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Mot-clé - pilotage de l’entreprise

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dimanche, 11 novembre 2018

Les honoraires comptables sont-ils trop chers ?

Trop chères les prestations comptables ? Les patrons de petites entreprises disent souvent que les frais de comptabilité de leur société sont élevés et parfois sans rapport avec le service fourni par l’expert-comptable. Que peut-on obtenir d’un expert-comptable et à quelles conditions ? 

 

Quels reproches fait-on souvent aux experts-comptables ? 

Lorsque mes clients se plaignent de leur expert-comptable, c’est d’abord parce qu’ils estiment que ce dernier n’est pas pro-actif : ce professionnel ne délivrerait pas de conseils en cours d’année, se contentant de commenter la liasse fiscale, à posteriori. Ma réponse à cette question est immuable. Quels sont les termes de la lettre de mission (c’est à dire du contrat de prestation) conclu avec votre expert-comptable ? 

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samedi, 6 juin 2015

Reporting : facile à lire ! facile à faire ?

reporting-pme Les outils de pilotage et de reporting sont plus que jamais indispensables pour assurer la crédibilité des entreprises, y compris les PME-TPE. Le succès dépend de l'adaptation de la stratégie d'entreprise à un environnement mouvant. Comment s'y prendre pour disposer d'un reporting pratique ?

On trouve maintenant des logiciels qui permettent de produire des indicateurs de gestion de toute nature et, la bonne nouvelle, c’est que ces applications (« dans le nuage » ou pas), ne sont pas chères. Mais la question fondamentale n’est pas là : pour les dirigeants de l’entreprise, il s’agit surtout de savoir ce qu’il est important de suivre de près. Quels sont les indicateurs-clés à surveiller pour piloter une entreprise agile ? La réponse à cette question dépend de nombreux facteurs, même s’il y a des indicateurs-clés universels comme le suivi de la trésorerie et du volume des ventes, par exemple. Les points de contrôle peuvent aussi varier au fil du temps : une entreprise en développement relève un défi différent lors de cette phase que lors de son temps d’amorçage.

Des indicateurs de gestion indispensables pour l'entreprise

Ainsi, la recherche de l’outil qui permettra aux stratèges de disposer d’un tableau de bord pertinent ne doit, en principe, intervenir qu’après la définition des informations utiles au pilotage de l’entreprise. Les dirigeants ont tout intérêt mener une réflexion en amont au sujet des éléments qu’ils vont faire figurer dans leur reporting. On ne saurait trop leur conseiller de privilégier l’échange, dans cette période de réflexion. Même si l’arbitrage final appartient toujours au « patron », le directeur administratif et financier, l’expert-comptable sont des interlocuteurs qui peuvent aider un dirigeant esseulé à s’ouvrir l’esprit.

Comment s'y prendre pour un reporting facile à faire et facile à lire ?

Avez-vous déjà conduit votre voiture en territoire inconnu en suivant avec confiance un GPS, que votre connaissance approximative de la région vous aurait amené à mal paramétrer quant à l'objectif à atteindre ? Cela m'est arrivé! On est toujours un peu confus d'avouer aux passagers qu'on est perdu ! Aller de l'avant sur la base de données fausses est sans doute la pire des choses qui puisse arriver à un chef d’entreprise. Alors, lorsque les indicateurs de gestion sont définis, les problèmes pratiques ne font que commencer.

  • A quelle fréquence va-t-on «sortir» une mise à jour des tableaux ?
  • Comment les présenter de manière accessible ?
  • Comment compiler les données nécessaires pour obtenir une synthèse fiable, de manière récurrente ?
  • Qui va se charger de réaliser le reporting, de l’animer au fil du temps, de convaincre ceux qui y contribuent ?
  • Comment mettre en place le contrôle interne nécessaire pour vérifier la fiabilité du reporting ?

Eviter l’usine à gaz

En matière de tableau de bord et de reporting, l’idée maîtresse reste le principe de réalité : il est inutile voire dangereux de passer du temps à développer une procédure de reporting séduisante mais impossible à mettre en œuvre de façon récurrente et, j’insiste, à méthode constante.

