Consultant formateur indépendant en gestion des entreprises, associations et syndicats professionnels.

Aller au contenu | Aller au menu | Aller à la recherche

Mot-clé - gestion de la trésorerie

Fil des billets

lundi, 18 février 2019

Votre politique de crédit clients est-elle adaptée ?

credit_manager.jpg La gestion de la trésorerie et la régularité des encaissements clients sont des clés de succès pour votre entreprise. Le taux d'échu est un indicateur-clé concernant le cycle d'encaissement et donc de trésorerie. La définition d'une politique de crédit clients doit vous aider à minimiser les cas d'encaissement tardif ou de sinistres liés à des impayés.

Rapporté au total des créances clients à un moment donné, le taux d'échu donne une indication précise de la manière dont votre entreprise reçoit les paiements de ses clients. Au plus le taux d'échu (rapport entre le total des créances et le total des créances dont l'échéance d'encaissement est dépassée) est important, au plus votre entreprise a d'argent "dehors". En effet, sont dites échues, les sommes qui devraient déjà être sur le compte bancaire de l'entreprise mais qui n'y sont pas encore, faute de règlement par les clients dans les délais prévus.

Lire la suite...

vendredi, 11 octobre 2013

Recouvrement de créances : comment se faire payer ?

trucs-pour-le-recouvrement-de-creances-commerciales Dans votre modèle économique, les ventes sont faites pour être encaissées en déans un délai prévu. L’équilibre de la trésorerie en dépend. Voici des trucs de pros pour optimiser l’encaissement des créances clients.

Qui veut la paix prépare la guerre

Commençons par le début : votre organisation administrative prévoit, dès l'ouverture d'un compte client, les conditions de règlement et l'encours autorisé, en plus des conditions générales de ventes. Vous cadrez ainsi la relation commerciale. Une mini enquête sur internet voire une demande d'information financière auprès d'une société d'assurance-crédit ne choquera aucun client sérieux.

En mettant en place un dossier de vente complet, non seulement vous démontrez aux clients que votre entreprise est gérée de près, ce qui contribue à sa respectabilité, mais en plus, vous déployez systématiquement des outils préventifs : les pièces justificatives qui feront juridiquement foi, en cas de litige commercial ou de retards de paiement.

Concrètement, il s’agit non seulement de rédiger des factures comportant l’ensemble des mentions légales, mais aussi de conserver des éléments de preuve de l’exécution effecive de la commande. Classiquement, la formalisation d’un dossier de vente part du bon de commande validé par le client, passe par des bons de livraison ou d’intervention et se clôt par la signature du client pour réception de la livraison ou accord sur la prestation. La traçabilité de l’ensemble des documents constitutifs du dossier doit être assurée par le rappel de numéros de références et une cohérence de dates sans équivoque possible.

Je vois tous les jours des ventes « imparfaites » (qui ne font ni l’objet d’un circuit documentaire complet ni de la communication des conditions générales de ventes). Dans ces cas-là, c’est au risques et périls du vendeur : Par exemple, pour une commande prise par téléphone, sans écrit émargé par le client, le vendeur n’aura aucune preuve juridique de l’engagement de son client. Pas moyen dès lors de revendiquer quoi, si le client oppose un litige.

Relancer déjà avant l’échéance

Envoyer votre facture, c’est bien. Vous assurer ensuite qu’elle est arrivée chez la personne habilitée à la régler c’est chouette :

« Cher client, avez-vous été satisfait ? Je voulais également savoir si, du côté administratif, notre dossier était en ordre chez-vous ? Nous dire à quel moment vous pensez régler notre facture nous aidera pour la gestion de la trésorerie … »

Je vois des sourires interrogatifs chez certains de mes clients lorsque je commence à téléphoner, "la bouche en coeur" aux services comptables de leurs propres acheteurs. L’amélioration de leur trésorerie leur permet d’afficher ensuite des mines moins moqueuses.

Les sociétés qui ont des procédures strictes sont toujours plus nombreuses et elles ne préviennent pas, quand elles bloquent vos factures pour des raisons que vous ignorez. Et à contrario, pour les débiteurs négligents, qui ont tendance à laisser dépasser les échéances, par manque d’organisation ou par calcul, la bonne pratique est de leur rappeler vos droits, par un message soft, sans attendre le dépassement d’échéance.

La procédure de relance d'impayé après l’échéance

Une procédure de recouvrement efficace procède d’un scénario étudié et systématique.

