Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

Aller au contenu | Aller au menu | Aller à la recherche

Le fichier des écritures comptables, c’est quoi ?


Depuis le 1er janvier 2014, la dématérialisation est la règle lors des contrôles fiscaux. Les entreprises doivent présenter leur comptabilité au vérificateur sous forme d’un fichier informatique standardisé. Votre entreprise est-elle concernée ? Quels sont les obligations concrètes en matière de FEC ?


Depuis début 2014, les entreprises tenant leur comptabilité sur un système informatisé doivent se tenir prêtes à remettre au vérificateur un fichier informatique des écritures comptables (FEC), en cas de contrôle fiscal. Ce fichier doit être documenté de manière telle que le contrôleur puisse l’adapter à l'environnement informatique des services fiscaux.

Qui sont les entreprises visées par le FEC ?

Toutes les entreprises dont la comptabilité est informatisée entrent dans le champ d'application. Le secteur d’activité, la forme juridique ou le régime d’imposition n’entre pas en ligne de compte.
Les SCI soumises à L’impôt des sociétés et même certaines associations sont également concernées.

Pourquoi un fichier des écritures comptables (FEC) ?

L’examen d’une base de données facilite la vérification d’une comptabilité. Les auditeurs, les commissaires aux comptes et les contrôleurs de gestion ne se privent plus de cette facilité depuis belle lurette. En exigeant de disposer d'un fichier dématérialisé, l’administration fiscale peut ainsi disposer d'emblée d'informations exhaustives et rentrer les chiffres des entreprises dans sa propre informatique, sans devoir faire de saisie.
Cela donne au fisc la possibilité de soumettre vos comptes à des contrôles de cohérence automatisés (équilibre débit-crédit, cohérence de dates, traces d’écritures modifiées ou supprimées, etc…) et de soumettre vos chiffres à des « filtres » normatifs, à des fins de contrôles ou d'études statistiques.

La phobie administrative n'étant pas un prétexte convenable, les dirigeants de TPE et PME, concernées par le FEC au même titre que les grandes entreprises devraient donc s’assurer auprès des responsables de leurs comptabilités que le fichier d’écritures comptables de leur entreprise est bel et bien généré et archivé au moment de la clôture annuel des comptes.

La question de la constitution du FEC doit absolument être envisagée avant des changements de systèmes logiciels ou lorsque des comptabilités sont fusionnées en cours d’exercice, lors de transmissions ou de fusions de sociétés; en effet, la base de donnée constitutive du FEC ne peut être scindée en plusieurs fichiers.

La structure du FEC est définie par la loi. Les champs obligatoires dépendent du régime d’imposition de l’entreprise. Comme évoqué plus haut, l'entreprise doit pouvoir remettre un fichier unique par exercice à l’Administration. À noter que des dérogations existent.

 Mon avis : Le fichier des écritures comptables est une évolution cohérente avec l'air du temps. Il est facile de se conformer à la règle. Ne pas anticiper cette obligation revient à s'asseoir sur une mine non démilitarisée.
Réglez cette affaire de FEC une fois pour toute avec votre expert-comptable, en liaison avec la société ou le service en charge des systèmes logiciels dans votre entreprise.

Prévenez le service des impôts des entreprises sans attendre, si vous rencontrez des difficultés ou si vous craignez d'en rencontrer à l'occasion de changements de logiciels ou de périmètre de votre comptabilité, par exemple.