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Mot-clé - retards de paiement

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jeudi, 29 juin 2017

L’encaissement tardif des créances est un risque létal

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(Ilustration : rapport 2016 de l'Observatoire des délais de paiement).

Les retards de paiement sont la cause d’une faillite sur quatre. Tant que l’argent de la vente est chez l’acheteur, c’est lui qui en fait ce qu’il veut… Cet argent n’est pas disponible pour être utilisé par le vendeur. Mesurez l’impact des retards d’encaissements pour votre entreprise. Certains clients abusent ? Il faut leur couper l’herbe sous le pied.
Pendant le temps qui sépare la facturation de l’encaissement de la recette, votre client à une dette envers votre entreprise. Cela signifie que vous lui faites « crédit ».

Les ventes sont faites pour être encaissées avant une date prévue.

Une vente est un contrat qui donne des droits et des obligations à l’acheteur et au vendeur. Dans le contrat de vente, le vendeur s’engage à livrer des produits ou prestations de services contre le paiement du prix convenu, au moment convenu. On parle de contrat bilatéral : le vendeur livre les biens ou réalise la prestation et le client paie à l’échéance.

Lorsque l’acheteur laisse passer le délai de paiement convenu, après avoir été servi correctement, il s’octroie un crédit sauvage. Les retards de paiements handicapent votre entreprise

  • qui a besoin de liquidités pour fonctionner.
  • doit mobiliser des moyens pour relancer les mauvais payeurs.

Encaisser les créances comemrciales est un objectif prioritaire

Une vente est parfaite, lorsque son produit est encaissé. L’encaissement de la recette est la source de financement la plus rapide, la moins chère … et la plus naturelle, dans le commerce. Eviter l’impayé, c’est préserver la trésorerie mais aussi la marge commerciale (les créances irrécouvrables minorent le résultat).

Votre entreprise est-elle une banque ?

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mardi, 26 août 2014

Réclamer une créance par téléphone sans se faire « basher »

Le recouvrement de créances commerciales et la relance d’impayé sont plus efficaces lorsque le créancier suit un scénario défini et que la traçabilité des échanges avec le débiteur est assurée systématiquement. Quid de la relance par téléphone, qui permet de renforcer le dispositif de rappels de paiement faits par courrier.

Dans la relance des créances clients, toute la difficulté réside dans la nécessité de ne pas insulter l’avenir. Comment être ferme avec un acheteur dont vous ne pouvez-vous passer, mais qui tend à vouloir imposer sa loi ? La préservation du relationnel client impose beaucoup de préparation avant de décrocher le téléphone pour réclamer un règlement, sans affaiblir votre position.
Les règles de base pour un recouvrement de créances efficace sont universelles. Elles tiennent, d’une part, de la psychologie de celui qui est en position de débiteur et d’autre part des lois et contrats qui régissent les ventes.

Identifier les raisons du retard de paiement

La relance par téléphone permet de recueillir des informations de manière informelle. Les déclarations (et les silences) de vos interlocuteurs vous donnent une idée de sa situation financière. Lors d’en échange de vive-voix, vous pouvez également déceler et contrer une éventuelle mauvaise foi.

Choisir un plan d'action raisonné

Après avoir identifié « l’interlocuteur qualifié » et écouté sa version, vous êtes armé pour adapter votre stratégie de négociation. Votre réflexion vous mènera vers le plan d’action approprié : un débiteur en panne de trésorerie ne se traite pas sur le même pied que des retards de paiement liés des calculs ou à la négligence de l'acheteur.
Passons rapidement sur un éventuel litige concernant votre prestation (voir ci-dessous, nos conseils concernant la pré-relance, qui permet de solder les litiges en amont de l’échéance de paiement).

