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Mot-clé - tableau de bord

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mardi, 26 février 2019

Pilotage de l’entreprise par les tableaux de bord

Quelle qu’en soit la taille, une entreprise est un véhicule à un seul volant. Et si, dans votre entreprise, c’est à vous de tenir le cap, autant vous familiariser avec le tableau de bord. Si certains indicateurs et certains boutons sur lesquels le pilote, patron ou manager, peut agir varient d’une entreprise à l’autre, les fonctions basiques sont universelles. Elles permettent aux dirigeants de vérifier si les performances réeles sont en ligne avec les prévisions. Outil central de contrôle de gestion, le tableau de bord est la console sur laquelle le décideur en entreprise s’appuie pour décider d’ajuster sa stratégie d’action.

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Parmi les indicateurs communs à toutes les entreprise, et pour s'en tenir ici aux seuls paramètres de trésorerie et de volume de ventes, soit le strict essentiel, on comparera les écarts entre prévisions et réalisations en matière de :

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jeudi, 12 janvier 2017

Le tableau de bord des indicateurs de performance

kpi.jpgChaque dirigeant d’entreprise, chaque travailleur indépendant devrait disposer d’un tableau de bord lui permettant de suivre les indicateurs-clés qui l'aideront à piloter finement son entreprise et d’anticiper sa gestion stratégique. Des impératifs de gestion existent indépendamment de la taille et de la nature de l’activité d’une organisation. Aussi, tous les chefs d’entreprises devraient se doter d’outils de pilotages qui leur permettent d’objectiver la vision qui est la leur de la marche des affaires.

Le manque de temps, la pression, les fluctuations du moral et la fatigue impactent le jugement de chacun ; les dirigeants d’entreprises n’échappent pas à la règle et, comme les décisions de gestion stratégiques reposent sur leurs épaules, il est important qu’ils aient réfléchi aux indicateurs-clés qui les aideront à prendre les bonnes décisions, parfois contre vents et marée.

Savoir s’entourer pour bâtir le tableau de bord de l’entreprise

Si le chef d’entreprise est le décideur suprême, il lui est recommandé de savoir écouter et prendre conseil pour l’élaboration d’un tableau de bord pertinent, facile à lire et facile à mettre à jour.

Ne comptez pas sur le blog du DAF indépendant pour vous conseiller la mise en place d’une usine à gaz, dont l’actualisation et la rigidité seraient incompatibles avec les moyens de votre entreprise. Chez Adjuvamus Management Support, nous accompagnons les dirigeants pour l’élaboration et la mise à jour régulière de leurs indicateurs de gestion, en respectant les spécificités propres à leurs habitudes et à leur environnement professionnel ; en effet, un tableau de bord inadapté à celui qui le lit est un investissement inutile.

Pas de tableau de bord sans stratégie explicite

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dimanche, 3 mai 2015

Reporting : pourquoi est-il indispensable ?

reporting : un outil de gestion indispensable Tous les dirigeants de PME s’appuient sur des indicateurs-clés pour le pilotage de l’entreprise. Certes, le tableau de bord de gestion est plus ou moins formalisé et la mise à jour du reporting plus ou moins régulière, selon les entreprises, mais l’analyse objective de chiffres est plus indispensable que jamais, pour adapter, toujours, l’entreprise agile à son environnement.

La problématique, c'est la mise en oeuvre du reporting

Les décideurs en entreprise, savent quels sont les chiffres-clés, dont l’évolution doit être surveillée. La problématique réside dans la mise en œuvre du reporting. Comment obtenir régulièrement des synthèses claires, avec des données vérifiées et établies à méthode constante ?

Assez souvent, les ressources sont limitées : les entreprises ont juste le personnel administratif nécessaire pour assurer le suivi commercial et les enregistrements comptables indispensables, au fil de l’eau. Alors lorsqu’il s’agit d’ajouter les travaux de contrôle de gestion et de reporting, nécessaires pour professionnaliser la gestion stratégique, il arrive que les patrons soient déçus : les qualités nécessaires pour bien saisir des imputs dans le système d’information de l’entreprise ne sont pas les mêmes que l'efficacité professionnelle requise pour en extraire des données sélectionnées, les vérifier et en faire une synthèse pertinente, dans un timing rapide, c’est-à-dire chaque fois que l’information est utile pour la prise de décision par l'étude des tableaux de bord de gestion.

L’informatique et la formation du personnel à la rescousse

Le déploiement de l'informatique, n'est plus une question d'argent. L'ordinateur, omniprésent jusque dans les TPE, est d’un grand secours pour compiler rapidement des flux d’informations parfois massifs : des centaines de factures ou d’opérations bancaires à classifier, par exemple. Trop souvent, les bases de données sont sous-exploitées seulement parce que, dans l’entreprise, on a peur de s’y attaquer. Le dirigeant d’entreprise, comme son personnel administratif ont pourtant tout intérêt à perdre un peu de temps à se former à l’extraction de données du logiciel de comptabilité et de facturation ou de gestion des stocks. C’est un jeu d’enfant de réaliser des tableaux de bord sous Excel, quand on a "compris le truc". Le temps « perdu » en formation sera gagné au centuple lorsque les uns et les autres iront vite pour sortir des tableaux de bord de manière récurrente.

