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Mot-clé - organisation administrative

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mardi, 5 février 2019

Cybersécurité dans l'entreprise : la police vous veut du bien.

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J'ai rencontré des flics qui connaissaient les entreprises comme s'ils y étaient. Normal me direz vous puisque ce sont des spécialistes du Renseignement (Chapeau, les experts); ils parlent très bien de la cybercriminalité et plus précisément la nécessité de protéger les données stratégiques de votre petite entreprise.

Un exemple suffit a illustrer le thème : une clé USB de 4 Giga-octects contient l'équivalent d'une pile de feuillets haute comme la Tour Eiffel. Que savez-vous des malheurs qui peuvent vous arriver au travers d'une simple clé USB?

Vous pouvez la perdre, vous y aviez pensé, mais savez-vous comment un individu mal intentionné peut l'utiliser contre vous ?
Savez-vous qu'un photocopieur numérique n'est rien d'autre qu'un ordinateur doté d'une mémoire sous forme de disque dur... aujourd'hui souvent connecté au réseau informatique.

Que savez-vous des risques liés aux pratiques suivantes :

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mardi, 11 octobre 2016

Comment affoler les services fiscaux - (Best of)

Billet publié pour la première fois le 24/07/2009

Dans mon métier de DAF freelance, j'ai très souvent l'occasion d'échanger avec les experts-comptables de mes clients.
Ces conversations sont toujours riches d'enseignements pour moi-même autant que pour nos clients communs. L'un des thèmes récurrents, (et pour cause, il concerne toutes les entreprises), tourne autour des bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour jouer les bons élèves aux yeux de votre contrôleur des impôts.

Voici une petite synthèse de ce que vous ferez, en tant qu'entrepreneur responsable d'une TPE/PME, si vous voulez accueillir les services fiscaux dans votre entreprise plus vite qu'à votre tour ;) :
 

  • Soyez irrégulier ou en retard dans vos déclarations de TVA, et vos acomptes d'impôts. 
  • Publiez vos bilans en retard 
  • Ne répondez pas à une demande de renseignements
  • Faites faire du yo-yo à votre marge brute, d'une année sur l'autre 
  • Ne documentez pas les fortes variations des grandes masses de votre bilan, lorsque vous déclarez 
  • Pratiquez des modifications au cadre juridique et au périmètre de vos affaires 
  • Vendez un fonds de commerce et si vous le pouvez ... 
  • Déposez le bilan
Le fisc sera bientôt chez vous pour vous récompenser de vos bonnes manières.
Il va de soi qu'un contrôle société est systématiquement assorti d'un contrôle du dossier fiscal personnel des associés. Vous ferez donc d'une pierre, deux coups. Avec mes félicitations.
Mais si vous préférez adopter une gestion transparente qui ajoutera au crédit de vos entreprises, tant aux yeux du fisc que de vos clients, banquiers et fournisseurs, vous avez la possibilité de mettre en place des procédures administratives et comptables simples, efficaces et à la portée de tous les entrepreneurs, sans distinction de taille d'entreprise ou de forme juridique. C'est aussi le rôle d'un prestataire en direction administrative et financière en temps partagé (moi-même and myself ;) . Il vous accompagnera au jour le jour, en toute flexibilité.

mardi, 15 septembre 2015

Au bureau : La routine a du bon... ou pas !

En matière de comptabilité et de travaux administratifs, la routine a du bon quand elle consiste à reproduire des actions efficaces. Elle devient nuisible lorsqu’on s’enferme dans des habitudes, sans remettre jamais nos gestes en question. Petites réflexions pour les managers et dirigeants d'entreprises.

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Mon métier consistant à porter un regard extérieur sur l’organisation administrative et comptable de mes clients, j’ai vu, et je vois encore régulièrement des entreprises et des associations dans lesquelles l’organisation du travail au bureau me fait bouillir intérieurement. Il y a cette entreprise centenaire au sein de laquelle une aide-comptable continue de noircir, chaque jour, un cahier d’écolier pour détailler la recette du jour alors que l’informatique compile tout cela depuis des lustres. Renseignements pris, personne ne lui a jamais dit de ne plus le faire ! Et puis, il y a, tellement souvent, hélàs, cette grosse calculatrice de bureau, avec le rouleau de papier : je suis rentré dans la vie active en 1987, et je n’ai jamais eu un tel monstre sur mon bureau, alors c’est peu dire que lorsque je vois ce type d’engin en bonne place sur une table de travail, je sais qu’il va me falloir avancer avec beaucoup de douceur dans ma formation ou ma prestation de conseil.

Une bonne routine, c’est une procédure

En termes d'informatique, une routine, un algorythme, c'est, de facto une procédure. La routine a du bon … à condition d’en changer souvent. Je veux dire par là que toute gestion efficace repose sur des procédures. La comptabilité, par exemple, est normalisée et il est nécessaire de respecter l’ordre et la fréquence des opérations indispensables à sa bonne tenue.

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mardi, 8 septembre 2015

Peut-on encore négliger la gestion de l’entreprise ?