Pensez procédure

Face à ces enjeux, dont dépendent à la fois la crédibilité de l’entreprise et celle de ses dirigeants, il est essentiel de considérer que le reporting et les tableaux de bord de gestion doivent être établis en suivant une procédure ; Il ne s’agit pas d’établir un « diktat des comptables » mais de s’assurer que les synthèses sont établies selon une procédure constante, que les données compilées sont exhaustives et vérifiées. On ne peut pas passer non plus sur la nécessité de remettre régulièrement en cause le contenu du reporting. Les indicateurs étudiés donnent-ils toujours les informations nécessaires au pilotage de l’entreprise dans le contexte d'aujourd'hui ? Rien n’est jamais figé. Pour être utile, le reporting doit être à la fois « dur » et « souple ».

On l’a dit au début de cet article, de nombreux outils abordables existent. Reste pour les dirigeants d’entreprises à se convaincre qu’un conseil extérieur, neutre et bienveillant, pourra leur faire gagner temps et argent, par le simple fait de l'expérience concernant les points de vigilance décrits plus haut. Mais je m’aperçois que je commence à parler de moi, alors … on en reste-là ? ;) ou pas ?

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dimanche, 3 mai 2015

Reporting : pourquoi est-il indispensable ?

reporting : un outil de gestion indispensable Tous les dirigeants de PME s’appuient sur des indicateurs-clés pour le pilotage de l’entreprise. Certes, le tableau de bord de gestion est plus ou moins formalisé et la mise à jour du reporting plus ou moins régulière, selon les entreprises, mais l’analyse objective de chiffres est plus indispensable que jamais, pour adapter, toujours, l’entreprise agile à son environnement.

La problématique, c'est la mise en oeuvre du reporting

Les décideurs en entreprise, savent quels sont les chiffres-clés, dont l’évolution doit être surveillée. La problématique réside dans la mise en œuvre du reporting. Comment obtenir régulièrement des synthèses claires, avec des données vérifiées et établies à méthode constante ?

Assez souvent, les ressources sont limitées : les entreprises ont juste le personnel administratif nécessaire pour assurer le suivi commercial et les enregistrements comptables indispensables, au fil de l’eau. Alors lorsqu’il s’agit d’ajouter les travaux de contrôle de gestion et de reporting, nécessaires pour professionnaliser la gestion stratégique, il arrive que les patrons soient déçus : les qualités nécessaires pour bien saisir des imputs dans le système d’information de l’entreprise ne sont pas les mêmes que l'efficacité professionnelle requise pour en extraire des données sélectionnées, les vérifier et en faire une synthèse pertinente, dans un timing rapide, c’est-à-dire chaque fois que l’information est utile pour la prise de décision par l'étude des tableaux de bord de gestion.

L’informatique et la formation du personnel à la rescousse

Le déploiement de l'informatique, n'est plus une question d'argent. L'ordinateur, omniprésent jusque dans les TPE, est d’un grand secours pour compiler rapidement des flux d’informations parfois massifs : des centaines de factures ou d’opérations bancaires à classifier, par exemple. Trop souvent, les bases de données sont sous-exploitées seulement parce que, dans l’entreprise, on a peur de s’y attaquer. Le dirigeant d’entreprise, comme son personnel administratif ont pourtant tout intérêt à perdre un peu de temps à se former à l’extraction de données du logiciel de comptabilité et de facturation ou de gestion des stocks. C’est un jeu d’enfant de réaliser des tableaux de bord sous Excel, quand on a "compris le truc". Le temps « perdu » en formation sera gagné au centuple lorsque les uns et les autres iront vite pour sortir des tableaux de bord de manière récurrente.

Reporting : un outil pour mettre tout le monde d'accord

Un système de reporting efficace, avec des données vérifiées et vérifiables est un véritable juge de paix : fini les conflits interservices comme quand la direction commerciale et le DAF contestaient des chiffres calculés de chaque côté avec des méthodes différentes. Faire accepter un reporting commun, c’est mettre tout le monde d’accord. En cela le reporting renforce l’autorité du chef d’entreprise, puisqu’il lui permet de justifier ses décisions de gestion de manière très objective.