Un exemple classique :

  1. Lettre de relance n°1, avec relevé de compte, adressée 3 jours après l’échéance.
  2. Lettre de relance n°2, plus sèche, 10 jours après une première lettre restée sans effet.
  3. Lettre de relance n°3, avec mise en demeure de payer et menace de contentieux, en cas d’absence d’encaissement 30 jours après l’échéance.

Vous pouvez coupler ces lettres formelles avec des négociations téléphoniques mais seul l’écrit (éventuellement l’envoi recommandé) pourra prouver vos efforts pour recouvrer votre créance à l’amiable, avant d’aller éventuellement au contentieux, voire de faire valoir vos droits devant la justice.

Pour être efficace et influencer favorablement le solde de trésorerie de votre entreprise, la procédure de relance doit être systématique.

Des lettres ou des appels téléphoniques lancés dans une forme ou sur un rythme aléatoire permettent au débiteur de comprendre que vos relances sont artisanales et réalisées « quand vous avez le temps ». Dans ces cas-là, vos clients n’auront « même pas peur ». Ils paieront d’abord ceux de leurs créanciers qui savent se montrer pugnace et sûrs d'eux dans l’art de récupérer leur dû.

Le nec plus ultra en matière de recouvrement est de disposer d’un outil informatique dans lequel toutes les étapes du recouvrement sont consignées au fil de l’eau : solde restant dû, âge de l’arriéré, date et contenu des lettres et appels téléphoniques échangés, promesses faites par le client, mention et date de la prochaine action de relance à faire.
Si le système d’information de votre entreprise permet à tous ceux qui accèdent à la fiche du client (commerciaux, direction, ADV, comptables) de suivre la vie du compte « en live » vous serez proche de la perfection.

Même en l’absence d’un circuit informatique intégré incluant les informations de relance et de suivi des litiges, la consignation écrite (tout le monde peut tenir un bloc note sous Excel) des actions de recouvrement effectuées, des réponses éventuelles du débiteur et surtout, de la date de la prochaine action à entreprendre est indispensable. Il s’agit de se doter de moyens pour assurer l’efficacité professionnelle minimale requise, mais aussi de rassembler des preuves de non-exécution de ses obligations par le client.

De la prévention, de la régularité… et des notes exhaustives

Pour que l’informatique soit efficace dans la gestion du poste clients, vous devrez allouer à chaque client une limite de crédit dont le franchissement déclenche, au minimum, une alerte sur l'écran de vos opérateurs et au pire ;) , un blocage des livraisons, par le biais de l’informatique. Pour utiliser un vocabulaire précis, on parle ici de maintenance du fichier client dans un souci de contrôle du risque crédit.

Puisqu’on en est à parler des choses qui fâchent :

  • qui, dans votre entreprise dispose des prérogatives de définir et mettre à jour les plafonds de crédit et les conditions de paiement accordées à chaque client ?
  • que savez-vous de la réputation de vos clients auprès des assureurs-crédit ?
  • à qui sont réservées les autorisations informatiques permettant le blocage manuel (et le déblocage éventuel) d'un client qui dépasse les bornes ?

Votre entreprise n’est pas une banque ! Le paiement à l’échéance est une obligation pour votre client en contrepartie de votre exécution de la vente dans les conditions prévues. Mettez en place une cellule efficace de traitement des litiges commerciaux ! Mesurez l’impact de ceux-ci sur les délais d’encaissements. Certains abusent ? Trouvez le moyen de leur couper l’herbe sous le pied.

Et si malgré vos efforts, le recouvrement amiable ne fonctionne pas, pensez à la procédure de requête en injonction de payer, procédure judiciaire simple à mettre en oeuvre.

dimanche, 2 juin 2013

BFR* : bien gérer le poste fournisseurs

*Besoin en fonds de roulement

Dans un article précédent, je vous avais décrit ce qu’il est possible de faire pour accélérer l’encaissement des créances clients. Toujours sur le thème de la gestion de la trésorerie et du besoin en fonds de roulement de votre entreprise, voici à présent des pistes à explorer pour éviter de mobiliser inutilement des liquidités dans le financement des approvisionnements auprès de vos fournisseurs.

Négocier les délais de paiement

Négocier les délais de paiement auprès des fournisseurs est souvent possible, en faisant quelques concessions. Un deal gagnant-gagnant peut être fait en s’engageant sur des volumes d’achats, certaines exclusivités d’approvisionnement, voire des concessions sur la logistique. Facilitez le travail de votre prestataire, pour l'aider à tenir ses marges, tout en vous avantageant. Tous les moyens sont bons dans un environnement concurrentiel, pour autant que les parties se respectent, en tant que partenaires d’affaires.

