Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Mot-clé - contrôle de gestion

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jeudi, 23 avril 2015

Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?

Certes, un dirigeant de PME, TPE ou de startup consacre, chaque semaine, plus d’une journée et demie à des tâches sans lien avec les ventes ou le développement de son entreprise. Cependant « diriger », c’est organiser, prévoir, déléguer, contrôler et réagir. Tous ceux qui « dirigent » doivent donc envisager leur entreprise dans sa globalité, fonctions support incluses.

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Etre gestionnaire, le pragmatisme avant tout

Après l’inadéquation entre offre et demande, les lacunes dans la gestion sont la deuxième cause de mortalité des entreprises de moins de cinq ans. Comme entrepreneur, quelle que soit la taille de votre business, quelle que soit votre activité, vous devez assumer des responsabilités qui sortent du champ de votre cœur de métier.

Interlocuteur bien renseigné, bouche-à-oreille assuré

Diriger une entreprise, c’est d’abord inspirer la confiance. Clients, associés, banquiers, salariés, investisseur, fournisseurs, fisc … tous souhaitent évoluer dans un environnement maîtrisé … par vous !

Pour être crédible, l’entrepreneur doit gérer ET afficher sa capacité à gérer. S’impliquer dans la tenue à jour de la comptabilité et le contrôle de gestion est un must pour le patron. Déléguer l’exécution est possible mais un dirigeant avisé sait se rendre disponible pour ces sujets.

Le temps des décisions prises « au doigt mouillé » est révolu

Les indicateurs-clé guident les choix de gestion stratégiques des entreprises. Le climat économique est instable. Progresser dans les turbulences impose aux dirigeants l’adaptation permanente de leur plan d'action.

Vecteurs d’informations objectives, la comptabilité, tenue à jour, et une bonne organisation administrative permettent un reporting fiable. Comment valider des synthèses qui seraient réalisées à partir de données de masse dont le traitement ne serait pas normalisé, en amont ?

Crédibilité et rentabilité

Une implication importante des dirigeants dans l’organisation administrative de l’entreprise va leur permettre de décider mieux et plus vite. Une gestion et une organisation fluides et limpides suscitent l’adhésion et renforcent l’autorité de l’entreprise, sur son marché. A ces avantages s’ajoutent l’opportunité, pour le décideur qui participe à la mise en place des procédures, de faire la chasse aux tâches inutiles ou automatisables… pour une plus grande rentabilité.

Alors, la gestion ? Du temps perdu ? Rien n’est moins sûr.
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mardi, 7 avril 2015

Pourquoi définir des procédures administratives ?

Les procédures permettent de faire toujours la même chose !

Si peu séduisant que paraisse la question des procédures de gestion, elles sont pourtant un enjeu de stratégie majeur, pour toutes les entreprises.
Voici pourquoi :

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  1. Rendement : Suivre une procédure adaptée permet de gagner du temps, en ne faisant que ce qui est nécessaire
  2. Travail collaboratif : Partager une méthode unique facilite l’entraide, la formation et la délégation
  3. Crédibilité : Appliquer des procédures permet à l’entreprise de prouver qu’elle maîtrise les règles de son art et les règles de bonne gestion.
  4. Décision : On se référera aux procédures pour savoir ce qu’il est raisonnable d’accepter et ce qui doit être sous-traité ou décliné, faute de savoir-faire.
  5. Contrôle de gestion : la standardisation rend possible la comparaison.
  6. Adaptation : Etablir des procédures, c’est démontrer que l’entreprise réfléchit à son environnement. C’est un double paradoxe : les procédures doivent évoluer régulièrement et « une procédure d’exception à la procédure » doit être prévue, pour une entreprise toujours agile.

Adopter des procédures n’est pas un concept dédié aux grandes entreprises. Indépendants, TPE et PME, comme les grands-comptes ont besoin d’une gestion efficace et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel, s’il y en a.

C'est connu : les procédures administratives sont faites pour être contournées. Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural est dotée d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans tous les cas, les entreprises qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.

La mise en place de procédures et les mises à jour régulières de celles-ci participent à une stratégie d'entreprise gagnante. S'agissant de la remise en cause d'une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l'audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.

mardi, 21 octobre 2014

Suivi du budget : Où va vraiment l’argent de l’entreprise ?


