Si vous pensiez que les procédures n’étaient adaptées qu’aux grandes entreprises… cet article va sûrement vous faire changer d’idée. Les indépendants, TPE et PME, tout comme les grands comptes ont besoin d’une gestion efficace afin notamment de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel. C'est le concept de l'entreprise agile, sur son coeur de métier, mais aussi dans les fonctions supports.

Qu’est-ce qu’une procédure administrative ?

Une procédure administrative permet la mise en œuvre d’un processus reproductible. Elle répond aux questions :

• qui fait quoi ?
• où ?
• quand ?
• comment ?
• au bénéfice de qui ? ...
  

Vous classez vos factures fournisseurs par échéance de paiement ? vous rangez vos relevés bancaires par date ? alors vous êtes comme M. Jourdain qui faisait de la prose sans le savoir… Vous avez bien mis en place des procédures administratives. Cette organisation contribue à ce que l’entreprise fonctionne de manière fluide.

Pourquoi mettre en place une procédure administrative ?

Pour les comptables, les immobilisations sont des biens durables, non-courants. Pour les « non-comptables », cela mérite quelques explications :

Un Actif est durable si sa durée d’utilisation est prévue comme supérieure à un an. Un Actif est déclaré courant, s’il varie en valeur et/ou en quantité, tout au long de l’année, au gré de l’activité de l’entreprise. Nous allons prendre des exemples :

• Le four d’un restaurant est une immobilisation : son achat est un investissement qui sera exploité plus d’un an et ne fera l’objet de transactions commerciales qu’à titre exceptionnel, le restaurateur vend couramment des repas, et pas couramment des fours.
• Les fours commercialisés dans un magasin d’électro-ménager ne sont pas des immobilisations. Ils font partie du stock de marchandises dont la vente est une activité courante et habituelle pour le magasin.
  

De même, un véhicule de société est une immobilisation, sauf si la société qui le détient est une concession automobile, pour laquelle les voitures sont des articles à vendre.

Pratiquement, lorsque l’entreprise acquiert un bien durable, et si sa valeur hors taxe atteint 500 euros, elle va comptabiliser cet achat en immobilisation, avec les conséquences comptables suivantes :

• Ce bien (un immeuble, un ordinateur, un camion, …) fait alors partie du patrimoine de l’entreprise et figure à l’Actif du bilan.
• Contrairement aux achats courants, les acquisitions d’immobilisations ne grèvent qu’indirectement les charges de l’entreprise. Celle-ci enregistrera chaque année une charge constatant l’usure théorique progressive de l’immobilisation, sous forme de dotation aux amortissements. Ainsi, un matériel informatique censé être utilisé trois ans par l’entreprise, fera l’objet d’une prise en charge d’un tiers de sa valeur, chaque année, au titre des amortissements. C’est au bout de 3 ans qu’il aura été complètement pris en charge (on dit qu’il est amorti sur 3 ans).
  

Nous consacrerons un autre article aux amortissements, pour lesquels plusieurs méthodes de calcul sont admises. Retenons simplement ici que les amortissements impactent le cash-flow (capacité d’autofinancement).

Pour être complet, voici les différentes familles d’immobilisations qui peuvent être inscrites dans la comptabilité :

1. Immobilisations Incorporelles : Frais d’établissement et de constitution de la société, fonds commercial, brevets, marques et licences. Ces biens non-tangibles font cependant partie durablement du patrimoine de l’entreprise.
   
2. Immobilisations corporelles : Terrains, constructions, matériel de bureau, machines, matériel roulant.
3. Le four et la voiture des exemples cités plus-haut font partie de ce type d’immobilisations bien tangibles.
4. Immobilisations financières : Prêts accordés par l’entreprise, cautions versées par celle-ci, participations dans le capital d’autres entreprises en vue de les conserver à long-terme.
   

Enfin, les immobilisations peuvent bien-sûr être revendues, plus rarement réévaluées et in fine, mises au rebut. Cependant, le fait qu’un bien soit totalement amorti n’implique pas que ce bien doive être désaffecté : Mon ordinateur est dans sa quatrième année d’exploitation. Il a été totalement amorti sur 3 ans et donc, économiquement, ne vaut plus rien, dans le bilan d’Adjuvamus Management Support. Même les non-comptables comprendront que cet outil me soit encore précieux. ;) Faire durer est une stratégie d'entreprise. Renouveler les équipements par l'investissement en est une autre.

Lire aussi : Immobilisations : vos dépenses d’investissements comme source d'économies

La capacité d'autofinancement - qu'est-ce donc ?

Le bilan comptable - qu'est-ce donc ?