Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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email : "l'objet" du délit

Au déjeuner, j'ai été interrogé par des clients sur les facteurs de déperdition d'efficacité professionnelle que je percevais dans leur entreprise. Parmi les améliorations possibles, je leur ai parlé des emails. Dans cette entreprise, qui travaille en mode projet, les 'conversations' par email s'échangent en grand nombre, tant entre collègues, qu'avec les clients et les freelances. De vrais romans, pas vraiment à l'eau de rose. Pas toujours facile de trouver son taf' dans ces amalgames gloubiboulgesques.

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En plus de ma propre adresse email professionnelle chez Adjuvamus, je gère 3 ou 4 adresses e-mails établies pour moi sur les noms de domaines de mes clients. Dans les temps forts, comme par exemple lorsque je diffuse des offres de jobs, je digère jusqu'à 100 conversations emails par jour. Voici ce que j'essaie de faire, lorsque j'émet un email. (Je suis preneur d'idées pour être encore plus efficace).

Je concentre mon attention sur la zone 'objet' du message. Donc, j'essaie d'écrire :

"MONBIJOU> Budget 2012- draft" plutôt que "Powerpoint pour demain"

"OCTAVE> F 12 2011 - à payer" plutôt que "ma facture".

Quand j'envoie un email professionnel, j'ai une raison de le faire et j'attends un traitement de la part du destinataire. Mais, je suis loin d'être le seul a être absolument débordé par plusieurs dossiers ou sociétés et j'ai plus de chance d'obtenir une suite pertinente à un email si on comprend où je veux en venir.

Du coup j'essaie d'aider le destinataire à piger d'un coup d'oeil ce qui est urgent, en plus d'être important. Mon but (je n'y arrive pas toujours) est de permettre, à l'autre, soit de répondre de suite, soit de planifier une tâche, pour plus tard. A moins que je ne transmette juste une info, et dans ce cas j'use de "FYI" (For you information only)... ce qui détend instantanément le lecteur, qui sait qu'il n'aura rien a faire :) .

Quand on travaille en mode projet, faire un email par sujet me paraît pas mal. Une fois le sujet traité, on peut alors archiver le message comme lu, sans crainte d'oublier un truc. (Pour ceux qui connaissent le système des tickets associés à une tâche, chez moi, un email = un ticket, et un "ticket" marqué comme lu = une tâche terminée).

Vous l'avez compris, j'adorerais que mes interlocuteurs soignent leurs "objets de message".Or, la conversation par email est maintenant conçue comme le sont les SMS. On saute parfois du coq à l'âne, sans rafraîchir le champ "objet". Alors, j'essaie de modifier l'objet des emails quand, le thème de la conversation change : J'illustre pourquoi :

Moi à Emeric : 19h26

Objet : Facture Adjuvamus Novembre

Corps: Emeric, Voici ma facture pour novembre. Merci et Cordialement. Thierry

et la réponse :

Emeric à Moi : 20h48

Objet : Re : Facture Adjuvamus Novembre

Corps: Thierry, il faut payer le loyer ? Tu t'en occupe ? Merci. Emeric

Pensez-vous que le loyer sera payé à temps ? Perso, j'aurais bien aimé qu'Emeric crée un nouveau message avec l'objet :
"MABOITE - Loyer à payer, merci".

Sinon, j'utilise Gmail pour centraliser tous mes comptes email, Tous les messages qui me concernent sont donc disponibles en ligne et consultables, avec un identifiant unique, depuis n'importe quel terminal connecté à internet. (Quel dommage que la 3G ne passe pas dans le RER). J'utilise les étiquettes et les filtres de Gmail pour un tri automatique des messages par client, qu'ils soient entrants ou sortants. Cela, c'est relativement classique, on peut le faire quel que soit le logiciel de messagerie utilisé.

Pour finir, je ne résiste pas à reproduire ici une réponse à une demande précise que j'avais formulée par email :

"Thierry, tu peux relancer. Mets Thomas en copie, qui précisera que en réponse le planning de réalisation du reliquat." (sic - sans rancune Nicolas, ... et bravo, il n'y a aucune faute d'orthographe dans ton message ;) )