Comment utilisez-vous l’argent de votre entreprise ? Où part l’argent qui passe entre vos mains ? Répondre à cette question c'est expliquer votre stratégie d'entreprise. Une réponse argumentée passe par le suivi budgétaire et le contrôle de gestion.


Construire le budget d'une entreprise demande du temps et de la réflexion. Cependant, le pilotage de l’entreprise ne peut se faire que sur la base d’un budget prévisionnel détaillé par nature et/ou par activité. L’idée maîtresse est de permettre le suivi des flux financiers afin de contrôler l’emploi judicieux des ressources de l’entreprise.
Il ne s’agit pas de vérifier si le moindre crayon acheté était prévu au budget et s’il a été acheté au bon prix, mais, pourtant, tout ce qui peut être anticipé devrait l’être.

Des budgets plus ou moins détaillés

Dans ma pratique, j’ai pu observer plusieurs approches budgétaires :

  • L’actualisation des données comptables de l’année, plus (ou moins) une indexation estimée,
  • Les prévisions basées uniquement sur le feeling de l’entrepreneur ?
  • Les tableaux standardisés (récupérés sur internet ?) truffés de chiffres incohérents.
Comme professionnel du contrôle de gestion, ma vision de ce que doit être un budget est un peu différente :

 La construction du budget de l’entreprise repose sur le coût de chaque activité nécessaire pour réaliser 100% des objectifs.

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mardi, 22 avril 2014

Comment procède le trésorier pour établir vos prévisions de trésorerie ?

Disposer toujours des disponibilités nécessaires au fonctionnement de l’entreprise est une préoccupation commune à tous les entrepreneurs, de la TPE PME à la multinationale. Voici les notions que maîtrisent un bon trésorier ; autant de conseils pour une anticipation plus sereine de la trésorerie dans une entreprise agile.plan tresorerie notions

La trésorerie est une affaire de « flux » (cash flow)

Il y a, d’une part les recettes, les sommes entrantes, et d’autre part les dépenses, soit l’argent qui sort de l’entreprise. Le pilotage de l'entreprise, dont la mesure du besoin de trésorerie fait partie, nécessite une bonne maîtrise des flux monétaires, pour s'affranchir de la puissance discrète du hasard.

Comprendre le cycle de l’argent

Selon son activité, le cycle de production et de commercialisation de votre entreprise est plus ou moins long. Concrètement, le temps qui sépare une recette (flux entrant) des dépenses qui ont été consenties pour réaliser la vente génératrice de la recette n’est pas le même, selon qu’on gère des magasins de vente au détail ou, par exemple, qu’on dirige un chantier naval, qui livre un navire tous les trois ans.

De même, certaines activités nécessitent d’exposer plus ou moins de charges variables, quand d’autres verront leurs charges rester fixes, indépendamment du volume des ventes. Par exemple, dans un cabinet de conseil, la masse salariale doit être réglée quel que soit le chiffre d’affaires du mois, tandis qu’une société de déménagement, qui embauche des intérimaires pour réaliser des chantiers éphémères, verra ses charges se réduire si les clients ne sont pas au rendez-vous.

Avoir une vision transversale de l’entreprise

L’analyse du niveau de trésorerie et l’anticipation du BFR dépend du passage en revue exhaustif et récurrent de tous les facteurs qui provoquent des flux de trésorerie. A surveiller :

  • Le niveau de l’encours clients
  • La période moyenne de recouvrement des créances
  • Le niveau des dettes fournisseurs
  • Les délais de crédit accordés par les fournisseurs
  • Le niveau des stocks
  • ...

Mais aussi :

  • Les prévisions de ventes
  • Les dépenses d’investissements et
  • Les autres dépenses exceptionnelles

La combinaison de ces tendances, permettent de positionner des recettes et des dépenses futures sur l’axe du temps, pour constituer un prévisionnel de trésorerie.

Maintenir un tableau prévisionnel de trésorerie

On commence par y poser éléments les plus « certains » (dernier solde bancaire connu, salaires à payer, ventes facturées à encaisser) pour terminer par l’estimation des flux plus « aléatoires » dans leur montant ou leur date de survenance (achats prévus mais pas encore réalisés, …)

Les prévisions de trésorerie doivent être mises à jour de manière systématique et récurrente, au moins chaque mois et chaque fois qu’un fait significatif vient changer la donne (ex : contrat signé ou au contraire affaire manquée, embauche de personnel supplémentaire, anticipation d’une hausse de loyer …).

