Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Pilotez votre entreprise grâce au tableau de bord

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Les décisions de gestion stratégique doivent être prises sur la base de données objectives. Pour pouvoir vérifier la bonne marche de vos affaires et prendre les décisions de gestion adaptées à la situation, vous devez pouvoir compter sur des indicateurs fiables, issus d’informations de masse vérifiées et complètes. L’ensemble des indicateurs-clés facilitant le pilotage de votre entreprise composent son tableau de bord.

Comme dans une voiture, le pilote de l’entreprise doit pouvoir se fier à son tableau de bord pour vérifier si son entreprise tient le cap prévu (le fameux prévisionnel ou budget), ou si des actions correctrices doivent être envisagées pour revenir sur la trajectoire idéale.

Réglage du tableau de bord

Il n’y a rien de pire qu’un tableau de bord qui présente des informations erronées. Aussi, s’il n’y avait qu’un conseil à donner, c’est de ne pas fixer la stratégie de l’entreprise en suivant des indicateurs qui ne seraient pas basés sur des données de masse vérifiées, par l’exercice du contrôle interne. Le contrôle interne permet de vérifier si les flux d’informations (chiffrés et autres) enregistrés correspondent bien à la réalité du vécu de l’entreprise, sans erreurs d’imputations ni omissions.

En tant que conseils de dirigeants, lorsque la procédure d’élaboration et de mise à jour du tableau de bord d’une entreprise ne paraît pas absolument limpide, je préfère “piloter à vue”. Comme dans la conduite d’un véhicule le pilotage à vue est difficile lorsque l’environnement est perturbé, mais je préfère avancer doucement que de foncer en suivant aveuglément des indicateurs dont l’étalonnage n’est pas garanti.

Quels indicateurs-clé suivre ?

Un tableau de bord de gestion d’entreprise doit être réalisé sur-mesure. D’abord parce qu’il est inutile de vouloir présenter un projet trop ambitieux, dont le temps de mise à jour est inadapté par rapport aux ressources de votre entreprise. Toutefois, ce n’est pas parce que vous animez une petite structure que vous pouvez-vous passer de tout instrument. Si votre temps ou vos ressources sont limitées, vous pouvez réfléchir non seulement aux quelques mesures indispensables (niveau des ventes, de trésorerie, du carnet de commandes et des créances restant à encaisser, par exemple) mais aussi à la fréquence de mise à jour de la synthèse d’indicateurs.

Il est probable qu’un coup d’oeil extérieur pourra vous aider à objectiver le choix des indicateurs-clés utiles dans votre cas. En effet, les dirigeants d’entreprise manquent souvent de recul. L’aide d’un consultant neutre pourra les aider à trouver les meilleurs biais et les méthodes les plus efficace pour mesurer la performance de leur exploitation. En effet, entre comptabilité, gestion des ventes, des achats et des stocks, chiffres de trésorerie, en passant par les données RH, une entreprise est un système complexe. Pas étonnant que certains d’entre-vous se demandent par quel bout attaquer le silo d’information pour en extraire des éléments de jugement permettant la gestion stratégique dans une entreprise agile.
Je vous avais déjà donné des pistes quant aux indicateurs de gestion à suivre.

S’entourer pour bâtir le tableau de bord

Il n’est pas sûr que vous aurez besoin d’un consultant pour vous aider à actualiser régulièrement votre tableau de pilotage. Une fois les indicateurs-clés déterminés et la procédure de mise à jour formalisée, vous pourrez peut-être sortir votre tableau de bord par vous-même. Sinon, le rôle d’un DAF indépendant, (donc de moi-même) est de vous y aider régulièrement. L’avantage, c’est que, dans ce cas, vous bénéficiez aussi de mon expertise pour interpréter le tableau de bord et envisager les décisions nécessaires pour l’avenir de l’entreprise.

Quels sont les écueils classiques en matière de reporting d'activité

Une erreur classique est de copier/coller un reporting récupéré sur internet ou dans un livre. Certes, certains indicateurs sont universels, mais votre entreprise est unique. Lorsque vous consulterez votre tableau de bord, une seule question prévaudra : “quelle est la performance globale de l’entreprise à ce moment M ?”

Si vous travaillez avec des équipes, je vous suggère de surveiller l’interprétation qui est faite du tableau de bord, si vous le partagez avec elles. Les managers, employés et ouvriers ont tous leur perception propre de l’entreprise et l’interprétation qu’ils font des données du reporting peut ne pas être conforme à celle du dirigeant que vous êtes. Comme toujours, si vous communiquez des données, sachez les présenter en pensant à ceux à qui ils sont destinés et fournissez en quelques phrases des éléments d’interprétation de manière à éviter tout malentendu. Il ne faudrait pas que vos équipes puissent penser que vous êtes satisfaits par les chiffres si ce n’est pas le cas, mais il n’est pas bon non plus de communiquer des chiffres difficiles sans fournir ni explication ni plan de remédiation.

Au passage, je précise qu’à chaque lecture du tableau de bord, les dirigeants feront bien de se demander si les indicateurs qu’ils examinent sont pertinents. Je veux dire simplement que si les conditions d’exploitation (le modèle économique) changent, le tableau de bord doit peut-être être remis en cause quant aux mesures qu’il met en lumière.

Qu'est-ce qu'un bon tableau de bord ?

Le seul bon tableau de bord est celui qui donne, à tous ceux qui en ont besoin, et en temps opportun, des informations nécessaires pour assurer la bonne marche de l’entreprise. A quoi bon passer du temps à établir des documents que personne ne lit. Cela décrédibilise votre leadership. Gare à la force de l’habitude : trop de temps est perdu en continuant à opérer des tâches devenues inutiles (à chacun ses marottes).

Ce qui précède ne doit pas servir de prétexte à des impasses coupables : ne pas présenter de reporting ou oublier tel ou tel paramètre important parce qu’il serait trop complexe est un peu une manière de dire qu’en tant qu’entrepreneur, on a des lacunes! Encore une fois, il faut savoir poser les bonnes questions et donc, savoir se faire aider pour franchir un cap dans la compréhension des mécanismes économiques.

Bâtir un reporting est un investissement à long terme

Dans l’idéal, mettez donc le paquet sur la définition des indicateurs-clés et la procédure de mise à jour (incluant le contrôle interne pour garantir la fiabilité de la synthèse). Cela va demander un peu de travail, de réflexion et de discipline, mais, rappelez-vous que la tenue de route de votre entreprise en dépend.