Les lacunes de gestion comptent pour beaucoup dans les statistiques concernant les entreprises qui disparaissent. De fait, ne pas investir dans une gestion comptable et administrative efficace, revient à fragiliser votre entreprise. Une bonne raison pour susciter l’implication des dirigeants dans des procédures de gestion efficaces et la mise en place d’indicateurs de gestion régulièrement mis à jour.

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Hiérarchiser les priorités

Les dirigeants doivent se battre sur tous les fronts. C’est encore plus vrai en phase d’amorçage, lorsque les créateurs de projet se battent pour mettre un produit ou un service sur le marché et générer du cash le plus vite possible. Au début, les dirigeants veulent consacrer l’essentiel de leur temps au développement de l’entreprise, quitte à remettre à plus tard l’organisation administrative et comptable. Pourtant, ce qui est fait au bureau contribue à la crédibilité de l’ensemble. Devenir et rester une entreprise agile fait donc partie de la stratégie de l'entreprise.

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jeudi, 23 avril 2015

Le temps consacré à la gestion administrative est-il gaspillé ?

Certes, un dirigeant de PME, TPE ou de startup consacre, chaque semaine, plus d’une journée et demie à des tâches sans lien avec les ventes ou le développement de son entreprise. Cependant « diriger », c’est organiser, prévoir, déléguer, contrôler et réagir. Tous ceux qui « dirigent » doivent donc envisager leur entreprise dans sa globalité, fonctions support incluses.

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Etre gestionnaire, le pragmatisme avant tout

Après l’inadéquation entre offre et demande, les lacunes dans la gestion sont la deuxième cause de mortalité des entreprises de moins de cinq ans. Comme entrepreneur, quelle que soit la taille de votre business, quelle que soit votre activité, vous devez assumer des responsabilités qui sortent du champ de votre cœur de métier.

Interlocuteur bien renseigné, bouche-à-oreille assuré

Diriger une entreprise, c’est d’abord inspirer la confiance. Clients, associés, banquiers, salariés, investisseur, fournisseurs, fisc … tous souhaitent évoluer dans un environnement maîtrisé … par vous !

Pour être crédible, l’entrepreneur doit gérer ET afficher sa capacité à gérer. S’impliquer dans la tenue à jour de la comptabilité et le contrôle de gestion est un must pour le patron. Déléguer l’exécution est possible mais un dirigeant avisé sait se rendre disponible pour ces sujets.

Le temps des décisions prises « au doigt mouillé » est révolu

Les indicateurs-clé guident les choix de gestion stratégiques des entreprises. Le climat économique est instable. Progresser dans les turbulences impose aux dirigeants l’adaptation permanente de leur plan d'action.

Vecteurs d’informations objectives, la comptabilité, tenue à jour, et une bonne organisation administrative permettent un reporting fiable. Comment valider des synthèses qui seraient réalisées à partir de données de masse dont le traitement ne serait pas normalisé, en amont ?

Crédibilité et rentabilité

Une implication importante des dirigeants dans l’organisation administrative de l’entreprise va leur permettre de décider mieux et plus vite. Une gestion et une organisation fluides et limpides suscitent l’adhésion et renforcent l’autorité de l’entreprise, sur son marché. A ces avantages s’ajoutent l’opportunité, pour le décideur qui participe à la mise en place des procédures, de faire la chasse aux tâches inutiles ou automatisables… pour une plus grande rentabilité.

Alors, la gestion ? Du temps perdu ? Rien n’est moins sûr.
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mardi, 7 avril 2015

Pourquoi définir des procédures administratives ?

Les procédures permettent de faire toujours la même chose !

Si peu séduisant que paraisse la question des procédures de gestion, elles sont pourtant un enjeu de stratégie majeur, pour toutes les entreprises.
Voici pourquoi :

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  1. Rendement : Suivre une procédure adaptée permet de gagner du temps, en ne faisant que ce qui est nécessaire
  2. Travail collaboratif : Partager une méthode unique facilite l’entraide, la formation et la délégation
  3. Crédibilité : Appliquer des procédures permet à l’entreprise de prouver qu’elle maîtrise les règles de son art et les règles de bonne gestion.
  4. Décision : On se référera aux procédures pour savoir ce qu’il est raisonnable d’accepter et ce qui doit être sous-traité ou décliné, faute de savoir-faire.
  5. Contrôle de gestion : la standardisation rend possible la comparaison.
  6. Adaptation : Etablir des procédures, c’est démontrer que l’entreprise réfléchit à son environnement. C’est un double paradoxe : les procédures doivent évoluer régulièrement et « une procédure d’exception à la procédure » doit être prévue, pour une entreprise toujours agile.

Adopter des procédures n’est pas un concept dédié aux grandes entreprises. Indépendants, TPE et PME, comme les grands-comptes ont besoin d’une gestion efficace et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, des partenaires et du personnel, s’il y en a.

C'est connu : les procédures administratives sont faites pour être contournées. Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural est dotée d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans tous les cas, les entreprises qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.

La mise en place de procédures et les mises à jour régulières de celles-ci participent à une stratégie d'entreprise gagnante. S'agissant de la remise en cause d'une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l'audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.

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