Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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La convocation à l'assemblée générale des actionnaires est très formelle

La convocation de l'assemblée générale des actionnaires est une obligation annuelle pour toutes les sociétés commerciales. Le respect du formalisme des convocations est essentiel afin qu'aucun actionnaire ne puisse s'estimer lésé dans ses droits sur le contrôle de la gestion, en tant que propriétaire de l'entreprise.

convocation-AGONous avons déjà abordé précédemment le rôle de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires, qui se tient une fois l'an, dans toutes les sociétés commerciales.

Celui qui apporte la preuve de propriété d'au moins une action avec un droit de vote peut prendre part à une assemblée générale. Les modalités de convocation correspondent à des dispositions légales, qui peuvent être complétées par des dispositions statutaires. En principe, la convocation est envoyée au plus tard le vingt-et-unième jour précédant l'assemblée générale. Pour les sociétés qui ont un nombre restreint d'actionnaires, une convocation nominative est adressée à chacun par courrier. Pour les grandes entreprises, dont l'actionnariat est atomisé, la convocation est transmise par publicité dans la presse à diffusion nationale et par une annonce légale.

Quels documents remettre aux actionnaires ?

La convocation de l'assemblée générale des actionnaires est une obligation annuelle pour toutes les sociétés commerciales. Le respect du formalisme des convocations est essentiel afin qu'aucun actionnaire ne puisse s'estimer lésé dans ses droits sur le contrôle de la gestion, en tant que propriétaire de l'entreprise.

convocation-AGONous avons déjà abordé précédemment le rôle de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires, qui se tient une fois l'an, dans toutes les sociétés commerciales.

Celui qui apporte la preuve de propriété d'au moins une action avec un droit de vote peut prendre part à une assemblée générale. Les modalités de convocation correspondent à des dispositions légales, qui peuvent être complétées par des dispositions statutaires. En principe, la convocation est envoyée au plus tard le vingt-et-unième jour précédant l'assemblée générale. Pour les sociétés qui ont un nombre restreint d'actionnaires, une convocation nominative est adressée à chacun par courrier. Pour les grandes entreprises, dont l'actionnariat est atomisé, la convocation est transmise par publicité dans la presse à diffusion nationale et par une annonce légale.

Quels documents remettre aux actionnaires ?

Les actionnaires doivent pouvoir préparer leur participation à l'assemblée générale. En effet, il leur reviendra d'approuver les comptes de l'année écoulée et de donner éventuellement quitus de leur gestion au président ou au gérant de leur société (décharger ceux-ci de leurs responsabilités dans la gestion :) ).

La direction va donc leur fournir, en amont, les éléments utiles pour se forger une opinion. Elle va fournir aux actionnaires un projet des résolutions qu'elle va soumettre au vote, en même temps que le rappel des règles de participation à l'assemblée générale. Il est d'usage que chaque actionnaire ait reçu les projets de comptes annuels sur lesquels il va s'exprimer et le rapport de gestion des fondés de pouvoirs quinze jours au moins avant la date de l'assemblée générale. Si des rapports spéciaux ont été rédigés (commissaires aux comptes, ...) ces documents sont également communiqués aux participants avant le jour J.

Au stade de la convocation, l'ordre du jour communiqué avant l'assemblée n'est pas définitif : tout actionnaire qui détient au moins 5 % des actions peut demander l'inscription, à l'ordre du jour, des questions sur lesquelles il estime que l'assemblée devra débattre.

Prochainement, nous évoquerons l'organisation du vote dans une assemblée générale d'actionnaires.