Confronter chaque mois la vérité inscrite sur les relevés bancaires de votre entreprise et votre tableau prévisionnel vous permettra d’affiner, au fil du temps, vos capacités d’anticipation.

Il est pratique, aussi, de réaliser des scénarios de BFR : modéliser, sur Excel par exemple, des scénarios de trésorerie selon des hypothèses « hautes », « moyennes » ou « basses » pour se faire une idée de l’impact du volume d’affaires sur la trésorerie disponible à l’avenir. Le rôle du trésorier est d’anticiper l’excédent de trésorerie (éviter l’argent qui « dort ») ou, à l’inverse, le manque de liquidités (un financement est plus facile à obtenir lorsque l’entreprise a anticipé un futur besoin d’argent).

Investir sur le contrôle de gestion

Professionnaliser la gestion de la trésorerie est plus facile si le trésorier peut s’appuyer sur des éléments objectifs :

  • une comptabilité à jour et suffisamment détaillée,
  • des procédures pour vérifier et encadrer les dépenses et la rotation des stocks,
  • une politique de facturation et de relance clients efficace pour encaisser les créances sans retard
  • la mise à jour régulière du carnet de commandes à servir
  • ...

Le contrôle de gestion n’a pas pour but des économies de bout de chandelles mais plutôt le contrôle de la cohérence entre les flux et la stratégie de l’entreprise. Les indicateurs-clés, qui figurent sur le reporting de l’entreprise donnent une bonne indication des postes de recettes et de dépenses « clés », qui impactent forcément beaucoup la trésorerie.

mardi, 18 mars 2014

Un contrôleur de gestion freelance dans ma boîte... pour quoi faire ?

controleur de gestion freelanceRecourir à un contrôleur de gestion freelance ou à un DAF externalisé c'est gagner du temps et bénéficier de compétences en toute flexibilité, sans risque de voir s'envoler les coûts fixes de votre PME.

L’action d’un directeur administratif et financier ou d’un contrôleur de gestion indépendant permet aux Hommes-Clé de consacrer plus de temps à leur cœur de métier et d'affiner le pilotage stratégique de leur entreprise.

Des avantages déterminants pour une entreprise agile

Une enquête récente a démontré que les dirigeants de TPE/PME consacraient un tiers de leur temps de travail à des tâches éloignées de leur expertise.

Outre que le temps gagné en s’appuyant sur un prestataire de confiance peut être consacré aux clients et au développement des affaires, les avantages du recours à un professionnel de la gestion extérieur à l’entreprise sont sans égal :

  • Flexibilité : pour éviter les incertitudes d'un recrutement.
  • Rendement et compétence : obtenez un renfort administratif chevronné, sans tout bousculer en interne.
  • Stratégie : utilisez le spécialiste externe pour organiser des procédures efficaces.
  • Economies : paiement d'un prix convenu sur devis.
  • Réactivité : vos imprévus sont le quotidien de l’expert externe.
  • Planification : objectifs, modalités et délais tenus.
  • Objectivité : celle apportée par un regard extérieur à l’entreprise.
  • Confidentialité : confiez le chiffrage de projets à un tiers qui n’est pas impliqué affectivement dans vos équipes.

Le contrôle de gestion externalisé ou la DAF externalisée vous permettent de bénéficier de la réactivité d'un partenaire de proximité objectif et bienveillant.

Votre image de marque renforcée

Epaulé par un DAF freelance ou un contrôleur de gestion indépendant, le dirigeant de PME ou de TPE a une vision claire de sa situation comptable et des relations apaisées avec les tiers. Il est plus disponible pour ses clients et plus serein.

L’image d’une société bien gérée, pilotée par un entrepreneur dont la crédibilité professionnelle est forte favorise la confiance des clients, des fournisseurs, des banquiers, sans oublier les administrations, auxquelles nos entreprises rendent des comptes.

Une productivité accrue :

La mise en place de procédures de gestion avec un responsable administratif et comptable externe vous fait gagner en autonomie, gage d'indépendance pour l'avenir.

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