Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Dirigeants : les bonnes raisons de ne pas surcharger votre agenda.

La consultation de mon planning vous apprendrait que certains créneaux horaires sont réservés … à rien du tout. Ces plages horaires sont des zones tampons, que je que je me réserve. Il est rare que, pendant ces temps-là, je ne fasse rien du tout. Au contraire ! Je prends alors le temps de faire des choses non planifiées.

Ces mots sont issus d’un article de Jeff Weiner, CEO de LinkedIn : The importance of scheduling nothing . Je le trouve sain et simple. Comme l’été est l’occasion de prendre du recul, de briser la routine, aujourd’hui, pas de notions de gestion administrative ou comptable sur ce blog.
Je vous propose ma traduction de l’article de ce dirigeant, un as du pilotage de l'entreprise, qui nous explique comment il trouve du temps pour avoir une vision stratégique pour l’entreprise qu'il dirige. Voici ce qu'il dit :

En général, je bloque une heure et demie à deux heures de temps non-affecté par jours. J’ai développé cette habitude d'efficacité professionnelle en réaction à un agenda qui était devenu tellement embouteillé et perturbé, avec un enchaînement incessant de rendez-vous si soutenu que je n’avais plus de temps pour faire ce qui avait été décidé lors de ces rencontres, ni de réfléchir.
Ces temps réservés sont des temps d'indulgence, destinés à faire retomber la pression. Je les utilise parfois pour improviser des réunions qui ont dû être reportées ou annulées précédemment. Mais ces « temps libres » sont surtout importants dans la mesure où ils me permettent tout simplement de faire mon travail. Voici pourquoi :
Le rôle du dirigeant consiste à accompagner et évaluer l’évolution de l'entreprise. Il lui faut sans cesse jongler entre la gestion des Hommes, le suivi opérationnel et le développement stratégique. Concrètement, ces responsabilités sont chronophages. Très chronophages. Or, en passant de rendez-vous en réunions pour jouer ce rôle, le temps s’évapore.

La théorie de l’homme providentiel n’est pas la bonne façon de manager une organisation.

Prenons l’exemple du management de proximité. Avec leur compétence et/ou leur expérience, les décideurs en entreprise ont souvent la possibilité de régler vite fait les problèmes qui leurs sont soumis par des collaborateurs, plutôt que de les laisser s’en occuper par eux-même. Mais agir ainsi, c’est résoudre les problèmes de l’entreprise de manière expéditive et créer un problème d’organisation. Lorsque l’entreprise va grandir, ces situations – les problèmes opérationnels à résoudre – vont se multiplier de manière exponentielle, et le pli sera pris : VOUS incarnez les solutions. Non ! La théorie de l’homme providentiel n’est pas la bonne façon de manager une organisation.
Connaître les personnes, ce qui les motive, ce qui les bloque, identifier les leviers de dynamique collective et gérer les ressources humaines de telle sorte à amener chacun le plus près possible de ses limites personnelles permettra au chef d’entreprise de rendre ses collaborateurs plus autonomes, plus responsables et donc plus confiants. Mais voilà : mettre les gens en situation de se débrouiller seuls dorénavant, prend infiniment plus de temps que de délivrer une procédure à un « exécutant ». En faisant en permanence des sauts de puces, d’une réunion à l’autre, les relations et les éléments de réflexions seront trop superficiels pour pouvoir accompagner efficacement tous ceux qui sont en position d’évoluer, pour leur épanouissement personnel, et pour le plus grand profit d'une entreprise agile.

Réfléchir à la suite du programme

L’avantage des temps réservés « à rien », sur l’agenda, c’est aussi de pouvoir recharger les batteries, se calmer et réfléchir à la suite du programme : les personnes qui vous rencontrent attendent de vous l’excellence.

Une rencontre pendant laquelle vous restez perturbé par ce que vous avez vécu plus tôt dans la journée, c’est un rendez-vous raté et du temps mal exploité.

Un temps de « battement » dans l’agenda est aussi grandement profitable quand il s’agit de passer des tâches à exécuter par soi-même au management d’autrui. Se concentrer seul dans son bureau, à un moment et persuader autrui, un peu plus tard, demande des dispositions d’esprit assez différentes. Prendre le temps de « changer de casquette », ce n’est pas du confort : c’est un gage d’efficacité.
En tout cas, quand l'entreprise prend de l'ampleur, les décisions du dirigeant ont forcément un effet boule de neige plus important. Et comme l’environnement, tant concurrentiel que technologique évolue sans arrêt, suivant un rythme de folie, le rôle stratégique du dirigeant d’entreprise prévaut logiquement sur son rôle opérationnel. Concrètement : gardez du temps pour penser et calibrez votre action : la statue dans une tour d’ivoire n’est pas une bonne posture, la tête dans le guidon, pas davantage.

Prenez de l'avance : soyez visionnaire

Penser ? D’accord, mais à quoi ? Définir une stratégie d'entreprise, c’est souvent l'imaginer dans trois à cinq ans. Imaginez comment améliorer vos produits et services pour répondre à un besoin encore inassouvi de votre clientèle. Soyez visionnaire sur les avantages concurrentiels à consolider pour tenir la concurrence à distance.

  • Penser la stratégie de votre entreprise  nécessite d’approfondir de nombreux scénarios, en recueillant de données parfois diffuses et en mettant à profit toutes les informations et connaissances qui passent à votre portée, dans un flux continu.
  • Penser la stratégie de votre entreprise c'est exercer un temps plein qui consiste à confronter des idées à l’avis de personnes de confiance, à entrer en contact avec des experts, à mettre en relation des personnes qui trouvent parfois insolite votre idée de les voir de travailler un jour ensemble.

Tout cela représente du temps. Et, pour le dirigeant d’entreprise, avoir du temps disponible dépend d’abord de sa propre volonté. L’entrepreneur qui ne prendra pas le temps de la pensée proactive finira par courir derrière son environnement plutôt que de jouer le rôle moteur qui est normalement le sien.

Au delà de tout, la raison majeure de bloquer du temps pour soi, dans un agenda surchargé, c’est de pouvoir tout simplement reprendre votre souffle. Autrement, l'épuisement n'est pas loin, avec le sentiment pénible que vous ne vous appartenez plus, que vous ne contrôlez plus l’entreprise que vous êtes sensé piloter. Alors, une solution simple existe : prévoir à l’agenda des périodes ou rien n’est prévu.

Durant ces périodes, réfléchir, mener une veille sectorielle, liquider les emails non-lus ou aller prendre l’air. Ce qui compte vraiment, c’est que ce temps préservé soit du temps pour vous. Il faut qu’il en soit ainsi systématiquement chaque jour. Gagner du temps-libre est le meilleur investissement que vous puissiez faire à partir de vous-même. C’est aussi le meilleur outil de productivité qui soit, pour un entrepreneur.