Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Mot-clé - contrôle fiscal

Fil des billets

mardi, 2 décembre 2014

Le fichier des écritures comptables, c’est quoi ?


Depuis le 1er janvier 2014, la dématérialisation est la règle lors des contrôles fiscaux. Les entreprises doivent présenter leur comptabilité au vérificateur sous forme d’un fichier informatique standardisé. Votre entreprise est-elle concernée ? Quels sont les obligations concrètes en matière de FEC ?


Depuis début 2014, les entreprises tenant leur comptabilité sur un système informatisé doivent se tenir prêtes à remettre au vérificateur un fichier informatique des écritures comptables (FEC), en cas de contrôle fiscal. Ce fichier doit être documenté de manière telle que le contrôleur puisse l’adapter à l'environnement informatique des services fiscaux.

Qui sont les entreprises visées par le FEC ?

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mardi, 23 septembre 2014

Mentions obligatoires sur les factures : encore du nouveau en 2014

Les factures émises par les professionnels  doivent porter des mentions légales. Le nom et l’adresse du siège social, la TVA et les conditions de paiement ne suffisent pas à rendre une facture probante et inattaquable. En 2013, puis en 2014 de nouvelles mentions légales concernant l’assurance professionnelle des petites entreprises et les frais de recouvrement en cas de paiement tardif sont devenues obligatoires.


La facture est la preuve juridique et comptable d’une opération commerciale. Pour que la facturation émise par votre entreprise soit réellement probante, il faut que toutes les mentions légales y figurent. Facturer en bonne et due forme est un acte de prévention du "risque clients" : ce serait dommage de voir une créance perdue, pour un simple problème d'administration des ventes. 
Ensuite, dans un monde ou le formalisme fait loi, il n'est pas nécessaire qu'une entreprise ait  délivré de fausses factures pour que son dirigeant soit convaincu d'une faute de gestion. Autant adopter une organisation administrative adaptée. Ce n'est pas si compliqué à mettre en place, avec au besoin, quelques conseils. On veut vous aider!

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mercredi, 1 août 2012

Le fisc s'invite ... 10 conseils (Best Of)

Billet publié pour la première fois le 5 août 2009

pour réussir votre contrôle fiscal!

Dans le billet "Comment affoler le fisc", je vous donnais quelques exemples de choses à faire en tant qu'entrepreneur pour que le fisc vienne contrôler votre entreprise ... et par ricochet, votre fiscalité personnelle.

Il arrive aussi qu'un contrôle fiscal vous tombe dessus simplement parce que c'est votre tour. Cela fait partie de la vie du dirigeant d'entreprise et les contrôleurs ne sont en général pas des Inquisiteurs sans manières. Le processus d'un contrôle fiscal est régi par des règles très précises. Les connaître nous rend plus efficace dans ces circonstances. Comme pour le billet précédent, sur le thème du contrôle fiscal, j'ai tiré de nombreux enseignements de mes discussions avec les experts-comptables que je croise sur le terrain.

Voici donc ce qu'il est bon de faire pour favoriser le déroulement du contrôle fiscal qui est prévu dans votre entreprise : j'ai vu ces principes appliqués par des dirigeants de PME/TPE et je peux vous dire que ces conseils sont éprouvés.

  1. Faites en sorte que le contrôle se passe dans l'entreprise : vous n'avez rien à dissimuler.
  2. Le premier rendez-vous. Ne le repoussez pas et n'y envoyez pas votre avocat. Il s'agit d'une simple prise de contact et vous n'êtes pas sur la défensive.
  3. Prévoyez un bureau isolé pour le contrôleur. Il travaillera plus a son aise et aura peu de contacts directs avec les salariés.
  4. Avant le contrôle, rangez vos dossiers et sortez les documents 'un peu limite'. Il sera temps de les donner avec l'argumentaire convenable si on vous les demande. Les laisser dans les dossiers que le contrôleur va feuilleter, c'est tendre inutilement une perche.
  5. Mettez a jour votre comptabilité générale et analytique pour montrer que l'affaire est maîtrisée et que des procédures interne sont en place.
  6. Nouez une relation humaine (affective) avec l'agent du fisc, plutôt qu'une relation technique.
  7. Conservez toujours les enveloppes des correspondances. En cas de litige, les dates de la poste vous permettront de relever d'éventuels vices de forme dans la procédure.
  8. Ne vous montrez pas à tous les rendez-vous. Désignez un interlocuteur/contradicteur (un membre du personnel administratif). Cet interlocuteur vous transmettra les requêtes du contrôleur, ce qui vous permettra de préparer vos réponses et de les fournir plus tard.
  9. Ne signez aucun document PENDANT le contrôle
  10. Concentrez-vous sur la forme. Le contrôleur veut voir des dossiers cohérents. Les faits eux sont anciens. Il n'est jamais trop tard pour formaliser proprement un dossier un peu limite.

Et d'une manière pro-active : tout au long de l'année, investissez dans une gestion claire et à jour avec des processus comptables et administratifs adaptés à votre activité et à la taille de l'entreprise. Des dossiers bien tenus en disent long sur la manière dont vous assumez vos responsabilités de chef d'entreprise.

  • Veillez à la cohérence de vos marges d'une année sur l'autre et préparez vous à justifier les écarts importants.
  • Les factures d'achats DOIVENT être au nom de la société (problème de TVA notamment)
  • Gardez toujours les billets d'avion avec les factures et n'oubliez pas que le soleil est toujours suspect..

