Thierry Goemans est consultant et formateur indépendant en gestion des organisations; il dirige Adjuvamus et Formation-Compta-Tout-pour-Entreprendre.

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La communication du comptable ou du DAF

Le directeur administratif et financier, le comptable sont maintenant aussi des communicants, dans l’entreprise et autour de celle-ci.

S’il suffisait, jadis, aux fonctions support de faire rigoureusement un travail de back-office, les métiers administratifs ont bien changé. Tous ceux qui, autrefois, se contentaient d’aligner sagement des chiffres doivent maintenant aussi sortir efficacement de leur bureau pour interagir avec les différents organes moteurs de l’entreprise mais aussi avec des tiers. L'accélération des échanges de flux et la dématérialisation des procédures ont imposé ces changements! comptable communicant

En interne

Le comptable ou l’administratif devra aller à la pêche aux informations : si le passé se traduit implacablement en chiffres, qui vont tomber sur le bureau du gestionnaire, relevé de banque à l’appui, les prévisions de budget et les montages financiers à préparer, bref le pilotage de l'entreprise nécessite une compréhension approfondie des mécanismes opérationnels d'une affaire. Pour préparer le futur, le financier va toujours analyser les flux du passé, mais il devra aussi anticiper et bâtir des scénarii tout à fait stratégiques pour le futur de l’entreprise. A moins de disposer d’une boule de cristal, le contrôle de gestion et la stratégie budgétaire impose donc que les spécialistes métiers de l’entreprise et les fonctions support se fréquentent et collaborent régulièrement. Un défi pas si évident quand on pense aux différences de raisonnement et d’expérience qui peuvent opposer ingénieurs, dirigeants, commerciaux, techniciens et comptables. Tous sont là parce qu’ils participent à l’objet social de l’entreprise, mais combien connaissent ou reconnaissent les vertus de ceux qui ne leur ressemblent pas?

Les membres de la direction administrative et financière devront également être à même de trouver le ton juste pour communiquer avec leurs collègues et subordonnés, pour donner à ceux-ci toute l’information dont ils ont besoin, sans révéler d’informations confidentielles dont ils sont souvent dépositaires. Dérapage interdit !

Vis à vis des tiers

La direction administrative et financière, comme le personnel d’administration des ventes est en contact avec la clientèle. Comme nous vivons dans une « société de services », le client jugera l’entreprise autant sur la qualité de sa production que sur l’administration de son dossier. Monsieur Client prendra notamment en compte la fiabilité, la rapidité et l’amabilité apportée pour lui fournir les renseignements dont il a besoin, sans oublier la facilité, qui lui sera offerte -ou pas- pour passer à l’achat et à la caisse. Le comptable sera aussi en première ligne lorsqu’il s’agira de relancer un client dont le paiement se fait attendre ; pas si simple d’être persuasif sans faire fuir le client vers la concurrence.

Dans beaucoup de petites et moyennes entreprises, ce seront aussi les comptables qui négocieront avec les fournisseurs de services généraux : des fournitures à la maintenance informatique en passant par le suivi du ménage. Ce qui n'intéresse pas grand-monde aboutit souvent chez le comptable. Ici, une expérience polyvalente et des talents de négociateur commercial seront nécessaires au financier. Le gestionnaire de ce type de dossiers essuiera, en prime, la mauvaise humeur de ses collègues lorsque les services généraux seront jugés défaillants. Là, on pourrait presque parler de communication de crise, pour apaiser la patronne, don le bureau serait mal nettoyé ou le préposé à l'emballage dont la balance postale bugue.

Pour les achats stratégiques, marchandises ou sous-traitants, le directeur administratif et financier devra composer avec une marge de manœuvre réduite : les dirigeants opérationnels gouvernent ce type d’achats.
Au comptable de s’arranger ensuite pour obtenir les documents nécessaires et de prévoir la trésorerie pour le paiement, si possible à l’échéance. Bonne entente et tolérance envers les managers opérationnels requise et diplomatie envers les fournisseurs stratégiques indispensable.

Enfin et pas des moindres, le banquier et parfois les actionnaires sont autant de tiers qu’un comptable doit pouvoir comprendre et convaincre. Tableaux de chiffres et bilans comptables sont indispensables lors de rencontres avec ce type de contacts mais, plus que jamais, la confiance s’établit aussi dans un relationnel personnalisé. Exercice frustrant, quand les interlocuteurs tiers changent régulièrement, mais figure imposée pourtant aux responsables administratifs et financiers.