Consultant formateur indépendant en gestion des entreprises, associations et syndicats professionnels.

Aller au contenu | Aller au menu | Aller à la recherche

Mot-clé - comptes clients

Fil des billets

mercredi, 10 juin 2015

A quoi sert lettrage en comptabilité ?

Vite dit, le lettrage consiste à rapprocher des factures portées dans un compte client ou fournisseur du règlement qui leur correspond. Il est ainsi possible de concentrer son attention, ou de sélectionner pour l’impression, uniquement les écritures non rapprochées (non-lettrées), et qui constituent le solde dû (à un fournisseur) ou restant à encaisser (cas d’un compte client).
cap-entreprise-subvention-formation

C’est donc une question de « postes ouverts » et non de calligraphie. Mais en tout cas, un bon lettrage est toujours la preuve d'un travail soigné.

Le lettrage des comptes de tiers, c’est pratique pour pouvoir faire le point et relancer les « impayés clients » ou pour préparer les paiements à faire aux fournisseurs. Pour un compte, l'affichage des écritures non-lettrées correspond à l'analyse du solde de ce compte.

On dit qu’on fait le « lettrage » des comptes parce que, concrètement, le lien entre une facture et l’opération de trésorerie qui y correspond ensuite est matérialisé par une combinaison de lettres placées à la fois en regard de la facture lettrée et de(s) l’opération(s) de trésorerie (banque ou caisse) qui lui correspond(ent). Les logiciels comptables permettent d’ailleurs d’interroger les comptes de tiers par code de lettrage, ce qui est bien pratique en cas de contestation concernant l’affectation d’un règlement.

L'illustration ci-dessous présente un même compte clients, version "lettré" puis, avec toutes les écritures.

Importance cruciale du lettrage.

Je préconise que le lettrage soit réalisé de manière manuelle, c’est-à-dire à l’initiative du comptable chargé de justifier les comptes de tiers. En effet, bien que les logiciels de comptabilité permettent de faire réaliser un lettrage automatiquement, le risque existe, dans ce cas, que le logiciel lettre une facture pour une autre, dès que plusieurs factures ont été émises pour une valeur faciale identique.

Le lettrage manuel va consister à passer les comptes clients ou fournisseurs en revue, à l’écran, un par un, après avoir complété la saisie des factures et des opérations de trésorerie de la période. Ainsi, l’opérateur coche le ou les factures soldées et les mouvements de trésorerie qui viennent éteindre la dette (comptes fournisseurs) ou la créance (comptes clients) que représentait la ou les pièces lettrées. Le logiciel aide dans la mesure où il refusera tout lettrage déséquilibré : il faut que factures et règlement lettrés se soldent.

lien_vers_fctpe.jpg

Quid des écritures non-lettrées?

L’intérêt d’un lettrage régulier et systématique est de détecter, tant dans les comptes des clients que dans les comptes des fournisseurs, les écritures qui restent « ouvertes » au delà d'un délai normal. Il y a alors soit retard de paiement soit présomption d’erreur. Le lettrage est donc une opération indispensable au contrôle interne. Dans tous les cas, une enquête s’impose pour résoudre ces cas. Une comptabilité non lettrée ou mal lettrée sera difficile à lire et donnera l’indication d’une certaine négligence comptable.

mardi, 26 août 2014

Réclamer une créance par téléphone sans se faire « basher »

Le recouvrement de créances commerciales et la relance d’impayé sont plus efficaces lorsque le créancier suit un scénario défini et que la traçabilité des échanges avec le débiteur est assurée systématiquement. Quid de la relance par téléphone, qui permet de renforcer le dispositif de rappels de paiement faits par courrier.

Dans la relance des créances clients, toute la difficulté réside dans la nécessité de ne pas insulter l’avenir. Comment être ferme avec un acheteur dont vous ne pouvez-vous passer, mais qui tend à vouloir imposer sa loi ? La préservation du relationnel client impose beaucoup de préparation avant de décrocher le téléphone pour réclamer un règlement, sans affaiblir votre position.
Les règles de base pour un recouvrement de créances efficace sont universelles. Elles tiennent, d’une part, de la psychologie de celui qui est en position de débiteur et d’autre part des lois et contrats qui régissent les ventes.

Identifier les raisons du retard de paiement

La relance par téléphone permet de recueillir des informations de manière informelle. Les déclarations (et les silences) de vos interlocuteurs vous donnent une idée de sa situation financière. Lors d’en échange de vive-voix, vous pouvez également déceler et contrer une éventuelle mauvaise foi.

Choisir un plan d'action raisonné

Après avoir identifié « l’interlocuteur qualifié » et écouté sa version, vous êtes armé pour adapter votre stratégie de négociation. Votre réflexion vous mènera vers le plan d’action approprié : un débiteur en panne de trésorerie ne se traite pas sur le même pied que des retards de paiement liés des calculs ou à la négligence de l'acheteur.
Passons rapidement sur un éventuel litige concernant votre prestation (voir ci-dessous, nos conseils concernant la pré-relance, qui permet de solder les litiges en amont de l’échéance de paiement).

Une relance téléphonique personnalisée 

Lire la suite...

mardi, 19 août 2014

Les armes de dissuasion massive du credit manager

Lorsqu'un client tarde à payer ses dettes, il s'expose à être, au mieux provisoirement, "blacklisté" par son créancier. Voici les mesures classiques prises par les entreprises à l'encontre des mauvais payeurs qui constituent un "risque client".

plan tresorerie notions

On le sait, la menace et les représailles ne doivent intervenir qu'en dernière extrémité, dans le relationnel client : un poing levé affaiblit souvent celui qui le tend. La relance amiable est préférable et d'ailleurs, en matière de risque clients, mieux vaut prévenir que guérir.
Les menaces explicites sont un signe de rupture de négociations et non un élément de négociation. Mais les relations commerciales, comme toute diplomatie, intègrent leur part de dissuasion stratégique. La réalité des marchés est ainsi : puisque les entreprises, clients et fournisseurs, sont interdépendantes, un rapport de force dynamique, les unit.

Lire la suite...