Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Déductibilité des frais de repas des dirigeants d’entreprise

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Les indépendants (gérants ou présidents de sociétés, TNS ou professions libérales) engagent des frais de repas à proximité de leur lieu de travail, quand celui-ci est éloigné de leur domicile. L’enregistrement de ces notes de frais dans les charges est admis, mais avec une limite en euros, par repas. Nous vous donnons les critères valables en 2017 concernant la prise en compte de frais de repas dans les charges de l’entreprise.

La règle définie dans cet article concerne les frais de repas, disons le déjeuner, qu’un dirigeant d’entreprise ou un travailleur indépendant, prend à côté de son lieu de travail. Il peut s’agir d’achats à emporter ou de repas pris sur place, dans un restaurant. En 2017, pour les repas pris à proximité du lieu de travail, la dépense incluse dans les charges professionnelles ne peut excéder 13,65 euros par repas pour être admise par le fisc. Le calcul de la part déductible doit donc être fait pour chaque justificatif de dépenses. C’est un peu contraignant mais obligatoire : nous donnons des exemples ci-dessous .

La règle de base : un calcul pour chaque repas

Comme toutes les charges, leur déductibilité est subordonnée à la présentation d'un justificatif en bonne et due forme. L’administration plafonne la charge par repas à 18,40 euros, sur lesquels il convient de déduire 4,75 euros. Ces 4,75 euros correspondent, pour 2017, au prix que vous aurait coûté un casse-croûte si vous étiez rentré le prendre chez vous.

Comme d’habitude, cette règle simple est complétée par des normes supplémentaires …

En pratique, donc, il faut déduire 4,75 euros de chaque note consécutive à un repas, en veillant à ce que la note réelle du repas n’excède pas 18,40 euros (18,40 – 4.75 = 13,65 €).

Toute dépense supplémentaire devra être dûment justifiée (admettons que vous travailliez exceptionnellement dans une zone ou l’offre de restauration est ultra-chère, sans possibilité de vous rapprocher d’un commerce plus abordable).

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Cinq précisions importantes :

  1. Cette règle de déductibilité des frais de repas s'applique exclusivement aux indépendants, gérants de société ou assimilés salariés, donc en aucun cas aux salariés de l'entreprise.
  2. La déduction des frais de repas pris à proximité du lieu de travail est admise pour les activités professionnelles soumises à un régime réel d’imposition. Dans le cas d’une imposition au forfait, comme c’est le cas des micro-entrepreneurs, aucune déduction de frais au réel n’est admise et, en conséquence, aucun frais de bouche ne peut être imputé sur les recettes.
  3. Les frais de repas pris ou achetés à proximité du lieu de travail ne doivent pas être confondus avec les repas d’affaires ou frais de représentation, qui sont des charges admises par le fisc et déductibles à 100% dès lors qu’elles sont engagés pour la nécessité de l’exploitation ; il s’agit des invitations de clients ou prospects à un repas pour mettre de l'huile dans la relation commerciale.
  4. De même les frais de déplacement, d’hébergement et de repas pris à l’extérieur lorsque la nécessité de l’exploitation conduit le chef d’entreprise à s’éloigner de son lieu de travail habituel (tournée de prospection, mission chez un client éloigné, salon professionnel …) sont déductibles à 100%, s’ils sont dûment justifiés.
  5. Le fisc évalue l’impossibilité pour un indépendant de rentrer manger à son domicile en fonction de la distance lieu de travail - lieu de résidence mais aussi en fonction des temps de transport ; en effet, en ville ou à la montagne, l’offre de transports en commun, l’état du réseau routier, les encombrements, le climat et le relief entrent en considération, tant et si bien que l’administration fiscale n’a pas établi d’autre norme que le caractère « raisonnable » d’un aller-retour au domicile pour le déjeuner.
  6. La TVA sur les frais de repas est déductible si la base soumise à TVA et la TVA proprement dite est détaillée, par taux applicable, sur le ticket justificatif. La TVA déductible n’entrant pas dans les charges professionnelles, la somme à prendre en considération pour le calcul des frais de repas déductible selon le principe énoncé ci-dessous sera le montant hors taxe du ticket, si la TVA est comptabilisée en TVA déductible.