Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Pourquoi définir des procédures administratives ?

Les procédures permettent de faire toujours la même chose !

Si peu séduisant que paraisse la question des procédures de gestion, elles sont pourtant un enjeu de stratégie majeur, pour toutes les entreprises.
Voici pourquoi :

procedures-administratives

  1. Rendement : Suivre une procédure adaptée permet de gagner du temps, en ne faisant que ce qui est nécessaire
  2. Travail collaboratif : Partager une méthode unique facilite l’entraide, la formation et la délégation
  3. Crédibilité : Appliquer des procédures permet à l’entreprise de prouver qu’elle maîtrise les règles de son art et les règles de bonne gestion.
  4. Décision : On se référera aux procédures pour savoir ce qu’il est raisonnable d’accepter et ce qui doit être sous-traité ou décliné, faute de savoir-faire.
  5. Contrôle de gestion : la standardisation rend possible la comparaison.
  6. Adaptation : Etablir des procédures, c’est démontrer que l’entreprise réfléchit à son environnement. C’est un double paradoxe : les procédures doivent évoluer régulièrement et « une procédure d’exception à la procédure » doit être prévue, pour une entreprise toujours agile.

Adopter des procédures n’est pas un concept dédié aux grandes entreprises. Indépendants, TPE et PME, comme les grands-comptes ont besoin d’une gestion efficace et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel, s’il y en a.

C'est connu : les procédures administratives sont faites pour être contournées. Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural est dotée d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans tous les cas, les entreprises qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.

La mise en place de procédures et les mises à jour régulières de celles-ci participent à une stratégie d'entreprise gagnante. S'agissant de la remise en cause d'une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l'audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.