Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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Administration des ventes : raccourcir le délai d'encaissement des créances, limiter les litiges, rassurer clients et prospects

Cette fonction de l’entreprise gère la partie administrative du cycle de vente. Dans administration des ventes, il y a le mot « administration », donc on est dans une fonction « support ». Mais dans administration des ventes, il y a aussi le mot « ventes » : c’est donc bel et bien d’une fonction essentielle de l’entreprise qu’il s’agit : administrer les ventes, c’est gérer les relations clients en après-vente (parfois pendant).

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Bien facturer, c'est bien encaisser

Bien accueillir, c'est séduire

Classiquement, l’administration des ventes recouvre les missions suivantes, en lien avec la direction et la comptabilité de l'entreprise :

  • Traitement des commandes des clients, respect du contrat, des CGV, des tarifs, des délais, de la qualité,
  • Facturation,
  • Relations avec la clientèle,
  • Suivi des indicateurs de gestion liés au niveau des ventes et à la qualité.

Comme directeur administratif indépendant, actif dans des petites et moyennes entreprises, j’ai développé une expertise également dans ce domaine d’efficacité professionnelle. En effet, le DAF freelance est responsable de l'organisation administrative globale de l’entreprise dont il a la charge. Cela va de soi :

Les ventes, donc la facturation aux clients, c’est l’énergie qui fait tourner la machine à cash de l’entreprise. Pour une bonne carburation, les responsables administratifs doivent toujours veiller à délivrer, tant en interne qu’envers les tiers, une information précise, rapidement disponible et pratique à exploiter. Avec des procédures justement adaptées, les litiges sont moins nombreux et les grincements de dents plus vite calmés. Dans un contexte de suivi administratif efficace, in fine, l’argent rentre mieux et les clients restent ou reviennent d’autant plus confiants que le fournisseur est crédible et lisible dans sa démarche.

A qualité de produit ou service égale, les clients préfèreront rester fidèle à une entreprise qui les rassure, tant par la précision des factures, contrats et autres documents émis que par l’accueil qui leur sera réservé s’ils téléphonent ou échangent par écrit.
Une illustration : le comptable d’un client qui appelle votre entreprise, parce que votre dossier n’est pas clair de son point de vue et raccroche sans avoir obtenu une prise en charge professionnelle de sa requête a toute les chances de diffuser une appréciation négative à votre sujet.

L’administration des ventes est donc tout sauf un gadget. Ce service est indispensable tant à la crédibilité de votre modèle économique qu’à la productivité et à la gestion de celui-ci.
Selon votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise, vous vous dites que vous ne pouvez pas ouvrir de poste en administration des ventes ? En réalité, plus qu'une question de moyens, c'est une question de stratégie d'entreprise. Des procédures, pratiques et de bon sens, peuvent être mises en pratique par du personnel même peu nombreux et polyvalent, s'il a reçu une formation sur les aspects administratifs et procéduraux de la relation client.

Et pour finir par une note pro-domo : l’administration des ventes, (comme la gestion administrative ou la gestion RH), peut-être externalisée avec succès. A fortiori, si votre PME-TPE sert un portefeuille de grands-comptes, ne tardez pas à professionnaliser la gestion commerciale, pour raccourcir le cycle de l'argent.