Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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L'inventaire physique : il est révélateur de la qualité des procédures

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler, au moins une fois par an, l’existence et la valeur des éléments du patrimoine affecté à l’activité professionnelle. Mais l'inventaire physique est aussi un indicateur de la qualité des process de l'entreprise.
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L'obligation de faire un inventaire physique signifie que toute entreprise doit compter et valoriser tout ce qu'elle détient, une fois par an. Dans une gestion moderne, il s'agit de recouper ce comptage physique avec d'autres données disponibles dans le système d'information : les entreprises ont maintenant souvent un logiciel de gestion des stocks et, dans tous les cas, une comptabilité. L'image fidèle du patrimoine de l'entreprise dépend logiquement de la cohérence des bases de données avec ce qui existe de manière tangible.

Concernant les stocks, bien souvent, l’inventaire est permanent. L'ordinateur permet l'enregistrement des entrées en stock, au fil de l’eau. Les références et les quantités achetées, sont saisies régulièrement. Les sorties, lors des opérations de ventes, de transformation ou de transfert d’un stock à un autre peuvent être constatées lors des livraisons, de la facturation des ventes ou du passage en caisse, soit encore par des bons de transfert ou de consommation en interne, en cas de transformation de matières.

Concernant les immobilisations (machines, ordinateurs, flottes de véhicules, immeubles professionnels...), elles sont en principe répertoriées dans les tableaux d’immobilisations et d’amortissements à produire en annexe de la déclaration fiscale annuelle. Néanmoins, le rapprochement entre les registres (papiers ou informatisés) et un comptage annuel reste obligatoire, aussi pour l'Actif immobilisé.

L'inventaire : un révélateur de qualité des procédures de l'entreprise

Les bases de données (donc in fine, les valeurs comptables) doivent être ajustées en fonction des quantités et valeurs physiquement constatées. Il va de soi qu’en cas de divergence importante entre le comptage et les quantités renseignées dans les livres ou fichiers informatiques, la bonne pratique de gestion voudra qu’on cherche à expliquer ces écarts, révélateurs de dysfonctionnements. Face à une problématique d'écarts importants, le dirigeant d'entreprise devra mener l'enquête, non seulement pour remédier à un problème manifeste,(du stock a disparu ou au contraire un stock existant n'était pas répertorié dans le logiciel, il faudra savoir pourquoi) mais aussi parce qu'il faudra établir une justification comptable de l'écriture de régularisation venant corriger la valeur des biens inscrits au bilan.

La distribution et l'industrie davantage concernées

Dans certaines activités traditionnelles (excluons de facto les services), le comptage matériel des existants en stock et des infrastructures de production revêt une importance essentielle : dans la distribution, par exemple, les stocks de marchandises représentent une grande partie des actifs et la variation des quantités et/ou valeurs de stocks pèse fortement sur le résultat de l’entreprise. Dans l'industrie, les infrastructures s'ajoutent aux stocks pour constituer les grandes masses de l'Actif du bilan.

Une entreprise agile et soucieuse de représenter, au bilan, une image fidèle de son patrimoine va adopter une procédure d’inventaire précise, ne laissant pas place à l’improvisation. La procédure doit être formalisée par la direction administrative et financière et dans tous les cas validée et supervisée par les dirigeants de l’entreprise, qui engagent leur responsabilité de gestion devant la Loi. Ils répondent de l'exactitude et de la rédaction de bonne foi du bilan comptable : gare à la faute de gestion !

La procédure d’inventaire mobilise les équipes et nécessite souvent de « figer » l’entreprise, le temps du comptage. Il convient donc de faire vite et bien.

La procédure définira notamment

  • les finalités de l’inventaire
  • la date et les heures de comptage
  • les modalités de préparation des lieux de stockage
  • le rôle du personnel chargé de l’inventaire
  • l’arrêt des mouvements (entrées et sorties) pendant l’inventaire
  • le mode de comptage et de saisie de l’inventaire
  • les procédures de séparation des exercices

Et la valorisation ?

Les stocks existants sont enregistrés à leur coût d’acquisition, pour les biens acquis et à leur coût de production pour les biens produits. Coût moyen unitaire, Premier entré, premier sorti, dernier entré, premier sorti. Plusieurs méthodes de valorisation des biens existent et le choix d'une d'entre elles n'est jamais neutre. Nous pourrons y revenir dans un prochain billet, mais, dans tous les cas, retenez que les règles d'évaluation des biens constituants le patrimoine d'une société doivent être constantes d'une année sur l'autre, afin de maintenir la possibilité de comparer les données dans le temps. Tout changement de méthode d'évaluation devra dès lors être dûment justifiée jusque dans les annexes de la liasse fiscale annuelle.