Reporting : un outil pour mettre tout le monde d'accord

Un système de reporting efficace, avec des données vérifiées et vérifiables est un véritable juge de paix : fini les conflits interservices comme quand la direction commerciale et le DAF contestaient des chiffres calculés de chaque côté avec des méthodes différentes. Faire accepter un reporting commun, c’est mettre tout le monde d’accord. En cela le reporting renforce l’autorité du chef d’entreprise, puisqu’il lui permet de justifier ses décisions de gestion de manière très objective.

Comme j’ai pu l’écrire déjà, dans Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?, le temps de la gestion « au doigt mouillé » est bien trop aléatoire, à la vitesse ou le monde économique change, pour permettre à l’entreprise de se maintenir dans la compétition. Par ailleurs, à l’intérieur même de la structure, la gestion des équipes selon le mode paternaliste ne passe plus. La motivation du personnel s'obtient par des démonstrations précises et chiffrées, et par des grilles de contrôle des performances objectives plutôt que par des professions de foi véhémentes.

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mardi, 18 septembre 2012

Mon comptable m’a donné son feu vert

« C’est mon directeur financier qui me l’a conseillé !».

Je suis amusé par ce slogan, entendu à la radio, dans une publicité pour un véhicule utilitaire. Ce message cible clairement les dirigeants de petites entreprises.

En tant que Directeur Administratif et financier freelance, je constate que les clichés ont la vie dure : les « pubards » jouent sur l’image du comptable raisonnable, censeur, économe, pour ne pas dire « radin ». Un comptable ne peut recommander l’achat d’une belle fourgonnette à son patron que si, en plus de faire envie, ledit camion est, financièrement parlant un investissement rentable.

comptable-au-travail

Obtenir l’aval du comptable pour l’achat d’un bien dont le patron de l’entreprise rêve, tout en hésitant à y mettre le prix! Bien sûr, c’est réconcilier les hommes de terrain avec la bureaucratie. Bref, quand la publicité fédère des prescripteurs dont le jugement diverge, la vente peut se faire.

Mon propos ici, c’est l’actualité des directeurs financiers, des comptables et de tous ceux dont le métier est de produire des chiffres exacts pour aider les entrepreneurs. Or, les métiers de la comptabilité et du conseil ont changé : dans les entreprises, les comptables ne sont plus des « Mister No ! ».

Désormais les services comptables administratifs et financiers aident les dirigeants à être crédible, non seulement sur leur cœur de métier, mais aussi sur tout ce qui touche à la gestion de leur entreprise. Et c'est bien une fonction stratégique dans un environnement économique, juridique, social et fiscal complexe.

Les chefs d’entreprise ont besoin de tableaux de bord, pour mesurer objectivement la rentabilité de leur stratégie, et pour décider des investissements à privilégier. Toutes les entreprises ont également besoin d’une comptabilité bien organisée et tenue à jour pour rendre des comptes aux administrations, aux banquiers, aux investisseurs, au personnel, aux fournisseurs et ... aux clients.

Les fonctions administratives et comptables restent, aujourd’hui comme avant, des fonctions support. A mon avis, l'entreprise doit être dirigée par ceux qui en maîtrisent le cœur de métier et l’animent commercialement. Donc un comptable ne peut être le décideur suprême, que s'il dirige un cabinet comptable ;) .

Le rôle de ceux qui exercent les métiers de la finance et de la comptabilité, c’est celui du co-pilote. Les DAF, responsables comptables, contrôleurs de gestion modernes font en sorte que le patron –qui tient le manche- dispose au bon moment de toutes les informations qui lui sont utiles pour bien piloter son entreprise.

Les responsables administratifs, en structurant l’entreprise et ses process et en le faisant savoir, vont contribuer à la paix sociale, éviter ou résoudre des litiges commerciaux ou administratifs et faciliter la prise de décision. Alors, le comptable qui « autorise » son patron à s’acheter un joli camion, c’est bien fini. Les métiers de la comptabilité sont aujourd’hui des métiers de communication exercés par des hommes et des femmes de confiance formés pour s’adapter aux contraintes que les entrepreneurs rencontrent sur le terrain !

Et sinon, sur le choix de votre prochaine fourgonnette, je n'ai pas d'avis ;) .

vendredi, 18 mai 2012

Plan de trésorerie : un indicateur de gestion indispensable

Toutes les entreprises sont tributaires de la trésorerie disponible. Le niveau de liquidité disponible influe directement sur les décisions de gestion prises chaque jour dans l’entreprise. Pour faire simple, le Fonds de Roulement est le montant de cash nécessaire pour permettre à l’entreprise de payer ses dettes (achats, salaires, frais fixes) sans être à court d’argent, en attendant d’encaisser les créances clients.