Comme j’ai pu l’écrire déjà, dans Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?, le temps de la gestion « au doigt mouillé » est bien trop aléatoire, à la vitesse ou le monde économique change, pour permettre à l’entreprise de se maintenir dans la compétition. Par ailleurs, à l’intérieur même de la structure, la gestion des équipes selon le mode paternaliste ne passe plus. La motivation du personnel s'obtient par des démonstrations précises et chiffrées, et par des grilles de contrôle des performances objectives plutôt que par des professions de foi véhémentes.

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mardi, 21 octobre 2014

Suivi du budget : Où va vraiment l’argent de l’entreprise ?


Comment utilisez-vous l’argent de votre entreprise ? Où part l’argent qui passe entre vos mains ? Répondre à cette question c'est expliquer votre stratégie d'entreprise. Une réponse argumentée passe par le suivi budgétaire et le contrôle de gestion.


Construire le budget d'une entreprise demande du temps et de la réflexion. Cependant, le pilotage de l’entreprise ne peut se faire que sur la base d’un budget prévisionnel détaillé par nature et/ou par activité. L’idée maîtresse est de permettre le suivi des flux financiers afin de contrôler l’emploi judicieux des ressources de l’entreprise.
Il ne s’agit pas de vérifier si le moindre crayon acheté était prévu au budget et s’il a été acheté au bon prix, mais, pourtant, tout ce qui peut être anticipé devrait l’être.

Des budgets plus ou moins détaillés

Dans ma pratique, j’ai pu observer plusieurs approches budgétaires :

  • L’actualisation des données comptables de l’année, plus (ou moins) une indexation estimée,
  • Les prévisions basées uniquement sur le feeling de l’entrepreneur ?
  • Les tableaux standardisés (récupérés sur internet ?) truffés de chiffres incohérents.
Comme professionnel du contrôle de gestion, ma vision de ce que doit être un budget est un peu différente :

 La construction du budget de l’entreprise repose sur le coût de chaque activité nécessaire pour réaliser 100% des objectifs.

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mardi, 7 octobre 2014

Comptabilité des TPE : un peu de sérieux !


Vous soignez l’image de votre petite entreprise ? La comptabilité peut vous y aider. Quand elle est bien tenue, c’est un outil de gestion et de communication de premier ordre. Son caractère normatif en fait une source d’informations irréfutables, une vitrine bien pratique pour qui veut inspirer confiance. Quelles sont les raisons qui poussent certains dirigeants de TPE à se priver des chiffres objectifs et pourquoi toutes les entreprises devraient-elles prendre la comptabilité très au sérieux?


Le premier objectif de l’entrepreneur, c’est de développer une offre qui se vende et de s’assurer ensuite d’encaisser la recette. C’est particulièrement vrai pour les start-up en phase d’amorçage.
Le jeu du développement commercial et de la croissance nécessite pourtant des mesures objectives, ne serait-ce que pour vérifier si l’objectif de marge ou de volume est respecté et pour anticiper le besoin de trésorerie nécessaire au cycle d’exploitation. Si chaque dirigeant peut avoir ses préférences pour le calcul et la présentation des indicateurs de gestion nécessaires au pilotage de l’entreprise, si chaque secteur d’activité a ses spécificités, il est un baromètre universel, dont la pertinence est irréfutable : une comptabilité générale tenue à jour dans les règles de l’art.

Le manque de connaissances n'est pas une fatalité


La première difficulté, c’est que la comptabilité doit s’apprendre. Le jeu d’écriture en partie double, la notion de risques et d’engagements, l’approche du patrimoine par le bilan sont des notions complexes, y compris pour des entrepreneurs qui ont pourtant au moins deux neurones connectés. Ne restez pas seuls, le déclic viendra avec une formation bien ciblée. Une comptabilité complète va, en effet, au-delà du simple constat issu du compte de résultat, qui exprime un bénéfice ou une perte, selon que l’entreprise a réalisé, ou pas, des ventes suffisantes pour couvrir les charges exposées.

La comptabilité : l'une des vitrines de votre entreprise

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mardi, 22 avril 2014

Comment procède le trésorier pour établir vos prévisions de trésorerie ?

