Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Comptabilité : Patrons, soyez maniaques ... 5 minutes chaque jour

La comptabilité est une tâche ingrate et elle n'est en rien une fin en soi : il n'y a pas de comptabilité sans commerce. Mais pour ingrate qu'elle soit, la comptabilité est utile et a une valeur ajoutée pour le dirigeant qui veut piloter son entreprise de manière factuelle et objective.

Classez ! C'est gagné

On considère souvent les tâches administratives répétitives comme des corvées qu'on entreprend quand on a pas mieux à faire : vendre ou se reposer par exemple. On dit aussi que la comptabilité est compliquée. Voici un message que je répète inlassablement dans mes cours de gestion pour dirigeants de TPE : Classez systématiquement vos papiers !

Alors voilà : d'accord, continuez à ne pas vous soucier de la paperasse chaque jour. Mais achetez un trieur cartonné et compartimenté, dans lequel vous ferez l'effort de classer, par thème, par interlocuteur ou par destinataire, tous les "papiers entrants". Faites de même sur votre ordinateur avec des répertoires dédiés, pour les documents numériques, arrivés par emails ou les factures que vous téléchargez.

trieur pour justificatifs comptables

Ce faisant, systématiquement, vous faites 50% de l'effort administratif. Il vous restera à "traiter" les éléments triés, chaque mois : réponse au courrier, envoi des factures au comptable, déclaration à faire, paiement à émettre, voilà la routine mensuelle facilitée si tout est déjà trié.

Rien de pire que des tas de documents qui s'entassent diversement, un peu sur le bureau, un peu dans le salon, à la maison; rien de moins motivant que de devoir checker parmi des tonnes d'emails pour retrouver les pièces jointes qui vont justifier la déclaration à faire "pour hier".

Donc nous sommes d'accord, ne faites rien au jour le jour, sauf centraliser tous les documents. Et un demi-jour par mois, mettez-vous en mode "administrateur de société" et videz le trieur : gérez vos affaires : c'est tellement plus facile de s'y mettre quand tout est sous la main. Et les problèmes sont simples à affronter à affronter si toutes les données sont sous la main, avec tous les éléments nécessaires pour y apporter une solution pratique. Vous pouvez aussi choisir d'externaliser "la vidange du trieur". Mais le fait d'avoir rempli intelligemment ce réceptacle d'attente va vous donner une bonne connaissance des enjeux administratifs de votre entreprise, ce qui est bien le moins. Vous ne pouvez pas risquer d'apprendre ce qui se passe dans votre entreprise par votre secrétaire, votre DAF freelance ou votre expert-comptable. Votre crédibilité de chef d'entreprise en dépend ;) .