Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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L'art des procédures en entreprise : guider sans étouffer la créativité.

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Si vous pensiez que les procédures n’étaient adaptées qu’aux grandes entreprises… cet article va sûrement vous faire changer d’idée. Les indépendants, TPE et PME, tout comme les grands comptes ont besoin d’une gestion efficace afin notamment de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel. C'est le concept de l'entreprise agile, sur son coeur de métier, mais aussi dans les fonctions supports.

Qu’est-ce qu’une procédure administrative ?

Une procédure administrative permet la mise en œuvre d’un processus reproductible. Elle répond aux questions :

  • qui fait quoi ?
  • où ?
  • quand ?
  • comment ?
  • au bénéfice de qui ? ...

Vous classez vos factures fournisseurs par échéance de paiement ? vous rangez vos relevés bancaires par date ? alors vous êtes comme M. Jourdain qui faisait de la prose sans le savoir… Vous avez bien mis en place des procédures administratives. Cette organisation contribue à ce que l’entreprise fonctionne de manière fluide.

Pourquoi mettre en place une procédure administrative ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, des procédures bien adaptées vous aideront pour le pilotage de votre entreprise; elles vous apporteront :

  • Un gain de temps indiscutable : vous ne ferez que ce qui est nécessaire et suffisant, mais en temps voulu. Par exemple, un bon classement (logique et régulier) vous permettra de trouver un document rapidement car tout est ordonné, il n’y a pas de perte d’informations. Ainsi, tous les dossiers sont traités à l’heure.
  • Une grande efficacité dans la transmission des savoirs et dans la délégation des tâches : il est facile de se reporter aux procédures pour apprendre, comprendre et faire.
  • Une réputation de crédibilité : banques, fournisseurs, clients, personnel auront confiance dans le professionnalisme d'une société commerciale qui répond vite et bien aux demandes. Oui! Même les salariés attendent de leurs dirigeants une parfaite maîtrise de la gestion et de l’organisation; ils s'investissent davantage lorsqu'ils sont en confiance.
  • Des prises de décision plus rapides et plus objectives, justifiées jusque dans les détails.
  • Un contrôle de gestion pertinent et efficace car la systématisation rend possible la comparaison.

Une procédure d’exception doit être prévue pour éviter un diktat de la bureaucratie. Parfois, le recours à un audit est indispensable pour mettre en place des procédures administratives ou de production appropriées à votre entreprise. N’hésitez pas également à prendre conseil auprès d’un professionnel compétent pour faire un point régulier sur vos procédures, leurs mises à jour et leurs applications.

Quelques exemples d’outils de procédures administratives

  1. Minimaliste mais indispensable : tenir un planning administratif : avec des rappels automatisés ! Il vous permet d’être à jour dans vos déclarations fiscales et sociales et de faire à temps tout ce qui est récurrent. Un simple agenda sur Google vous évitera les pénalités de retard et les redressements fiscaux qui coûtent si cher aux entreprises.
  2. Le classement séparé des factures réglées de celles encore "ouvertes".
  3. La séparation des fonctions : par exemple, quand c'est possible, ce n'est pas la personne qui valide une facture d'achats qui procède à sa mise en paiement.


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L'art de la procédure : guider sans étouffer

Toute la finesse d’une procédure est qu’elle ne doit pas être figée ni contestable. Elle sera arrêtée par des personnes qui ont une bonne connaissance des enjeux complexes de l'entreprise (l'expérience!) et bien sûr concertée avec ceux qui vont la mettre en application.

Ensuite toute procédure doit faire l’objet d’une mise à jour chaque fois que des changements de législation ou de contexte, dans l’entreprise (personnel, taille, marché, produits…), l'exige.