Une relance téléphonique personnalisée 

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mardi, 19 août 2014

Les armes de dissuasion massive du credit manager

Lorsqu'un client tarde à payer ses dettes, il s'expose à être, au mieux provisoirement, "blacklisté" par son créancier. Voici les mesures classiques prises par les entreprises à l'encontre des mauvais payeurs qui constituent un "risque client".

plan tresorerie notions

On le sait, la menace et les représailles ne doivent intervenir qu'en dernière extrémité, dans le relationnel client : un poing levé affaiblit souvent celui qui le tend. La relance amiable est préférable et d'ailleurs, en matière de risque clients, mieux vaut prévenir que guérir.
Les menaces explicites sont un signe de rupture de négociations et non un élément de négociation. Mais les relations commerciales, comme toute diplomatie, intègrent leur part de dissuasion stratégique. La réalité des marchés est ainsi : puisque les entreprises, clients et fournisseurs, sont interdépendantes, un rapport de force dynamique, les unit.

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vendredi, 11 octobre 2013

Recouvrement de créances : comment se faire payer ?

trucs-pour-le-recouvrement-de-creances-commerciales Dans votre modèle économique, les ventes sont faites pour être encaissées en déans un délai prévu. L’équilibre de la trésorerie en dépend. Voici des trucs de pros pour optimiser l’encaissement des créances clients.

Qui veut la paix prépare la guerre

Commençons par le début : votre organisation administrative prévoit, dès l'ouverture d'un compte client, les conditions de règlement et l'encours autorisé, en plus des conditions générales de ventes. Vous cadrez ainsi la relation commerciale. Une mini enquête sur internet voire une demande d'information financière auprès d'une société d'assurance-crédit ne choquera aucun client sérieux.

En mettant en place un dossier de vente complet, non seulement vous démontrez aux clients que votre entreprise est gérée de près, ce qui contribue à sa respectabilité, mais en plus, vous déployez systématiquement des outils préventifs : les pièces justificatives qui feront juridiquement foi, en cas de litige commercial ou de retards de paiement.

Concrètement, il s’agit non seulement de rédiger des factures comportant l’ensemble des mentions légales, mais aussi de conserver des éléments de preuve de l’exécution effecive de la commande. Classiquement, la formalisation d’un dossier de vente part du bon de commande validé par le client, passe par des bons de livraison ou d’intervention et se clôt par la signature du client pour réception de la livraison ou accord sur la prestation. La traçabilité de l’ensemble des documents constitutifs du dossier doit être assurée par le rappel de numéros de références et une cohérence de dates sans équivoque possible.

Je vois tous les jours des ventes « imparfaites » (qui ne font ni l’objet d’un circuit documentaire complet ni de la communication des conditions générales de ventes). Dans ces cas-là, c’est au risques et périls du vendeur : Par exemple, pour une commande prise par téléphone, sans écrit émargé par le client, le vendeur n’aura aucune preuve juridique de l’engagement de son client. Pas moyen dès lors de revendiquer quoi, si le client oppose un litige.

Relancer déjà avant l’échéance

Envoyer votre facture, c’est bien. Vous assurer ensuite qu’elle est arrivée chez la personne habilitée à la régler c’est chouette :

« Cher client, avez-vous été satisfait ? Je voulais également savoir si, du côté administratif, notre dossier était en ordre chez-vous ? Nous dire à quel moment vous pensez régler notre facture nous aidera pour la gestion de la trésorerie … »

Je vois des sourires interrogatifs chez certains de mes clients lorsque je commence à téléphoner, "la bouche en coeur" aux services comptables de leurs propres acheteurs. L’amélioration de leur trésorerie leur permet d’afficher ensuite des mines moins moqueuses.

Les sociétés qui ont des procédures strictes sont toujours plus nombreuses et elles ne préviennent pas, quand elles bloquent vos factures pour des raisons que vous ignorez. Et à contrario, pour les débiteurs négligents, qui ont tendance à laisser dépasser les échéances, par manque d’organisation ou par calcul, la bonne pratique est de leur rappeler vos droits, par un message soft, sans attendre le dépassement d’échéance.

La procédure de relance d'impayé après l’échéance

Une procédure de recouvrement efficace procède d’un scénario étudié et systématique.