Disposer toujours des disponibilités nécessaires au fonctionnement de l’entreprise est une préoccupation commune à tous les entrepreneurs, de la TPE PME à la multinationale. Voici les notions que maîtrisent un bon trésorier ; autant de conseils pour une anticipation plus sereine de la trésorerie dans une entreprise agile.plan tresorerie notions

La trésorerie est une affaire de « flux » (cash flow)

Il y a, d’une part les recettes, les sommes entrantes, et d’autre part les dépenses, soit l’argent qui sort de l’entreprise. Le pilotage de l'entreprise, dont la mesure du besoin de trésorerie fait partie, nécessite une bonne maîtrise des flux monétaires, pour s'affranchir de la puissance discrète du hasard.

Comprendre le cycle de l’argent

Selon son activité, le cycle de production et de commercialisation de votre entreprise est plus ou moins long. Concrètement, le temps qui sépare une recette (flux entrant) des dépenses qui ont été consenties pour réaliser la vente génératrice de la recette n’est pas le même, selon qu’on gère des magasins de vente au détail ou, par exemple, qu’on dirige un chantier naval, qui livre un navire tous les trois ans.

De même, certaines activités nécessitent d’exposer plus ou moins de charges variables, quand d’autres verront leurs charges rester fixes, indépendamment du volume des ventes. Par exemple, dans un cabinet de conseil, la masse salariale doit être réglée quel que soit le chiffre d’affaires du mois, tandis qu’une société de déménagement, qui embauche des intérimaires pour réaliser des chantiers éphémères, verra ses charges se réduire si les clients ne sont pas au rendez-vous.

Avoir une vision transversale de l’entreprise

L’analyse du niveau de trésorerie et l’anticipation du BFR dépend du passage en revue exhaustif et récurrent de tous les facteurs qui provoquent des flux de trésorerie. A surveiller :

  • Le niveau de l’encours clients
  • La période moyenne de recouvrement des créances
  • Le niveau des dettes fournisseurs
  • Les délais de crédit accordés par les fournisseurs
  • Le niveau des stocks
  • ...

Mais aussi :

  • Les prévisions de ventes
  • Les dépenses d’investissements et
  • Les autres dépenses exceptionnelles

La combinaison de ces tendances, permettent de positionner des recettes et des dépenses futures sur l’axe du temps, pour constituer un prévisionnel de trésorerie.

Maintenir un tableau prévisionnel de trésorerie

On commence par y poser éléments les plus « certains » (dernier solde bancaire connu, salaires à payer, ventes facturées à encaisser) pour terminer par l’estimation des flux plus « aléatoires » dans leur montant ou leur date de survenance (achats prévus mais pas encore réalisés, …)

Les prévisions de trésorerie doivent être mises à jour de manière systématique et récurrente, au moins chaque mois et chaque fois qu’un fait significatif vient changer la donne (ex : contrat signé ou au contraire affaire manquée, embauche de personnel supplémentaire, anticipation d’une hausse de loyer …).

Confronter chaque mois la vérité inscrite sur les relevés bancaires de votre entreprise et votre tableau prévisionnel vous permettra d’affiner, au fil du temps, vos capacités d’anticipation.

Il est pratique, aussi, de réaliser des scénarios de BFR : modéliser, sur Excel par exemple, des scénarios de trésorerie selon des hypothèses « hautes », « moyennes » ou « basses » pour se faire une idée de l’impact du volume d’affaires sur la trésorerie disponible à l’avenir. Le rôle du trésorier est d’anticiper l’excédent de trésorerie (éviter l’argent qui « dort ») ou, à l’inverse, le manque de liquidités (un financement est plus facile à obtenir lorsque l’entreprise a anticipé un futur besoin d’argent).

Investir sur le contrôle de gestion

Professionnaliser la gestion de la trésorerie est plus facile si le trésorier peut s’appuyer sur des éléments objectifs :

  • une comptabilité à jour et suffisamment détaillée,
  • des procédures pour vérifier et encadrer les dépenses et la rotation des stocks,
  • une politique de facturation et de relance clients efficace pour encaisser les créances sans retard
  • la mise à jour régulière du carnet de commandes à servir
  • ...

Le contrôle de gestion n’a pas pour but des économies de bout de chandelles mais plutôt le contrôle de la cohérence entre les flux et la stratégie de l’entreprise. Les indicateurs-clés, qui figurent sur le reporting de l’entreprise donnent une bonne indication des postes de recettes et de dépenses « clés », qui impactent forcément beaucoup la trésorerie.

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