Suivre le volume des stocks au plus-près

gestion-des-stocksSi l’activité de l’entreprise nécessite de stocker des marchandises ou des matières, les outils de pilotage stratégique doivent inclure un prévisionnel de volume des stocks. L’anticipation des achats à stocker, en fonction du carnet de commandes et de la durée du cycle de production est un indicateur-clé primordial pour une entreprise agile. Il permet d’adapter les volumes achetés pour optimiser les quantités à stocker. C'est le principe du « juste-à-temps » : l’exercice consiste à éviter à la fois le sur-stockage (de la trésorerie immobilisée inutilement) et la pénurie (qui désorganise l’activité et coûte cher quand il faut acheter dans l’urgence).

Le bouche-à-oreille passe aussi par vos fournisseurs

Dans tous les cas, une bonne organisation administrative permettra un pilotage de l’entreprise précis. Cette efficacité professionnelle finira par être reconnue par vos prestataires et fournisseurs, qui verront en vous un partenaire qui sait ce qu'il veut. Ils seront d’autant plus enclins à accorder des facilités à votre entreprise, qui sera considérée comme un client fiable, qui tient ses engagements.

formation-compta-petites-entreprises

Voir le billet encaisser rapidement les créances clients

vendredi, 18 mai 2012

Plan de trésorerie : un indicateur de gestion indispensable

Toutes les entreprises sont tributaires de la trésorerie disponible. Le niveau de liquidité disponible influe directement sur les décisions de gestion prises chaque jour dans l’entreprise. Pour faire simple, le Fonds de Roulement est le montant de cash nécessaire pour permettre à l’entreprise de payer ses dettes (achats, salaires, frais fixes) sans être à court d’argent, en attendant d’encaisser les créances clients.

Les PME/TPE sont particulièrement vulnérables aux retards d’encaissements et/ou à la contraction des délais de décaissements. Dans ce type d’entreprises, le suivi des mouvements de trésorerie et leur anticipation dans un tableau de budget de trésorerie font partie des indicateurs de gestion indispensable pour le pilotage de l’entreprise.
Tenir un budget de trésorerie permet aussi d'évaluer le besoin en fonds de roulement (BFR) de l'entreprise.
subvention travaux de gestion

Le tableau de suivi de trésorerie s’établit en tenant compte de l’expérience du passé (exercice ou mois précédents) mais aussi en fonction des dates d’échéances des achats restant à décaisser (dépenses prévues) et des factures clients restant à encaisser (recettes prévues). Seules les charges variables sont difficiles à estimer et à situer dans le futur. Etablir un budget de trésorerie n’est donc pas si compliqué que cela pour celui qui connaît bien son entreprise, Il faut lister exhaustivement recettes et dépenses prévisibles, puis les positionner dans le temps. On admettra une marge d’erreur, qui s’amenuisera au fur et à mesure que le contrôleur de gestion qui s’y essaye acquiert l’expérience. Un plan de trésorerie est, par ailleurs, d’autant plus facile à mettre à jour si on s’y colle régulièrement : disons une fois par quinzaine, minimum une fois par mois.
Il faut, en tout cas à chaque fin de mois, de remplacer les données prévisionnelles par les données réelles, conformément au relevé bancaire. Ainsi, le prévisionnel part toujours du dernier solde de liquidités disponible constaté par la (les) banque(s) de l’entreprise.

Le Plan de Trésorerie comprend l’historique des encaissements et décaissements de l’entreprise, mois par mois. Les entrées et sorties de fonds sont reportés à date, tout en tenant compte de la TVA. Cela permet selon une périodicité choisie (mois, quinzaine, …) d’établir le solde et les cumuls de trésorerie.

Un prévisionnel de trésorerie permet au comptable ou au dirigeant d’évaluer le niveau de sorties d’argents qu’il peut consentir sur une période donnée et, le cas échéant, d’anticiper un manque de liquidité à venir (en faisant appel au crédit bancaire, à l’escompte de créances ou en réaménageant son plan de règlement des dettes).

Le budget prévisionnel de trésorerie couvre en général une période de 6 mois ou d’un an, étant entendu que, plus on s’éloigne dans le temps, plus il est difficile d’être précis.

Demandez-nous un modèle de plan de trésorerie.

Suivre Adjuvamus sur Twitter
Devenir Fan de laPage Adjuvamus sur Facebook