Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Reporting : facile à lire ! facile à faire ?

reporting-pme Les outils de pilotage et de reporting sont plus que jamais indispensables pour assurer la crédibilité des entreprises, y compris les PME-TPE. Le succès dépend de l'adaptation de la stratégie d'entreprise à un environnement mouvant. Comment s'y prendre pour disposer d'un reporting pratique ?

On trouve maintenant des logiciels qui permettent de produire des indicateurs de gestion de toute nature et, la bonne nouvelle, c’est que ces applications (« dans le nuage » ou pas), ne sont pas chères. Mais la question fondamentale n’est pas là : pour les dirigeants de l’entreprise, il s’agit surtout de savoir ce qu’il est important de suivre de près. Quels sont les indicateurs-clés à surveiller pour piloter une entreprise agile ? La réponse à cette question dépend de nombreux facteurs, même s’il y a des indicateurs-clés universels comme le suivi de la trésorerie et du volume des ventes, par exemple. Les points de contrôle peuvent aussi varier au fil du temps : une entreprise en développement relève un défi différent lors de cette phase que lors de son temps d’amorçage.

Des indicateurs de gestion indispensables pour l'entreprise

Ainsi, la recherche de l’outil qui permettra aux stratèges de disposer d’un tableau de bord pertinent ne doit, en principe, intervenir qu’après la définition des informations utiles au pilotage de l’entreprise. Les dirigeants ont tout intérêt mener une réflexion en amont au sujet des éléments qu’ils vont faire figurer dans leur reporting. On ne saurait trop leur conseiller de privilégier l’échange, dans cette période de réflexion. Même si l’arbitrage final appartient toujours au « patron », le directeur administratif et financier, l’expert-comptable sont des interlocuteurs qui peuvent aider un dirigeant esseulé à s’ouvrir l’esprit.

Comment s'y prendre pour un reporting facile à faire et facile à lire ?

Avez-vous déjà conduit votre voiture en territoire inconnu en suivant avec confiance un GPS, que votre connaissance approximative de la région vous aurait amené à mal paramétrer quant à l'objectif à atteindre ? Cela m'est arrivé! On est toujours un peu confus d'avouer aux passagers qu'on est perdu ! Aller de l'avant sur la base de données fausses est sans doute la pire des choses qui puisse arriver à un chef d’entreprise. Alors, lorsque les indicateurs de gestion sont définis, les problèmes pratiques ne font que commencer.

  • A quelle fréquence va-t-on «sortir» une mise à jour des tableaux ?
  • Comment les présenter de manière accessible ?
  • Comment compiler les données nécessaires pour obtenir une synthèse fiable, de manière récurrente ?
  • Qui va se charger de réaliser le reporting, de l’animer au fil du temps, de convaincre ceux qui y contribuent ?
  • Comment mettre en place le contrôle interne nécessaire pour vérifier la fiabilité du reporting ?

Eviter l’usine à gaz

En matière de tableau de bord et de reporting, l’idée maîtresse reste le principe de réalité : il est inutile voire dangereux de passer du temps à développer une procédure de reporting séduisante mais impossible à mettre en œuvre de façon récurrente et, j’insiste, à méthode constante.

Pensez procédure

Face à ces enjeux, dont dépendent à la fois la crédibilité de l’entreprise et celle de ses dirigeants, il est essentiel de considérer que le reporting et les tableaux de bord de gestion doivent être établis en suivant une procédure ; Il ne s’agit pas d’établir un « diktat des comptables » mais de s’assurer que les synthèses sont établies selon une procédure constante, que les données compilées sont exhaustives et vérifiées. On ne peut pas passer non plus sur la nécessité de remettre régulièrement en cause le contenu du reporting. Les indicateurs étudiés donnent-ils toujours les informations nécessaires au pilotage de l’entreprise dans le contexte d'aujourd'hui ? Rien n’est jamais figé. Pour être utile, le reporting doit être à la fois « dur » et « souple ».

On l’a dit au début de cet article, de nombreux outils abordables existent. Reste pour les dirigeants d’entreprises à se convaincre qu’un conseil extérieur, neutre et bienveillant, pourra leur faire gagner temps et argent, par le simple fait de l'expérience concernant les points de vigilance décrits plus haut. Mais je m’aperçois que je commence à parler de moi, alors … on en reste-là ? ;) ou pas ?

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