Un exemple classique :

  1. Lettre de relance n°1, avec relevé de compte, adressée 3 jours après l’échéance.
  2. Lettre de relance n°2, plus sèche, 10 jours après une première lettre restée sans effet.
  3. Lettre de relance n°3, avec mise en demeure de payer et menace de contentieux, en cas d’absence d’encaissement 30 jours après l’échéance.

Vous pouvez coupler ces lettres formelles avec des négociations téléphoniques mais seul l’écrit (éventuellement l’envoi recommandé) pourra prouver vos efforts pour recouvrer votre créance à l’amiable, avant d’aller éventuellement au contentieux, voire de faire valoir vos droits devant la justice.

Pour être efficace et influencer favorablement le solde de trésorerie de votre entreprise, la procédure de relance doit être systématique.

Des lettres ou des appels téléphoniques lancés dans une forme ou sur un rythme aléatoire permettent au débiteur de comprendre que vos relances sont artisanales et réalisées « quand vous avez le temps ». Dans ces cas-là, vos clients n’auront « même pas peur ». Ils paieront d’abord ceux de leurs créanciers qui savent se montrer pugnace et sûrs d'eux dans l’art de récupérer leur dû.

Le nec plus ultra en matière de recouvrement est de disposer d’un outil informatique dans lequel toutes les étapes du recouvrement sont consignées au fil de l’eau : solde restant dû, âge de l’arriéré, date et contenu des lettres et appels téléphoniques échangés, promesses faites par le client, mention et date de la prochaine action de relance à faire.
Si le système d’information de votre entreprise permet à tous ceux qui accèdent à la fiche du client (commerciaux, direction, ADV, comptables) de suivre la vie du compte « en live » vous serez proche de la perfection.

Même en l’absence d’un circuit informatique intégré incluant les informations de relance et de suivi des litiges, la consignation écrite (tout le monde peut tenir un bloc note sous Excel) des actions de recouvrement effectuées, des réponses éventuelles du débiteur et surtout, de la date de la prochaine action à entreprendre est indispensable. Il s’agit de se doter de moyens pour assurer l’efficacité professionnelle minimale requise, mais aussi de rassembler des preuves de non-exécution de ses obligations par le client.

De la prévention, de la régularité… et des notes exhaustives

Pour que l’informatique soit efficace dans la gestion du poste clients, vous devrez allouer à chaque client une limite de crédit dont le franchissement déclenche, au minimum, une alerte sur l'écran de vos opérateurs et au pire ;) , un blocage des livraisons, par le biais de l’informatique. Pour utiliser un vocabulaire précis, on parle ici de maintenance du fichier client dans un souci de contrôle du risque crédit.

Puisqu’on en est à parler des choses qui fâchent :

  • qui, dans votre entreprise dispose des prérogatives de définir et mettre à jour les plafonds de crédit et les conditions de paiement accordées à chaque client ?
  • que savez-vous de la réputation de vos clients auprès des assureurs-crédit ?
  • à qui sont réservées les autorisations informatiques permettant le blocage manuel (et le déblocage éventuel) d'un client qui dépasse les bornes ?

Votre entreprise n’est pas une banque ! Le paiement à l’échéance est une obligation pour votre client en contrepartie de votre exécution de la vente dans les conditions prévues. Mettez en place une cellule efficace de traitement des litiges commerciaux ! Mesurez l’impact de ceux-ci sur les délais d’encaissements. Certains abusent ? Trouvez le moyen de leur couper l’herbe sous le pied.

Et si malgré vos efforts, le recouvrement amiable ne fonctionne pas, pensez à la procédure de requête en injonction de payer, procédure judiciaire simple à mettre en oeuvre.

lundi, 2 novembre 2009

Echéances de paiement : soignez vos balances âgées

Soignez la gestion de la trésorerie est une des clés du succès de votre entreprise. Pas facile de qualifier votre "balance âgée" clients en fonction de données statistiques ?

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