exceller dans l’art de communiquer et échanger, dans l’entreprise et au dehors de celle-ci.

La direction administrative et financière participe à la performance de l’entreprise.

Si, autrefois, le bureau du comptable ou du directeur administratif et financier étaient des lieux feutrés, l’image d’Epinal a vécu. Les métiers administratifs et comptables se sont rapprochés du centre du réacteur.

Les chiffres doivent "sortir" vite.

La discrétion et le respect de la confidentialité restent des qualités indispensables aux Hommes de chiffres. Les meilleurs d'entre-eux sont maintenant également à l’aise avec des interlocuteurs très divers. Dans une entreprise agile, ils vont « au contact » des différents services, mais aussi avec des tiers.

La règle du "vite fait, bien fait" a gagné les services administratifs et financiers des entreprises : les chiffres doivent « sortir » vite. L'informatique a changé la donne : le raccourcissement des processus nécessaires au traitement des données et la réduction des effectifs limitent le temps que les gestionnaires peuvent consacrer à la relecture, à la réflexion ou au formatage de l’information financière. Avec un risque accru de diffusion de données inexactes ou maladroitement présentées.

Le DAF moderne va « au contact »

Le comptable ou le responsable administratif doit recueillir une somme de données disparates. Et la réalité d’une entreprise ne se limite pas à la comptabilisation des factures. La comptabilité est une représentation codifiée et chiffrée de la situation présente ou passée. S’agissant du pilotage de l’entreprise, les responsables administratifs et financiers ont aussi un rôle prospectif : ils établissent des budgets prévisionnels, des prévisions de trésorerie et d’autres tableaux, pour vérifier la pertinence des hypothèses stratégiques envisagées par la direction de l’entreprise.

La compréhension transversale du fonctionnement opérationnel de la société est un atout majeur, pour le responsable financier qui doit se projeter dans le futur. Si l’analyse de l’historique des chiffres est une étape-clé des prévisions budgétaires, des qualités d’anticipation stratégiques sont indispensables au gestionnaire chargé de chiffrer le futur de l’entreprise. Le contrôle de gestion et la stratégie budgétaire impose donc que les spécialistes métiers de l’entreprise, les fonctions support et les dirigeants collaborent efficacement. Ingénieurs, commerciaux, techniciens et patrons doivent trouver un langage commun. Ils forment l’équipe réunie pour poursuivre ensemble l’objectif de l’entreprise. Il appartient au directeur administratif et financier de formater les échanges dans l'intérêt commun.

Dans les PME et TPE, le personnel administratif et comptable, souvent proche de des instances dirigeantes, a, de surcroît, l’obligation de trouver la bonne distance dans la communication avec les collègues et subordonnés. Ils sont des relais essentiels pour la diffusion en interne de toutes les informations utiles au bon fonctionnement des services, mais doivent discrétion et fidélité aux sphères dirigeantes qui partagent avec eux des données parfois confidentielles.

La semaine prochaine, je vous décrirai le rôle du directeur administratif et financier dans la communication de l'entreprise. La crédibilité du DAF est un sérieux atout, pour convaincre tiers et partenaires.

Le directeur administratif et financier moderne doit s’efforcer d’acquérir une connaissance transversale de l’entreprise qu’il administre et s’efforcer de maintenir un dialogue de qualité avec un panel d’interlocuteurs très diversifié. Si le mouton à cinq pattes existe, c’est un DAF !