Les PME/TPE sont particulièrement vulnérables aux retards d’encaissements et/ou à la contraction des délais de décaissements. Dans ce type d’entreprises, le suivi des mouvements de trésorerie et leur anticipation dans un tableau de budget de trésorerie font partie des indicateurs de gestion indispensable pour le pilotage de l’entreprise.
Tenir un budget de trésorerie permet aussi d'évaluer le besoin en fonds de roulement (BFR) de l'entreprise.
subvention travaux de gestion

Le tableau de suivi de trésorerie s’établit en tenant compte de l’expérience du passé (exercice ou mois précédents) mais aussi en fonction des dates d’échéances des achats restant à décaisser (dépenses prévues) et des factures clients restant à encaisser (recettes prévues). Seules les charges variables sont difficiles à estimer et à situer dans le futur. Etablir un budget de trésorerie n’est donc pas si compliqué que cela pour celui qui connaît bien son entreprise, Il faut lister exhaustivement recettes et dépenses prévisibles, puis les positionner dans le temps. On admettra une marge d’erreur, qui s’amenuisera au fur et à mesure que le contrôleur de gestion qui s’y essaye acquiert l’expérience. Un plan de trésorerie est, par ailleurs, d’autant plus facile à mettre à jour si on s’y colle régulièrement : disons une fois par quinzaine, minimum une fois par mois.
Il faut, en tout cas à chaque fin de mois, de remplacer les données prévisionnelles par les données réelles, conformément au relevé bancaire. Ainsi, le prévisionnel part toujours du dernier solde de liquidités disponible constaté par la (les) banque(s) de l’entreprise.

Le Plan de Trésorerie comprend l’historique des encaissements et décaissements de l’entreprise, mois par mois. Les entrées et sorties de fonds sont reportés à date, tout en tenant compte de la TVA. Cela permet selon une périodicité choisie (mois, quinzaine, …) d’établir le solde et les cumuls de trésorerie.

Un prévisionnel de trésorerie permet au comptable ou au dirigeant d’évaluer le niveau de sorties d’argents qu’il peut consentir sur une période donnée et, le cas échéant, d’anticiper un manque de liquidité à venir (en faisant appel au crédit bancaire, à l’escompte de créances ou en réaménageant son plan de règlement des dettes).

Le budget prévisionnel de trésorerie couvre en général une période de 6 mois ou d’un an, étant entendu que, plus on s’éloigne dans le temps, plus il est difficile d’être précis.

Demandez-nous un modèle de plan de trésorerie.

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mardi, 15 mai 2012

Gestion budgétaire : pour conjurer la conjoncture

La vie des entreprises est faite de hauts, comme de bas. Alors, comment adapter le pilotage de l'entreprise, en cas de trou d'air, en période d’euphorie, ou simplement « entre les deux » ?

La mortalité de nombre d’entreprises de moins de 5 ans trouve son origine dans des lacunes de gestion. La clé de la gestion d'entreprise réside dans l'anticipation; j'ai toujours entendu dire qu'un dirigeant devait avoir systématiquement "6 mois d'avance dans sa tête". Pour éviter de nourrir la statistique, acceptons d’envisager un scénario peu favorable :

Sur le terrain, reconnaître une contraction du marché ou une explosion de certaines charges n’est pas si évident. Pourquoi ce client qui nous fait vivre depuis des années ne signerait-il pas une fois de plus ? Et ce prospect, « chaud patate », comment pourrait-il s'échapper ? Quand à ce fournisseur, comment mesurer objectivement que sa qualité baisse pendant que ses prix augmentent, imperceptiblement ?

gérer-en-temps-de-crise

Comment un entrepreneur digne de ce nom peut-il admettre le risque que tout puisse aller de travers en même temps, sans miner le moral de ses troupes ?

Faisons une métaphore automobile : Quand le dérapage est inévitable, parce qu’il pleut, le pilote qui a réfléchi à des alternatives de réglage, selon les faits de course, aura plus de chance de rester sur la piste que celui qui n’aura pas cru possible un changement de météo.

Pour le dirigeant d’entreprise, les outils de pilotage stratégique, ce sont les prévisions budgétaires du contrôleur de gestion. Ma préconisation est ultra-classique : prendre du temps pour faire une fois par an un travail de réflexion aboutissant à plusieurs comptes de résultats prévisionnels :

  • Hypothèse haute : génial, l’entreprise surperforme
  • Hypothèse moyenne : ok, les produits et les charges permettent de marger normalement
  • Hypothèse basse : alerte, les ventes sont insuffisantes et/ou les charges excessives

Pendant l’année, chaque mois ou chaque trimestre, l'entrepreneur va comparer son arrêté comptable à ces budgets prévisionnels. Il s’agit d’un exercice pragmatique, basé sur des données comptables objectives. A la lecture de ces chiffres, le décideur devra pouvoir situer la performance de son entreprise par rapport aux hypothèses bâties en début d’année.

Seul cet exercice arithmétique et méthodique, permettra au dirigeant de réagir vite et bien, sur le terrain, aux variations des conditions d’exploitation de son entreprise.