Il arrive aussi qu'un contrôle fiscal vous tombe dessus simplement parce que c'est votre tour. Cela fait partie de la vie du dirigeant d'entreprise et les contrôleurs ne sont en général pas des Inquisiteurs sans manières. Le processus d'un contrôle fiscal est régi par des règles très précises. Les connaître nous rend plus efficace dans ces circonstances.

vendredi, 13 juillet 2012

Tenir soi-même la compta d’une petite entreprise ? Ou pas ?

Les dirigeants de TPE, les indépendants et les professions libérales peuvent-ils tenir eux-même leur comptabilité ?

La réponse à cette question, qu’on me pose souvent dépend de critères définis par la loi, mais aussi de considérations d’ordre pratique.

Les critères règlementaires d’abord : si sa forme juridique, un objet social spécifique ou des dispositions statutaires mettent votre entreprise dans l’obligation légale de soumettre la tenue, l’arrêté ou le contrôle de ses comptes aux diligences d’un expert-comptable et/ou d’un commissaire aux comptes, la situation est claire et l’alternative inexistante : vous confierez une mission à un représentant de ces professions règlementées.

Toutefois, la plupart des petites entreprises, des professions libérales, entreprises individuelles, activités freelances, … ne sont pas obligées de soumettre leurs comptes à une profession règlementée.

La décision, pour un « petit patron » de faire sa comptabilité par lui-même est une décision lourde. Quelles réponse honnêtes le chef d’entreprise donne t’il aux interrogations suivantes :
comptable-au-travail

  1. Suis-je capable de lister l’ensemble des tâches comptables et fiscales obligatoires ?
  2. Suis-je capable de faire la part des choses entre ce que je saurai vraiment faire et ce qui dépasse mes capacités ?
  3. Saurais-je respecter toujours les échéances déclaratives et de paiements ?
  4. Saurais-je faire face à ce stress supplémentaire ?
  5. Sur qui compter quand les choses se compliquent (contrôle fiscal, ...) ?
  6. Suis-je prêt à investir dans une formation en comptabilité et gestion ?

En vérité, l’établissement d’une liasse fiscale annuelle, les arcanes des caisses de cotisations sociales et autres joyeusetés obligatoires et récurrentes ne seront jamais réellement à la portée des "non-comptables" ou des comptables sans expérience. Voilà pour mon opinion après 25 ans de vécu.
En revanche, les dirigeants d’entreprises peuvent se former pour asseoir leur maîtrise des opérations comptables quotidiennes. Ils peuvent alors assumer la tenue à jour de leurs comptes dans un logiciel de comptabilité et réserver une mission de contrôle, de conseil et de clôture à un expert-comptable. Si la petite entreprise n’est pas si petite que cela, rien n’empêche le dirigeant de salarier une personne capable de mener à bien des tâches comptables ou qui va recevoir une formation en comptabilité.

  • Lorsque la saisie de la comptabilité au jour le jour est maintenue dans l’entreprise, le dirigeant garde davantage « la main » sur ses documents et s’implique davantage dans la gestion; il sait aussi précisément ce qu’il confie ensuite à son expert-comptable, ce qui améliorera la qualité de ses échanges avec le professionnel des chiffres.
  • Lorsque la saisie de la comptabilité au jour le jour est maintenue dans l’entreprise, le dirigeant économise des honoraires : une saisie comptable bien faite au sein de l’entreprise et des justificatifs comptables bien rangés sont une bénédiction pour le cabinet d’expertise qui vient aider à finaliser la comptabilité et les obligations fiscales. Il vaut mieux garder un budget "honoraires" pour élever le débat et acheter du conseil stratégique.
  • Lorsque la saisie de la comptabilité au jour le jour est maintenue dans l’entreprise, le dirigeant renforce sa crédibilité auprès des tiers : une demande de renseignement d’un client ou d’un fournisseur, sur la situation de son compte en vos livres, peut trouver réponse immédiatement, si les flux bancaires et les achats, comme les ventes, sont comptabilisés régulièrement.

En conclusion : tenir la comptabilité d’une TPE ou d’une activité indépendante n’est pas tâche insurmontable pour qui ne se surestime pas et sait passer la main sur des tâches requérant un savoir-faire spécifique. Une personne prête à se former à l’utilisation d’un logiciel comptable et à l’imputation des opérations habituelles de son activité peut acquérir une efficacité professionnelle appréciable dans la tenue de ses comptes. Mais il est illusoire de penser pouvoir gérer une entreprise tout seul. Même les professionnels ne restent pas seuls devant les dossiers que vous leur confiez.

Enfin, une considération fiscale pour les professions libérales et les indépendants qui reportent le résultat de leur activité professionnelle sur la déclaration à l’impôt sur les revenus de leur foyer fiscal : Il leur faut adhérer à un centre de gestion (ou association de gestion) agréé par l’administration fiscale. Ces organismes attestent de la cohérence des comptes de leurs membres. En l’absence de cette attestation, le fisc va appliquer un coefficient de 1.25 aux revenus professionnels déclarés. Pas vraiment avantageux. De rares experts-comptables ont également le droit d’apposer sur vos comptes un visa fiscal identique à celui délivré par les centres de gestion agréés.